Простые вычисления

Первый этап создания в запросе вычисляемого столбца состоит в добавлении в за­простаблиц, содержащих столбцы, на основе которых выполняются вычисления. Предположим, нужно вычислить суммарную цену заказа на основе цены единицыпро­дукта и количества. В базе данных Борей 2010.accdb таблица Сведения о заказе содержит количество заказанныхпродуктов в столбце количество, а цену единицыпродукта — в столбце Цена. Следовательно, для вычисления суммарной цены заказа в запрос должнабыть добавлена таблица Сведения о заказе.

Вычисляемые поля создаются в решетке запроса на основе специального синтаксиса. Чтобы добавить вычисляемое поле в существующий запрос, выполните следующие действия.

1. В решетке запроса щелкните на пустой ячейке строки Поле (Field).

В ячейке будет выведен мерцающий курсор. Программа Access размещает ре­зультаты вычислений в столбце, в котором приведено вычисляющее выражение. Например, если разместить выражение в 4-м столбце, вычисляемые поля будут выведены в результирующей таблице запроса тоже в 4-м столбце.

2. Введите в ячейку имя вычисляемого столбца и двоеточие.

Текст, расположенный перед двоеточием, будет выведен в результирующей табли­це запроса как заголовок вычисляемого столбца. Выберите короткое и понятное имя, например Сумма. Если не ввести имя, Access по умолчанию выведет заголо­вок Выражение1.

3. После двоеточия введите в ячейку формулу (рис. 12.1).

Рис. 12.1. Вычисление суммарной цены заказа.

 

Выражение не обязательно должно содержать только имена столбцов. В нем можно использовать также числа, например:

Налог: [Цена за единицу]*[Количество]*0.06

Если имя столбца содержит пробелы, его нужно заключить в квадратные скобки. Если в именах пробелов нет, Access все равно автоматически заключает имена в квадратные скобки. Необходимость вручную вводить квадратные скобки — еще один довод против использования пробелов в именах столбцов. При создании столбцов заменяйте пробелы символами подчеркивания, этим вы существенно облегчите себе жизнь во многих случаях, не только при соз­дании вычисляемых полей.

Создавая выражения, руководствуйтесь следующими правилами и рекоменда­циями.

· Вводите имена полей в формулу вручную. Имя поля нельзя перетащить в формулу из списка имен, приведенного на верхней панели окна запроса.

· Не беспокойтесь, если длинное выражение выйдет за пределы правой гра­ницы ячейки. Продолжайте вводить выражение, и Access переместит его влево, предоставляя место для ввода. Часть выражения может быть не видна в ячейке, на его вычисление это не влияет.

Чтобы вводить выражение было удобнее, можете расширить столбец в решетке запроса. Для этого наведите указатель мыши на правый край серой полоски, расположенной над выражением. Указатель должен при­нять форму двунаправленной стрелки. Нажмите кнопку мыши и пере­таскивайте край вправо. Вместе с указателем будет перемещаться правая граница столбца. Когда столбец станет достаточно широким, отпустите кнопку мыши.

· Если выражение длинное, нажмите клавиши <Shift+F2>, когда курсор вво­да находится в ячейке выражения. Будет активизировано диалоговое окно Область ввода (Zoom), в котором можно беспрепятственно ввести или отредактировать выражение любой длины.

При выполнении запроса, содержащего вычисляемые поля, Access выполняет сле­дующее:

· выводит результирующую таблицу, содержащую вычисляемые столбцы;

· заполняет вычисляемые поля значениями, полученными по заданным формулам.

На рис. 12.2 показана результирующая таблица запроса, конструкция которого при­ведена на рис. 12.1. Столбец Сумма вычисляемый. Нетрудно видеть, что приведенные в нем значения равны произведению столбцов Цена за единицу и Количество.

Рис.12.2. Результирующая таблица содержит вычисляемый столбец Сумма.