Рекомендательные письма и телефонный запрос сведений об аппликанте

Широко используемый метод отбора, в особенности на важные участки работы организации, включает получение информации об аппликанте от предыдущих работодателей и сослуживцев. Результаты опросов показывают, что от 82 до 99% респондентов, ответственных за принятие кадровых решений, используют ту или иную форму рекомендаций и проверок. Наиболее часто используются телефонная проверка представленных сведений или формально составленное рекомендательное письмо.

Г.Бэсон и Дж.Белт провели исследование использования рекомендаций в 250 организациях в государственном и частном секторах. 48% респондентов используют рекомендации подтверждения информации, сообщенной в листке по учету кадров, 30% — для получения дополнительной информации, а 21% — для проверки отсутствия негативной информации об аппликанте[594].

Однако несмотря на такую популярность, рекомендательные письма имеют очень серьезные ограничения для использования в целях отбора и подбора персонала. Для того, чтобы рекомендация обладала валидностью, ее автор должен иметь глубокое знание сильных и слабых сторон рекомендуемого на месте его предыдущей работы. Кроме того, он должен иметь желание быть искренним и объективным в своей характеристике. К сожалению, в большинстве случаев эти условия не выполняются. Рекомендательные письма или пишутся (подписываются) руководителями, которые подчас и не знают, чем занимался их бывший работник. Большинство рекомендательных писем заполнены хвалебными отзывами о покидающем организацию работнике или потому, что бывший работодатель хочет быть добрым, или в надежде на избавление от нежелательного человека, или из-за опасения критиковать кого-либо в письменном виде. В этой ситуации кадровые службы все чаще используют телефонные запросы об аппликанте для проверки интересующих их фактов и получения дополнительной информации.

Что же может сделать организация для повышения валидности рекомендательных писем и телефонных запросов?

1. Рекомендации наиболее валидны, если они исходят от прежнего непосредственного руководителя аппликанта[595]. Но даже в этом случае желательна проверка того, насколько осведомлен и полномочен рекомендующий.

2. Для получения поддающейся сравнению, однотипной информации желательно разработать обсчитываемый стандартизированный бланк для рекомендаций и не пользоваться неструктурированными рекомендательными письмами. Аналогичным образом более целесообразно разработать структурированную форму телефонных запросов, чем применять свободный телефонный разговор.

3. Формулировка вопросов по телефону должна быть предельно точной и касаться только конкретного поведения (например: Сколько раз в месяц аппликат не выходил на работу по болезни? Вступал ли он в открытые споры со своим непосредственным руководителем?). Сформулированные таким образом вопросы намного информативней традиционных: Считаете ли вы, что аппликант обладает высокой трудовой мотивацией? Агрессивен? Уравновешен?

4. Основывайте вопросы на связанных с конкретной работой моментах (например, навыках, знаниях, способностях и т. д.), выявленных с помощью анализа деятельности. Группа из трех-шести экспертов, хорошо знакомых с данной работой, могут проранжировать эти моменты с точки зрения их относительной важности, что позволит сконструировать или структурированный телефонный запрос, или структурированное рекомендательное письмо[596].