Почему мы откладываем дела или Как съесть слона?
(Россия в мировой цивилизации)
Лицензия ИД № 02200 от 30.06.2000 г. Издательство «Центр»: набор, дизайн, верстка.
Корректор Г.П. Евлентьева Подписано в печать 11.09.01. Формат 60х90/16. Бумага газетная. Гарнитура JownalC. Печать офсетная. Печатных листов 22. Тираж 20 000. Заказ № 8470. Издательство «Центр», 103009 Москва, Тверская, 10, тел. (095) 229-36-69 Книжная фабрика № 1 Комитета Российской Федерации по печати. 144003, Московская область, г. Электросталь, ул. Тевосяна, 25
Упражнение: «Поглотители» и «ловушки» времени Выдается список «поглотителей»: Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени
1. работа индивидуальная. Почему мы откладываем дела или Как съесть слона? Почему мы откладываем дела? Кто-то сразу может сказать: потому что нет времени. Но это, как мы все прекрасно понимаем, лукавство. Время есть всегда, просто нужно его найти и посвятить важным для вас вещам.
Если обобщить эти причины, получается, что мы откладываем дела, потому что ИЗБЕГАЕМ НЕПРИЯТНЫХ ЭМОЦИЙ И ОЩУЩЕНИЙ. - у дела нет конкретной даты выполнения или она где-то в будущем, поэтому тянем резину, считая, что еще успеем когда-нибудь потом; Итак, раз причина откладывания дел кроется в избегании неприятных эмоций, напрашивается вывод, чтобы делать дела нужно минимизировать неприятные эмоции, с ними связанные. В сегодняшнем посте разберемся, как можно наконец-то взяться за большие и сложные дела. Про лягушки и апельсины будем говорить немного позднее.
Например, вам предстоит написать большой документ (статью, отчет, диссертацию). Какой маленький кусочек слона можно сделать сходу? Завести в Word документ, сделать красивый титульный лист, набросать структуру документа, вставить уже готовые куски или собранные материалы (если есть), пронумеровать несколько страниц и вот уже начало положено! Главное, что с каждым съеденным кусочком вам все легче и легче двигаться дальше! С Давайте теперь переключимся на домашние дела. Например, вам нужно разобрать шкаф. Типичный такой хозяйственный слон. Каждый раз, подходя к шкафу, вы испытываете дискомфорт и угрызения совести. С каждым разом слон разрастается в вашей голове. Попробуем применить метод швейцарского сыра. Выбираем самую доступную полку в шкафу, достаем из нее все содержимое и наводим порядок. Складываем аккуратно нужное, удаляем ненужное, заодно решаем, кому отдать/продать/подарить, заводим пакеты для таких вещей. С большой вероятностью после того, как с одной полкой вы расправились, захочется двигаться дальше. Но можно и остановиться, следующей полкой заняться на следующий день. Интересно, что часто дела становятся слонами не потому, что они такие уж большие и сложные, а как раз потому, что мы их долго откладываем. Каждый раз, когда мы вспомнили о деле и так его и не сделали, слон ПОДРАСТАЕТ. В результате он может вырасти до поистине гигантских размеров в нашей голове, жуть берет от одной мысли о нем, а если все-таки за него взяться, оказывается, что нужно всего пара-тройка часов. Но сколько часов украл этот слон за счет негативных эмоций? Таким образом, откладывание дел очень невыгодно с точки зрения энергетического баланса, а именно эмоциональной энергии. Мысли о несделанных делах отнимают у нас много энергии, создавая лишний негативный фон. В то время как сделанные дела наоборот прибавляют энергии и вносят позитив. Чтобы перестать откладывать большое дело, разбиваем его на маленькие кусочки (бифштексы) и приступаем к поеданию желательно незамедлительно. Спросите себя, что можно сделать прямо сейчас, чтобы продвинуться в выполнении важного дела? Может быть, сделать какой-то звонок, или, как уже описывалось, завести документ, или, если предстоит навести порядок в компьютере, взять случайную папку и начать разбирать ее. Главное в этот момент не думать о том, какой слон большой. Кстати, зачастую получается, что на горестные мысли о «несъеденных слонах» у нас уходит в итоге больше времени, чем, собственно, на само «поедание слона». Парадокс! Подытожим. Хотите съесть слона? 7 элементов трапезы: Думаем о том, сколько несъеденный слон отнимает у нас энергии; 2) Представляем в деталях, что мы получим в результате поедания слона, включая тот заряд позитива от законченного дела; 3) Не думаем о том, насколько большой слон (реальные размеры мы уже не можем оценить, за время откладывания слон разросся у нас в голове); 4) Режем на мелкие кусочки (делим дело на выполнимые за один присест небольшие задачи); 5) Едим с наиболее приятных и вкусных кусочков (думаем о швейцарском сыре); 6) К поеданию приступаем немедленно; 7) Помним о том, что каждый последующий кусок будет поглощаться с бОльшим аппетитом (в отличие от обычной еды). Расскажите о своих слонах. Что именно в вашем «хит-параде» долго откладываемых дел? Не пора ли подкрепиться? Взять «СЛОНА» одного человека из группы и предложить группе разделить его на части (общее обсуждение) Также это упражнение можно выполнять в парах и по одиночке, а затем результаты обсудить на группе) 1. Принцип Парето позволяет ранжировать выполняемые задачи и устанавливать их очередность. В общем виде этот принцип гласит, что внутри множества имеются составляющие, которые имеют намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Например, 20% клиентов дают 80% оборота, 20% сотрудников организации получают 80% зарплаты, 20% компонентов определяют 80% стоимости готового изделия. Применительно к планированию времени менеджера принцип Парето можно сформулировать следующим образом: можно затратить 80% отпущенного на проект времени на многочисленные "второстепенные" проблемы и получить при этом всего 20% итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, затратив на их выполнение всего 20% времени, получить 80% итогового результата. 2.Принцип ABC - это механизм установления приоритетов, который позволяет разбивать задачи на категории и планировать время в соответствии с важностью этих задач. Принцип АBC, как и принцип Парето, показывает, что наиболее важных дел немного, а их доля в общем количестве дел менеджера примерно постоянна. Согласно этому принципу, все дела можно разбить на три группы: А) Важнейшие задачи. Они составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%. B) Важные задачи. На них приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%. С) Менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15%. Чтобы применить принцип ABC, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; задачи категории B следует частично перепоручить; оставшиеся задачи (С) подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач следует и вовсе отказаться. 3. Планирование 60:40 - это принцип, выведенный опытным путем и свидетельствующий, что при коллективной работе в офисе целесообразно составлять план лишь на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, они могут уйти на непредвиденные встречи, посетителей, телефонные разговоры и т.п. 4 .Принцип приоритетности - предписывает разделить предстоящие дела на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею. 5. Принцип временных норм - предписывает установить на все задачи временные нормы. На выполнение задания, как правило, тратится тем больше времени, чем его есть в распоряжении. Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности и корректировать их, если они оказываются невыполнимыми. 6.Принцип "я руковожу работой, а не она мной" Организация рабочего дня должна соответствовать принципу "я руковожу работой, а не она мной". Достаточно часто неопытный менеджер приходит на работу, слушает голосовую почту, читает электронную почту, получает несколько телефонных звонков и начинает выполнять ту работу, которая кажется ему важной только потому, что кто-то напомнил о необходимости ее выполнения в данный момент. На самом деле менеджер должен формировать набор задач и постоянно ранжировать их по степени важности. Менеджеру может приходить масса поручений, просьб, заданий, жалоб. Они могут иметь разную эмоциональную окраску. Реагирование на эмоциональные жалобы может привести к потере контроля над делами, которые "не кричат" в данный момент, но обернутся реальными проблемами в будущем. Очевидно, что без контроля деятельности подчиненных нельзя добиться оптимального выполнения порученных им задач. То же самое справедливо и с точки зрения самоконтроля, о чем многие забывают. Необходимо регулярно проверять свои планы, осуществлять контроль над результатами труда, анализировать свою деятельность и свое время. Диалектика планирования говорит о том, что для того, чтобы себя разгрузить, необходимо добавить себе нагрузку в виде самоконтроля. Кроме того, доказано, что у разных людей работоспособность различна в разные периоды времени. Пик работоспособности у разных людей приходится на разное время суток - это следует учитывать при планировании своего рабочего дня.
|
Классическая теория тайм-менеджмента выделяет 3 основные причины прокрастинации (от англ. procrastination – откладывание, отсрочка; промедление):
Поскольку для больших дел принято использовать метафору «слон», то выполнение дела называют поеданием слона. Следуя выбранной метафоре, очевидно, что съесть слона можно только частями, причем достаточно маленькими, чтобы съесть в один присест. Что вытекает из этой метафоры? Дробите свое большое дело на такие кусочки, чтобы поедание одно куска не вызывало у вас ни дискомфорта, ни отрицательных эмоций.
лона можно есть от хобота до хвоста, например, если вы начинаете писать статью с чистого листа и пишете ее от начала и до конца. Но есть еще и метод «швейцарского сыра», когда поедание ведется в произвольном порядке, начиная с самых доступных и легких кусочков, прогрызая дырки в сыре до тех пор, пока ничего кроме дырок не останется. Например, вы уже хорошо знаете, что писать в каком-то разделе документа, вот с него и начинайте.
