Часа (Исмагилова Х.Н., Ковалева И.Б.). В рыночных условиях хозяйствования каждый экономический субъект самостоятельно представляет свои интересы различному кругу пользователей информации

В рыночных условиях хозяйствования каждый экономический субъект самостоятельно представляет свои интересы различному кругу пользователей информации. Поэтому необходимо уметь правильно устанавливать контакты, владеть основами ведения переговоров, иметь представление об этике деловых отношений. Поскольку жизнь не стоит на месте, расширяются контакты, появляются новые структурные подразделения в организациях, требуется совершенствование системы делового общения, автоматизации системы документооборота.

Самый массовый вид общения людей в социуме (обществе) – деловое общение. Без него трудно обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений.

В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем, совокупностью языковых средств, основной функцией которых являетсяобслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

Официально-деловой стиль функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности, реализуется в таких официальных документах, как законы, постановления, приказы, договоры, заявления, доверенности, деловые письма и др.

В официально-деловом стиле можно выделить три подстиля:

1) собственно официально-деловой (административно-канцелярский);

2) юридический;

3) дипломатический.

Особенности делового стиля, присущие ему специфические черты, ситевые нормы этой рановидности языка сфрмировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

– участиками делового общения являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия;

– характер и содержание информационных взаимосвязей организаций жестко регламентированы;

– текст строится по особой «модели», шаблону, вне зависимости от того, кто является автором; композиция текста не претерпевает изменений (стандартизованность);

– тексту присуща информативная насыщенность, предусматривающая передачу максимума информации при использовании минимума языковых средств;

– тексты носят объективный характер, поэтому в них отсутствуют языковые средства, указывающие на автора (например, вводно-модальные конструкции по моему мнению, как мне кажется и т.п.).

– управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Информация должна быть официальной, адресной, актуальной, объективной и достоверной, убедительной, полной.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде.

Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа.

Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи в целях хранения и общественного использования.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документов, которые необходимы:

1) для придания документу юридической силы; 2) организации работы с документом; 3) выполнения учетной функции.

К ним относятся: наименование документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Существует два варианта расположения реквизитов: продольный и угловой. Продольноерасположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение предполагает их расположение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Документы оформляются на определенных бланках.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документами.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).