Оформление реквизитов документов

 

1.4.1 Государственный герб Российской Федерации и помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

1.4.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

1.4.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

1.4.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

1.4.5 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

1.4.6 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

1.4.7 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

1.4.8 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме этот реквизит не указывают.

Оформляется заглавными буквами от поля или центрованным способом (на бланке с продольным штампом). Короткие названия, типа "АКТ", можно оформлять с двойным промежутком между знаками.

1.4.9 Дата документа – дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является более поздняя дата подписания.

Реквизит "дата документа" оформляется от левого поля цифровым способом: 01.12.98, а в документах нормативного и финансового характера словесно-цифровым способом: 1 декабря 1998 года.

Допускается также оформление даты следующим образом: 1998.12.01 (год, месяц, число).

1.4.10 Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Указывается после 16 печатных знаков (в бланке с угловым расположением реквизитов) или после 56 печатных знаков (в бланке с продольным расположением реквизитов) на одной строке с датой документа.

1.4.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату указанные на документе, на который дается ответ.

Оформляется от левого поля.

1.4.12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации и "справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения, например: г. Новокузнецк.

Оформляется от левого поля или центрованным способом в зависимости от расположения реквизитов в штампе.

1.4.13 Гриф ограничения доступа к документу (СЕКРЕТНО, КОНФИДЕНЦИАЛЬНО) проставляют без кавычек на первом листе в верхней правой зоне документа после 40 печатных знаков от левого поля.

Гриф можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

1.4.14 Адресат может включать наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, инициалы получателя, например:

АО "Старт";