Вопрос 10. Комплектование документов Архивного фонда Российской Федерации

Комплектование государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, проводится на основании «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее Правила 2007 г.).

 

 

Комплектование архива, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Комплектование архивов осуществляется на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Комплектование архива включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава документов, подлежащих приему в архив;

3) организацию передачи документов в архив.

Основные источники комплектования архива организации:

1) структурные подразделения организации;

2) подведомственные организации;

3) физические лица.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций

«Основные правила работы архивов организаций» в разделе 3.4 содержат общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Номенклатура дел согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Ответственность за составление номенклатуры возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям – архивным фондам.

Среди разновидностей архивного фонда бывают:

– архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;

– объединенный архивный фонд, состоящий из документов АФ РФ и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи, созданных в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан;

– архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из архивных документов, включенных в состав АФ РФ, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

По категориям доступа архивные документы делятся на:

– открытые;

– ограниченного доступа;

– хранящиеся на особых условиях доступа к ним.