Аудит наличия и движения личного состава, использования рабочего времени и выработки

Аудиторскую проверку торговой организации по фонду оплаты труда необходимо начать с изучения категорий персонала, систем и форм оплаты труда, а также порядка учета личного состава и рабочего времени. В ходе аудита этих вопросов аудитор подвергает проверке состав численного персонала торговой организации.

Сверке подлежат утвержденное руководителем штатное расписание и фактическое наличие персонала организации по личным карточкам работников и расчетно-платежной ведомости. Учитывая, что в торговле велик штат материально ответственных лиц, необходимо сразу проверить наличие договоров на материальную ответственность. При рассмотрении порядка учета личного состава и рабочего времени следует составить рабочий документ аудитора в виде таблицы.

Учет личного состава и использования рабочего времени

Наименование документов	Наличие (+), отсутствие (-­)
Личный состав торговой организации
1. Приказ о приеме на работу 2. Личная карточка 3.Приказ о переводе на другую работу 4.Приказ о предоставлении отпуска 5. Приказ о премировании 6. Приказ об увольнении работника
Использование рабочего времени
Табель учета рабочего времени I

Тщательному контролю подлежат договоры о труде, которые разрабатываются администрацией организации с участием представителей трудового коллектива.

Аудитору необходимо проверить, все ли вопросы трудовых взаимоотношений между работником и работодателем оговорены в трудо­вом договоре.

ТК РФ предусматривает в зависимости от срока следующие виды трудовых договоров:

1. на неопределенный срок;

2. на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Договоры о труде могут заключаться между работодателем и трудовым коллективом в лице уполномоченных ими лиц, например коллективный договор между работодателем и отдельными работниками, например трудовой договор (контракт), договор о полной материальной ответственности.

Зачастую руководители торговых организаций не придерживаются норм трудового законодательства, касающихся продолжительности и условий работы своих сотрудников.

Согласно ст. 5 ТКРФ условия договоров о труде, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, считаются недействительными. Их применение признается нарушением трудового законодательства. Аудитору необходимо выявить подобные нарушения трудового законодательства.

При аудите заключенных трудовых контрактов необходимо так же особое внимание обратить на четкое формулирование трудовых функций, подробное распределение трудовых обязанностей. Не менее актуален вопрос о рабочем времени и отпусках работни­ков.

Учет личного состава ведется в отделе кадров организации с использованием следующих первичных учетных документов: приказы (распоряжения) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении действия трудового договора. Каждому работнику присваивается табельный номер, по которому он числится в табеле учета рабочего времени и во всех документах на зарплату.

В каждой организации установлен определенный трудовой режим. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета.

Он предполагает наблюдение за приходом и уходом с работы, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени. Табель представляет собой именной список бригады, смены, цеха, отдела, где указывается табельный номер работников, фамилия, имя, отчество, количество отработанных часов, в том числе ночных, выходные дни, неявки на работу по болезни, в связи с командировкой, отпуском и т.д. Учет явок и использования рабочего времени осуществляется методом сплошной регистрации или по отклонениям, т.е. отметок только неявок, опозданий, сверхурочных часов, прогулов.

По окончании месяца табель закрывается, т.е. в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, ночные, переработка. Табель составляется в одном экземпляре. Документ подписывается и сдается в бухгалтерию.

В бухгалтерии составляются сводные данные об отработанном времени, и начисляется заработная плата. Для начисления зарплаты бухгалтерия открывает лицевые счета на каждого работника, в том числе и совместителей, кроме лиц, работающих по договору подряда. На основе лицевых счетов заполняется расчетно-платежная ведомость. Лицевые счета открываются на год с разбивкой по месяцам, где указывается каждый вид начислений и удержаний.

Аудитор проверяет правильность составления, оформления и расчетов в расчетных и платежных ведомостях, в лицевых счетах работников, а также правильность заполнения табелей учета использования рабочего времени.

Кроме этого, аудитор проверяет наличие всех необходимых приказов (распоряжений), связанных с учетом личного состава. Особое внимание обращается на правильность заполнения документов, т.е. наличие всех реквизитов, подписей ответственных лиц, отсутствие подчисток и не оговоренных исправлений, и на соответствие требованиям нормативных документов.

Проверке подлежит также положение о порядке премирования и поощрения работников. Оплата труда членов трудового коллектива осуществляется в соответствии с принятыми тарифными и сдельными расценками, которые могут разрабатываться организацией самостоятельно на основе норм труда, позволяющих определить необходимое количество трудовых затрат (рабочего времени) на изготовление или реализацию продукции. При аудите норм труда работников торговой организации аудитор на основе аналитических процедур анализирует такие показатели, как:

1) норма времени ­ величина затрат рабочего времени работником (коллективом работников) соответствующей квалификации для производства или реализации продукции (например, за час рабочего времени кладовщик должен отоварить десять клиентов);

2) норма выработки ­ объем работы, который должен быть выполнен работником (коллективом работников) соответствующей квалификации за единицу времени (час, день и т.д.) в данных технических условиях (например, менеджер должен затарить десять ящиков за один час);

3) норма обслуживания ­ количество производственных объектов, которые работник (коллектив работников) соответствующей квалификации должен обслуживать в течение единицы времени в данных технических условиях (например, в течение рабочего дня бригада продавцов должна обслужить сто покупателей);

4) норма численности ­ количество работников соответствующей квалификации для выполнения определенных функций или объема работ (например, для обслуживания в течение дня четырех лотков численность бригады работников торгового зала должна составить шесть человек).

В случае необходимости аудитор может предложить руководству торговой организации пересмотреть нормы труда с учетом конкретных условий торговли. В настоящее время наиболее широкое применение в хозяйственной деятельности организаций нашли повременная и сдельная системы оплаты труда.

При повременной оплате труда заработная плата работника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанного времени. Такая оплата применяется тогда, когда труд работника невозможно нормировать или выполняемые работы не поддаются учёту.

Различают следующие разновидности повременной формы оплаты труда: простая повременная, повременно - премиальная, окладная и контрактная.

1. Простая повременная оплата труда - оплата производится за определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ.

2. Повременно-премиальная оплата труда - оплата не только отработанного времени по тарифу, но и премии за качество работы.

3. Окладная оплата труда - при такой форме в зависимости от квалификации и выполненной работы каждый раз устанавливается оклад.

4. Контрактная оплата труда - зарплата оговаривается в контракте.

Сдельная форма оплаты труда применяется в случаях, когда есть реальная возможность фиксировать количество показателей результата труда и нормировать его путем установления норм выработки и времени. Различают прямую сдельную, сдельно-премиальную, сдельно-прогрессивную, коллективно-сдельную, аккордную и оплату труда в процентах от выручки.

1. Прямая сдельная оплата труда - при ней оплата труда рабочих повышается в прямой зависимости от количества выработанных ими изделий и выполненных работ исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учётом необходимой квалификации.

2. Сдельно-премиальная оплата труда предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки и конкретные показатели их производственной деятельности (отсутствие брака).

3. Сдельно-прогрессивная оплата труда предусматривает оплату выработанной продукции в пределах установленных норм по неизменным расценкам, а изделия сверх нормы оплачиваются по повышенным расценкам согласно установленной шкале (но не свыше двойной сдельной расценки).

4. Коллективно-сдельная оплата труда - при ней заработная плата определяется на весь коллектив и распределяется по решению коллектива. Заработок одного работника зависит от эффективной деятельности всего коллектива.

5. Аккордная оплата труда - система, при которой оценивается комплекс различных работ с указанием предельного срока их выполнения

6. Оплата труда в процентах от выручки - при ней заработок зависит от объема реализации продукции предприятием.