Организация факсимильной связи

По принципам предоставления услуг организация служб факсимильной связи осуществляется по двум, традиционным для телеграфной подотрасли, направлениям — клиентские и абонентские. К клиентской службе относится Бюрофакс, к наиболее ярким представителям абонентской службы — Телефакс

Традиционные абонентские установки (телефаксы) характеризуются следующими недостатками:

— подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающими со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в записывающее устройство;

— сложность отправления документов большому числу адресатов;

• неэффективное использование термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает РІСЃРµ получаемые сообщения (РІ том числе Рё РЅРµ несущие никакой полезной информации) РЅР° специальной РґРѕСЂРѕРіРѕР№ термобумаге. РљСЂРѕРјРµ высокой цены, Сѓ этой бумаги есть еще РѕРґРёРЅ существенный недостаток — изображение РЅР° ней неизбежно выцветает СЃРѕ временем. Таким образом, РІСЃРµ важные сообщения необходимо для хранения копировать
• РРѕСЃС‚ объема информации, передаваемой пользователями, вызвал Сѓ РјРЅРѕРіРёС… РёР· РЅРёС… заинтересованность РІ использовании РЅРµ только простых автономных телефаксов, выполняющих ограниченное строго определенное число функций, РЅРѕ Рё более совершенных систем, которые позволяют автоматизировать процесс приема, обработки Рё рассылки факсимильных сообщений Рё исключить отмеченные выше недостатки. Реализация таких систем возможна только РЅР° РѕСЃРЅРѕРІРµ персональных компьютеров. Первая компьютерная факсимильная плата была создана РІ 1985 Рі. фирмой GammaLink. Это позволило подключить телефонную -линию непосредственно Рє компьютеру Рё превратить его РІ мощный Рё многофункциональный телефакс. Сегодня компьютерные факсимильные платы выпускают РѕРіСЂРѕРјРЅРѕРµ количество производителей. Р?С… продукция, различающаяся РїРѕ некоторым функциональным возможностям, служит РѕРґРЅРѕР№ цели — автоматизации процесса передачи, приема Рё распределения факсимильных сообщений, обмен которыми РїСЂРѕРёСЃС…РѕРґРёС‚ РїРѕ обычным телефонным линиям. Стоимость таких плат варьирует РѕС‚ 50 РґРѕР». (Р·Р° обычные низкоскоростные факс-модемные платы) РґРѕ 5000—7000 РґРѕР». (Р·Р° специальные факсимильные платы, способные передавать различную информацию СЃРѕ скоростью 14 400 Р±РёС‚/СЃ одновременно РїРѕ 12 телефонным линиям). Системы РЅР° базе РџРљ СЃ применением таких плат обладают СЂСЏРґРѕРј преимуществ перед обычными факсимильными аппаратами:

— удобство использования. Р?нтеграция РџРљ СЃ телефонной сетью Рё наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать Рё отправлять факсимильные сообщения, РЅРµ отрываясь РѕС‚ СЃРІРѕРёС… компьютеров;

— эффективное применение телефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективный обмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономных телефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия;

— высокое качество передаваемого изображения. Любой документ текстового или графического редакторов может быть передан в виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специального программного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платой для передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения, поскольку документ не может быть "испорчен" ни низким качеством печати печатающего устройства, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги;

— сохранение конфиденциальности принимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающие сообщения на едином рулоне бумаги, рассматриваемые системы принимают и сохраняют их в персональных директориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом, полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми

Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовать множество полезных и удобных приложений. Наиболее распространены такие приложения (службы), как факс-сервер, факс по запросу и факс-рассылка. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальные затраты при приеме и. передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяет автоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов. Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов

Факс-сервер

Представляет собой компьютер, оборудованный несколькими специальными факсимильными платами (или одной многоканальной картой) и интегрированный с локальной вычислительной сетью (ЛВС). Он обладает многими преимуществами по сравнению с группой из нескольких автономных телефаксов, позволяя обмениваться факсимильными сообщениями с лучшим качеством, большими удобствами и меньшими издержками. Факс-сервер наделяет каждого пользователя ЛВС возможностью передавать и принимать факсимильные сообщения с помощью своего рабочего ПК. При его использовании отпадает необходимость в дорогой термобумаге, так как все принятые сообщения сохраняются в виде файлов, которые в случае необходимости можно распечатать с помощью обычного сетевого или локального принтера; облегчается контроль затрат на пересылку сообщений (факс-сервер регистрирует все процессы в файле-отчете); и наконец, факс-сервер является более дешевым вариантом, чем подключение каждой рабочей станции к телефонной сети с помощью модема

Передача

На каждом ПК локальной сети устанавливается специальная программа. Она даст возможность пользователю отправлять документы со своего компьютера. Достаточно указать документ, подлежащий отправке, и телефонный номер адресата. Все остальное факс-сервер сделает сам, оповестив пользователя об успешной передаче документа адресату. Причем все несрочные сообщения могут быть сохранены на диске факс-сервера и отправлены в ночное время по более низким

тарифам. Некоторые факсимильные серверы также позволяют рассылать документы большому числу адресатов

Прием

Факс-сервер принимает каждое поступающее факсимильное сообщение и сохраняет его в общей директории либо в персональной директории пользователя, извещая об этом в первом случае секретаря, а во втором — конкретного пользователя. Права доступа к обеим директориям для каждого пользователя могут быть ограничены. Этим обеспечивается сохранение конфиденциальности принимаемой информации

Понятно, что сохранение поступающих сообщений в персональных директориях пользователей является наиболее удобным, однако для реализации такой возможности требуется применение специальных способов маршрутизации сообщений. На сегодняшний день актуальны следующие два способа: ручная маршрутизация и распознавание тональных сигналов

При применении ручной маршрутизации все поступающие сообщения сохраняются в общей директории. На компьютер секретаря каждый раз выводятся извещение и "шапка" поступившего сообщения. Если ее достаточно для определения конечного адресата, то секретарь нажатием одной клавиши отправляет сообщение в персональную директорию сотрудника. В противном случае секретарь просматривает все сообщение и только после этого переадресует документ

Распознавание тональных сигналов — наиболее практичный СЃРїРѕСЃРѕР± маршрутизации. Его суть проста. Каждый сотрудник имеет персональный добавочный номер, который указывается после номера телефакса организации. Для того. чтобы передать документ конкретному сотруднику, достаточно позвонить РїРѕ номеру организации Рё после ответа факс-сервера ввести добавочный номер сотрудника СЃ помощью тональных сигналов. Таким образом, документ сразу попадает РІ его персональную директорию

Факс по запросу

Системы факс по запросу (ФПЗ) позволяют автоматизировать обработку запросов абонентов с предоставлением им факсимильных сообщений. Как показывает практика, при обработке запросов вручную обычно выполняется следующая последовательность действий. Абонент звонит по номеру, на котором не установлен телефакс, и запрашивает какой-либо документ. Сотруднику нужно найти необходимый документ, дойти до телефакса, установить с абонентом новое соединение (известно, что 75 % вызовов не достигают цели с первой попытки — занято, не отвечает и т.д.) и отправить документ. Данный процесс обычно отнимает не менее пяти минут рабочего времени, а при передаче многостраничных документов временные затраты увеличиваются еще больше. Если допустить, что в день приходится обрабатывать десять запросов, на каждый из которых уходит 5 мин, то получается, что примерно одна восьмая часть рабочего времени тратится на выполнение рутинной работы. Если даже запрос поступает по линии, на которой установлен телефакс, то не каждый абонент, тем более иногородний, может позволить себе ждать, пока секретарь найдет необходимый документ

РќР° сегодняшний день применение систем ФПЗ — лучший РїРѕРґС…РѕРґ Рє решению РїРѕРґРѕР±РЅРѕРіРѕ СЂРѕРґР° проблем. Системы ФПЗ позволяют РІ цепочке абонент—сотрудник—документ полностью исключить звено "сотрудник". Это достигается Р·Р° счет широких возможностей взаимодействия СЃ абонентами. Р?менно РїРѕ этому признаку системы ФПЗ можно разделить РЅР° три РІРёРґР° — простого ответа, вещательные Рё интерактивные

Работа систем простого ответа выглядит следующим образом. Организация, имеющая РІ своем распоряжении систему ФПЗ, указывает РІ рекламе СЂСЏРґРѕРј СЃ каждым коммерческим предложением его индекс. Клиент, РїРѕР·РІРѕРЅРёРІ СЃ телефакса РїРѕ номеру системы ФПЗ, РІРІРѕРґРёС‚ РѕРґРёРЅ РёР· этих индексов, используя функцию тонального набора, доступную РЅР° любом современном телефаксе. Р’ ответ система автоматически высылает соответствующий индексу документ, РІ котором содержится подробная информация Рѕ коммерческом предложении. Р’СЃРµ документы хранятся РІ системе РІ РІРёРґРµ файлов специального формата. Р?С… можно создать РґРІСѓРјСЏ путями: позвонить РЅР° номер системы СЃ обычного телефакса Рё передать документ, после чего РѕРЅ будет автоматически преобразован РІ используемый формат;

преобразовать документ текстового или графического редактора в используемый формат с помощью специального программного обеспечения. Возможности систем простого ответа не выходят за рамки приведенного примера. Они просты в установке, их техническое обслуживание заключается лишь в пополнении библиотеки документов. Все это обусловливает их минимальную по сравнению с другими видами систем ФПЗ стоимость, которая определяется используемой факсимильной платой и программным обеспечением. Она может варьировать от 450 дол. (за систему, обслуживающую одну линию) до десятков тысяч долларов (за системы, обрабатывающие одновременно десятки запросов)

Вещательные системы ФПЗ РІ отличие РѕС‚ систем простого ответа позволяют абоненту выбирать документы, следуя кратким речевым инструкциям. Система "поднимает трубку", приветствует абонента Рё проигрывает речевое меню. Разные пункты меню содержат информацию, соответствующую разным видам продукции или услуг, предлагаемых организацией. Р’ ответ абонент может сделать следующее: как РІ предыдущем случае, ввести известный индекс предложения Рё сразу получить необходимый документ; нажать клавишу, соответствующую РѕРґРЅРѕРјСѓ РёР· пунктов меню; переключиться РЅР° оператора. РџСЂРё выборе абонентом пункта меню система проигрывает речевое сообщение, которое содержит информацию Рѕ конкретных товарах или услугах Рё соответствующих РёРј индексах. Абонент РІРІРѕРґРёС‚ заинтересовавший его индекс (или несколько индексов) Рё получает соответственно РѕРґРёРЅ или несколько документов

Вещательные системы позволяют организовывать древовидные речевые меню с разным числом ветвей и уровней, информация в которых может быть представлена как в факсимильном, так и в речевом виде. Техническое обслуживание вещательных систем заключается не только в пополнении библиотеки документов, но и в строгом контроле за структурой меню. Организация таких меню требует аккуратного и продуманного подхода. Стоимость вещательных систем по сравнению с системами простого ответа выше минимум в 1,5 раза. Это объясняется применением дополнительного аппаратного обеспечения, для управления работой которого также необходимы более сложные программы

Р?нтерактивные системы ФПЗ, так же как Рё вещательные, позволяют абонентам получать доступ Рє информации СЃ помощью индексов Рё древовидных речевых меню. Разница между этими системами состоит РІ том, что интерактивные системы ФПЗ РјРѕРіСѓС‚ предоставлять каждому абоненту РЅРµ только однотипные документы, РЅРѕ Рё индивидуальные. РћРЅРё создаются системой РІ процессе общения, РІ зависимости РѕС‚ набираемой абонентом РЅР° телефонном аппарате последовательности команд. Выглядит это следующим образом. Абонент Р·РІРѕРЅРёС‚ РЅР° номер системы ФПЗ, РІРІРѕРґРёС‚ СЃРІРѕР№ персональный номер, РєРѕРґ Рё, следуя речевым инструкциям, получает доступ Рє персональной информации. Другой вариант — абонент отвечает РЅР° РІРѕРїСЂРѕСЃС‹ системы, которая формирует сообщение РІ зависимости РѕС‚ ответов, включая/РЅРµ включая те или иные данные РІ документ. Таким образом, РІСЃРµ сообщения, высылаемые интерактивной системой ФПЗ, индивидуальны для каждого абонента

Р?нтерактивные системы ФПЗ предоставляют абонентам самый высокий уровень сервиса. РћРЅРё сложнее РІ установке Рё эксплуатации, так как для создания высылаемых документов требуется оперативное обращение Рє различным базам данных, Р° следовательно, интеграция СЃ ЛВС. Соответственно цена таких систем самая высокая среди систем ФПЗ Рё определяется как стоимостью аппаратного Рё программного обеспечения, так Рё стоимостью услуг специалистов РїРѕ ее наладке Рё запуску

Факс-рассылка

Системы факс-рассылки целесообразно использовать в организациях, которым по роду своей деятельности приходится рассылать большие объемы факсимильных сообщений большому числу адресатов. Системы факс-рассылки обычно строятся на базе ПК с помощью многоканальной факсимильной карты, что позволяет одновременно рассылать по разным линиям различные по содержанию документы разным группам адресатов. Для рассылки документов, например, 1000 абонентам достаточно объединить их телефонные номера во временную группу и соотнести ее с рассылаемыми документами. Системы факс-рассылки обычно без проблем взаимодействуют с любой широко распространенной базой данных, используя хранящуюся в ней информацию о номерах абонентов. После этого, если необходимо, указывается интервал времени, в течение которого следует производить рассылку. Все остальное система делает автоматически

Клиентская служба Бюрофакс

Предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных аппаратов (телефаксов). Служба Бюрофакс обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемом "бюро общего пользования". Базой для создания предприятиями телеграфной подотрасли службы Бюрофакс являются существующая служба доставки телеграмм и разветвленная сеть отделений связи, в которых предоставляются телеграфные услуги и которые могут быть использованы для развертывания факсимильных "бюро общего пользования"

Служба Бюрофакс предоставляет для потребителей следующие услуги:

— подачу документов для отправки через операционное окно передающего отделения связи;

— подачу документа с факсимильной установки отправителя;

— доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;

— доставку факсимильного сообщения получателю средствами электросвязи на факсимильную установку;

— доставку факсимильного сообщения средствами почты;

— выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);

— выдачу факсимильного сообщения получателю по предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телскс);

— различные категории срочности передачи и доставки сообщений

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем

Служба передачи газет. Обеспечивает передачу факсимильным СЃРїРѕСЃРѕР±РѕРј оригиналов-оттисков центральных газет, поступающих РѕС‚ издательств РІ пункты децентрализованного печатания. Для передачи газетных полос применяются некоммутируемые каналы: дуплексные вторичные широкополосные каналы наземных систем передачи, симплексные групповые тракты спутниковых систем, первичные цифровые каналы спутниковых систем передачи “Орбита-РВ”. Передача газетных полос осуществляется РёР· центра циркулярными пучками. сеть построена СЃ применением аналоговой факсимильной оконечной техники “Газета-2”. Применение аналогового СЃРїРѕСЃРѕР±Р° передачи РЅРµ обеспечивает РІ полной мере требований, предъявляемых полиграфистами

перестройка службы передачи газет связана в основном с изменениями, происходящими в редакционно-издательской сфере, с внедрением компьютерных технологий. Передача газет в дальнейшем постепенно превращается в передачу файлов между компьютерами редакционно-издательских комплексов т. е. передачу данных. При этом методы ввода и вывода сообщений останутся на ближайшую перспективу факсимильными