Структура и этапы проекта

Создание проекта и его реализация – это основная деятельность компании «ЕРСМ Сибири». Система управления проектами в данной организации основывается на ряде принципов:

- организация выполнения работ на принципах проектного менеджмента;

- проведение базового инжиниринга;

- ведение графиков выполнения проекта в ПО Primavera;

- управление бюджетом проекта;

- регистрация изменений.

Жизненный цикл проекта включает в себя 3 фазы.

Первая фаза начинается с зарождения проекта на основании потребностей потенциального заказчика. Для того, чтобы работать с серьезными заказчиками, компаниями, которые образуют единую энергетическую систему России, нужно участвовать электронных торгах. Сотрудники планово- экономического отдела ведут мониторинг торговых площадок по коду ОКВЭД 74 20, где выдвигаются заказы на строительство и выполнение работ. Выбираются предложения, которые компания готова выполнить, то есть они соответствуют располагаемому времени, ресурсам, опыту и способны принести прибыль, однако в некоторых случаях организация соглашается на проекты с нулевой рентабельностью, если речь идет о возможности пополнить совой опыт новыми профессионально интересными работами. Далее найденные заказы согласуются с высшим руководством и начинается подготовка конкурсной документации: составляется коммерческая и техническая документация, необходимая для участия в конкурсе на получение тендера. Руководитель проекта отправляет проект договора на согласование начальнику ПЭО и директорату. Готовая оферта подается на конкурсную площадку, где в назначенный срок происходит выбор подрядчика. Среди участников торгов присутствует значительная конкуренция. На большинство конкурсов заявляется от 3 до 8 участников, в некоторых случаях количество участников может достигать до 20 компаний. При подготовке конкурсной заявки, каждая компания-участник соглашается с предложенным проектом договора и готовит техническое предложение, соответствующее технической части конкурсной документации. Участвуя в торгах, компания- участник уже на берегу соглашается с условиями выполнения работ представленными заказчиком в конкурсной документации. Участник соглашается со сроками выполнения работ, объемом работ, максимальной ценой предложения, обеспечением исполнения обязательств, предложенным алгоритмом взаимодействия с заказчиком и многими другими вещами. Заказчик страхует риски отказа от заключения договора, требуя финансовое обеспечение конкурсной заявки в форме денежных средств либо тендерной банковской гарантии (3-5% от цены предложения). В случае если заявка не будет отклонена и предложенная цена будет минимальной, то с компанией будет заключен договор подряда. При заключении договора, подрядчик в большинстве случаев должен предоставить банковскую гарантию в обеспечение обязательств по договору (на сумму около 10% от договорной цены). А если заказчик изъявит желание получить аванс, то он должен предоставить банковскую гарантию в обеспечение полученного аванса. При расторжении договорных отношений, позиция подрядчика является крайне слабой и уязвимой. В большинстве случаем это чревато финансовыми потерями и подпорченной репутацией.

Проекты, выполняемые организацией, носят технический характер и содержат в своей структуре коммерческую и техническую часть. Коммерческая часть имеет следующую структуру (приведена на примере конкретного проекта) таблица 6.1.

 

Таблица 6.1 - Коммерческая составляющая конкурсной документации

 

 

 

Продолжение таблицы 6.1 - Коммерческая составляющая конкурсной документации

 

Окончание таблицы 6.1 - Коммерческая составляющая проекта

Коммерческая часть содержит в себе информацию, касающуюся финансового, материального, технического обеспечения, план выполнения работ, график оплаты, текущее состояние и квалификацию подрядчика, опыт и возможности работы в данной сфере, подтверждение правоспособности и платежеспособности, гарантии выполнения условий договора, ответственность в случае невыполнения.

Техническая часть конкурсной документации проекта имеет следующую структуру - рисунок 6.1.

Рисунок 6.1 – Техническая составляющая конкурсной документации

Данная часть состоит из характеристики объектов, требований к необходимому оборудованию, содержания работ и технологии их выполнения.

При выигрыше тендера, проект вступает во вторую фазу. На этой стадии выполняется разработка и согласование технической документации. Проект проходит государственную экспертизу. Предметом государственной экспертизы являются оценка соответствия проектной документации требованиям технических регламентов, в том числе санитарно- эпидемиологическим, экологическим требованиям, требованиям государственной охраны объектов культурного наследия, требованиям пожарной, промышленной, ядерной, радиационной и иной безопасности, а также результатам инженерных изысканий, и оценка соответствия результатов инженерных изысканий требованиям технических регламентов. В настоящее время функции по государственной экспертизе проектной документации и результатов инженерных изысканий осуществляет ФГУ «Главгосэкспертиза».

Третья фаза – это создание самого продукта проекта в форме оказания определенных услуг. И его завершение посредством закрытия документации. Представители заказчика и подрядчика создают рабочую комиссию, в которую должны входить руководитель проекта и начальник объекта. Производится осмотр объекта на предмет соответствия нормативам, в процессе чего составляется акт рабочей комиссии, акт осмотра оборудования, технический отчет, ТОРГ 14.

В процессе исполнения проекта производится авторский надзор на всех его стадиях.

Продолжительность проектов в среднем варьируется от полугода до года. Организация одновременно ведет выполнение нескольких проектов в зависимости от располагаемых ресурсов. На данный момент имеется 13 действующих проектов, всего в багаже организации 121 выполненный проект.

«ЕРСМ Сибири» относительно молодая организация, поэтому изначально функционирование строилось на принципах проектного менеджмента, однако, однако нельзя обойтись и без элементов традиционного управления, так как состав команды проектов постоянный, сложившийся коллектив.

 

6.2 Материально – техническое обеспечение и автоматизация управления

 

Материально-техническое обеспечение строительства должно осуществляться на основе производственно- технологической комплектации строящихся объектов с поставкой строительных конструкций, изделий, материалов и инженерного оборудования технологическими комплектами в соответствии с технологией производства строительно- монтажных работ из изделий повышенной заводской готовности и с подготовкой материалов к непосредственному использованию в строительном производстве с применением контейнеризации.

При подготовке проектной документации рассчитывается потребность в ресурсах. Технические параметры оборудования задаются заказчиком в конкурсной документации. ООО «ЕРСМ Сибири» работает на объектах независимо от их географического положения, поэтому иметь свое оборудование неудобно и нерационально. Участие в конкурсе во многом зависит от поставщиков оборудования – цены, сроков изготовления, доставки. Перед конкурсом проводится мониторинг всех поставщиков, выбирается наиболее выгодный вариант. Предприятие имеет своих уже наработанных поставщиков оборудования в необходимое место, процесс закупки осуществляется через электронные ресурсы, оплата происходит за счет аванса заказчика. Необходимая техника арендуется по месту выполнения проекта, либо предоставляется заказчиком.

Предприятие имеет свои подрядные бригады, но в зависимости от специфики проекта, предприятие заключает договоры с субподрядчиками. Необходимые расходы покрываются заказчиком по графику внесения платежей.

Автоматизация управления проектами выражается в размещении в локальной базе данных всей информации по завершенным и действующим проектам, к которой имеют доступ все сотрудники. А также для каждой группы процессов, входящих в реализацию проекта, используются инструменты автоматизированного управления с целью упрощения, ускорения, наглядности рабочих процессов, повышения их точности и качества. Используется программа «1С: Предприятие 8» для автоматизации бухгалтерского, налогового учета, управления ресурсами, применяются программные продукты оценки и планирования проектов, такие как «Project Expert», а также программы для инженерного проектирования: «ПРУСК 2.0», «Гидравлический расчет тепловых сетей», «Автоматизированный Кадастровый Офис». Применимы программы диагностики строительных объектов.

На данный момент ООО «ЕРСМ Сибири» адаптирует новый инструмент автоматизации проектного управления, внедряя отдел ПСУП – отдел Прикладных систем управления проектами. В его ведении находится:

- разработка и внедрение корпоративной информационной системы управления проектами;

- разработка и внедрение методологии календарно- сетевого планирования;

- разработка календарно- сетевых графиков;

- мониторинг и подготовка отчетности о ходе реализации проекта;

- организация проектного офиса управления проектами.

Эта корпоративная информационная система управления проектами позволяет отслеживать сроки выполнения работ по проекту на основании календарно- сетевых графиков, выявлять отклонения и потенциальные проблемы, комментировать их появление, предпринимать меры по устранению отклонений. Данная система является эффективным инструментом оперативного планирования и управления проектом.