Получение и оценка предложений

Процедура получения и оценки предложений от потенциаль­ных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: 1) конкурсные торги; 2) письменные переговоры между поставщиком и потреби­телем.

Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосроч­ные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потре­битель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы: 1) реклама; 2) разработка тендерной документации; 3) публикация тендерной документации; 4) приемка и вскрытие тендерных предложений; 5) оценка тендерных предложений; 6) подтверждение квалифика­ции участников торгов; 7) предложение и присуждение контракта.

Организация конкурсных торгов — сложная и многоплановая работа. Здесь мы ограничимся лишь краткой ее характеристикой, необходимой для ознакомления с этой широко используемой в ин­дустриально развитых странах возможностью налаживания высо­коэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

• инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

• дает описание закупаемых товаров или услуг;

• устанавливает критерии для оценки предложений;

• определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основ­ные правила процедуры оценки таковы:

• предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

• рассмотрение только тех предложений, которые отвечают тре­бованиям, изложенным в тендерной документации;

• безусловное следование объявленным в тендерной докумен­тации процедурам оценки;

• отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения пред­ложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Побе­дителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен­циального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных перегово­ров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть органи­зовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенци­альным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от постав­щиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурс­ных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

• наименование товара;

• количество и качество товара;

• цену;

• условия и срок поставки;

• условия платежа;

• характеристику тары и упаковки;

• порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока дейст­вия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделан­ного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверж­дение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то перего­воры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, тради­ционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться не­ограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информаци­онные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщи­кам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое ка­чество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, ко­торая указывается в ответном предложении. В случае если потенци­альный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потре­бителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с ми­нимальной ценой.