Руководитель

Учреждения банка Кредитный работник Бухгалтер

 

Рис. 3.9. Пример построения унифицированного банковского документа

Рис. 3.10. Унифицированный макет ввода данных первичного документа

Встречаются и такие варианты построения макета, когда на экране дисплея вводимые реквизиты отражаются по форме видеограммы, порядок расположения реквизитов в которой соответствует макету.

Рис. 3.12. Пример отражения на экране дисплея макета размещения реквизитов документа

Построение макета для файла показано на рис. 3.12.

Ввод данных на экран в соответствии с макетом ведется с первичного документа построчно. Одновременно осуществляется контроль вводимой информации. Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.

Составление форм ввода намного осложняется при организации многоуровневых АРМ. Определяющим моментом в данном случае является установление начального места ввода данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.

На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартизованного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняется двумя способами: с использованием магнитных дискет либо по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подвергается формальной, логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.

Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ склада, АРМ бухгалтера материального учета, АРМ сводного учета, АРМ маркетинга, АРМ работника финансового отдела.

АРМ склада обеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ маркетинга.

При учете труда и заработной платы АРМ расчетчика организует обмен информацией с АРМ отдела кадров, АРМ табельщика, АРМ нормировщика.

Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества перед традиционными формами, предусматривающими использование машинных носителей; при этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинных носителей, занимающие до 90% времени машинного решения экономической задачи на ЭВМ. Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных.

Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности.

При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется разработка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных.

При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги—по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПЭВМ.

При составлении эскиза выходного документа рекомендуется составить таблицу по следующей форме.

В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т. е. наименования сводки, а также их подлежащего и сказуемого.

«Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ. Наименования подлежащего и сказуемого следует делать более краткими, поскольку размер печатающего устройства ограничен.

Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расчетом, чтобы не было искажения содержания. Применение видеотерминальных устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению форм документов те же общие требования, но содержат и дополнительные условия, связанные с разработкой специальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос.

При проектировании размещения выводимой информации на экране видеотерминального устройства целесообразно учитывать такие его характеристики, как код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с учетом указанных требований.

Для отображения алфавитно-цифровой информации наиболее часто применяется формат размером 24 строки и 80 знаков в строке. Дисплей может быть монохромным или цветным, на нем отражаются буквы русского и латинского алфавитов, цифры, синтаксические, математические и специальные знаки. Экран дисплея можно разделить на окна, имитирующие документы, с которыми ведется работа, а с помощью функциональных клавиш можно отредактировать информацию.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняется на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения.

Персональные ЭВМ позволяют использовать их для разработки новых форм документов. Рассмотрим порядок выполнения этой работы. Для этого используются типовые пакеты, основанные на базе табличных процессоров. Объектом обработки таких пакетов является крупноформатная электронная таблица, организованная в виде матрицы. На основе этой таблицы могут создаваться различные финансовые, учетные, статистические и другие документы (ведомости, таблицы). В качестве табличных процессоров наибольшее применение находят такие пакеты, как Excel, Lotus, Quattro Pro, SuperCalc и др.

Электронная таблица, помещенная в машине, может быть различных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то выводится ее фрагмент (20 строк х 8 граф). Специальные клавиши обеспечивают передвижение таблицы по экрану.

При разработке форм документа с помощью ПЭВМ так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных команд. Вначале на экране появляется стандартная электронная таблица, которая при помощи соответствующих команд преобразуется в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов, проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вводятся названия документа, граф и строк.

Спроектированную на дисплее форму документа (таблицу) можно сразу заполнить информацией либо заносить исходные данные постепенно по мере необходимости.

Рассмотрим порядок обработки таблицы. Заполнение ее производится путем набора данных на клавиатуре. Для вычисления производных величин, итоговых строк (граф) предварительно в вычисляемую графу (строку) помещается формула расчета, которая обеспечивает автоматический расчет (пересчет) по всем графам (строкам).

С помощью команд можно выполнить в заполненной таблице следующие действия:

• вносить любые изменения в таблицу, при этом производные величины будут исправляться автоматически;

• удалять графы (строки);

• передвигать графы (строки);

• дублировать содержимое граф (строк);

• сортировать информацию;

• выполнять различные вычисления;

• строить графики и таблицы;

• печатать таблицу.

Размеры электронной таблицы позволяют создавать несколько документов (таблиц) и выполнять всевозможные комбинации форм из их элементов. Некоторые программы объединяют документы в рабочие группы или палки. Законченные таблицы можно записывать в память машины на диск и снова вызывать на экран дисплея для последующей работы.

Широкое применение находит система Excel, являющаяся одной из наиболее популярных программ составления электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые разнообразные запросы пользователя, выполняет задачи от расчета отдельной величины до составления финансового отчета крупной корпорации. Программа имеет состав разнообразных вычислений, на основе которых повышается оперативность управления и принятия решений.

Графический модуль деловой графики обеспечивает превращение табличных данных в столбиковые и другие диаграммы, что повышает наглядность обрабатываемых данных.