Личная подпись
05.11.98
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 1.4.17 Заголовок к тексту – краткое изложение сути документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Например: О направлении на учебу Иванова А.Н.; О дополнительном финансировании исследования. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточки (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание. Например: приказ о найме на работу Сидорова А.Е. Длина строки заголовка – не более 28 знаков; объем – не более пяти строк. В случае превышения этого объема строка заголовка может продляться до правого поля. Оформляется от левого поля строчными буквами с прописной без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. 1.4.18 Отметка о контроле проставляется на этапе исполнения документа, обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Указывается отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. 1.4.19 Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документов, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: "наименование документа", "наименование организации" – автора документа, "дату документа", "регистрационный номер документа", "заголовок к тексту". Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организаций, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "администрация считает возможным"). 1.4.20 Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора АО Старт" Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. Оформляется отметка от левого поля. 1.4.21 В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы расположены перед фамилией), например: Исполнительный директор АОЗТ "Партнер" Личная подпись Н.А.Федоров или: Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров
Наименование должности располагается от поля, расшифровка подписи – после 48 печатных знаков. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель Министра Заместитель Министра юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Личная подпись В.М. Степанов Личная подпись А.П. Миронов
Наименования должностей – от поля и после 40 печатных знаков соответственно; расшифровка подписей – после 16 и 48 печатных знаков от левого поля соответственно. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьева Личная подпись С.П. Матвеев Личная подпись В.А. Филатов Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается указывать предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Управленческий документ подписывается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. 1.4.22 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
Личная подпись А.Г. Грязнова 23.04.98 Гриф оформляется от поля, расшифровка подписи – после 16 печатных знаков. Если согласование осуществляют письмом, гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
от 30.10.98 № 451-805 Если согласование осуществляется протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа, гриф оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
от 26.06.98 № 10 Грифы согласования, если их несколько, могут располагаться на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается
Личная подпись, дата Грифы согласования в этом случае располагаются двумя параллельными рядами, аналогично расположению подписей двух лиц одинаковой должности. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности: - с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; - с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; - с общественными организациями – в случаях необходимости или случаях, предусмотренных документами этих органов; - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.); - с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов. 1.4.23 Виза согласования документа оформляется при внутреннем согласовании и включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего, например: Начальник юридического отдела
Личная подпись В.А. Сидоров
25.11.98 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются
Личная подпись А.С. Орлов
25.08.98 Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. 1.4.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Печати проставляются на следующие документы: - акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); - доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); - договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); - заявки (на оборудование и т.д.); - заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); - командировочные удостоверения; - образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; - письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); - поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.д.); - реестры (чеков, бюджетных поручений, предоставляемых в банк); - смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т.д.); - справки (о выплате страховых сумм, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); - спецификации (изделий, продукции и т.д.); - штатные расписания и изменения к ним. 1.4.25 Отметка о заверении копии документа указывается ниже реквизита "подпись", состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например: Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись А.С. Петров
25.04.98 На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью, определяемой по усмотрению организации. 1.4.26 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) составителя документа и номер его служебного телефона, располагается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Петров 924 45 76 При необходимости ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать код (например, первые буквы имени и фамилии) лица, осуществившего набор, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Глухова 203 18 24
ЛГ 5 10.12.98 Кроме того, реквизит может быть дополнен информацией о количестве и местах рассылки экземпляров документа. Составлен в 2-х экз.
1 экз. – ОК
2 экз. – в дело № 12/6 1.4.27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: - краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; - слова "В дело"; - номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. В дело № 16/17-1
Личная подпись П.И. Сидоров
12.06.98 1.4.28 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 1.4.29 Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
|
