Дело фондаНа каждый хранящийся в архиве фонд документов на бумажной основе заводится дело фонда, ему присваивается номер фонда, на который оно заведено. Дело фонда содержит комплекс документов по истории фондообразователя и фонда. При нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в архивном учреждении на каждую организацию, сдающую только аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, ведется дело организации-сдатчика документов. В дело фонда помещаются все документы, образующиеся в процессе работы с фондом: - исторические справки о фондообразователе и дополнения к ним; - акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда; - акты о приеме-передаче документов фонда (в необходимых случаях со справками об отсутствии документов при сдаче их на хранение и акта о результатах розыска документов в организации); - листы и акты проверки наличия документов фондов; - письма от учреждений о приеме документов на хранение; - обзоры документов фонда; - акты переработки и усовершенствования описей; - «старые» листы фондов после их пересоставления и другие документы. Состав документов дела организации-сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда. Документы дел фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, подшиваются в дело объединенного фонда. Акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фондов, составляются по результатам архивных работ и фиксируют итоги этих работ. Все акты, помещенные в дело фонда, нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда и его научно-справочном аппарате, помещаются в дело фонда только с отметкой о внесении этих изменений в учетные документы. Документы дела фонда должны быть подшиты в твердую обложку, пронумерованы с составлением листа-заверителя. К документам дела фонда составляется внутренняя опись.
Лист-заверитель дела Лист-заверитель дела является основным учетным документом и предназначен для учета количества листов в деле. Лист-заверитель составляется к каждому делу. В листе-заверителе указываются все особенности формирования дела (брошюры, др. печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, конверты, в т.ч. с вложениями, секретки, марки почтовые, марки гербовые, штемпели почтовые, специальные почтовые отметки, сургучные, мастичные печати, оттиски печатей, фотодокументы, карты, планы, чертежи и др. НТД, рисунки, гравюры и акварели, автографы видных деятелей, склеенные листы, утрата части листа, чистые листы и др. При составлении листа-заверителя необходимо иметь в виду, что: - наличие чистых листов в деле отражается в листе-заверителе только в случае, если эти листы представляют интерес как образец писчебумажной продукции определенного времени; во всех других случаях чистые листы не нумеруются и данные о наличии чистых листов не отражаются в листе-заверителе; - внутренняя опись дела нумеруется отдельно.
|
