Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.

1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.

Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!

В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!

Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…). Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес … Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…

В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.

В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы:

1) служебная документация – это документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

2) официально-деловая переписка, включающая документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

 

Основные виды служебной документации:

1.Организационно-правоваядокументация: учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.

1. Распорядительная документация(приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

2. Информационно-справочная документация, которая в свою очередь условно подразделена наоперативно-информационную – письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т.п. и справочно-информационную – акты, протоколы, отчеты и др.).

4.Документация по личномусоставу: автобиография, анкета, доверенность, заявление, личные дела, резюме, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.