Примеры заголовочной части угловых бланков для писем, справки с места работы и приказа.
Пример 1. Заголовочная часть углового бланка для писем.
При проектировании бланка письма необходимо заложить реквизит 27 «Отметка об исполнителе». РЕКВИЗИТ 27 (Отметка об исполнителе). Этот реквизит — обязателен для писем и некоторых других документов. Его нужно предусмотреть при проектировании бланка. Отметка фиксируется, как правило, в нижнем левом углу на лицевой стороне последней страницы документа (служебного письма).
АЛГОРИТМ СОЗДАНИЯ РЕКВИЗИТА «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ» 1. Включить непечатаемые знаки. 2. Вставить рамку надписи с помощью кнопки Надпись на панели инструментов Рисование →выделить ее щелчком по контуру
3. Сделать невидимыми границы поля для надписи: в меню Формат → Надпись
4. 5. Для того, чтобы элемент всегда позиционировался в левом нижнем углу последней страницы документа, нужно задать определенные параметры поля надписи таким образом: диалоговое окно Формат надписи→Положение→Дополнительно→откроется диалоговое окно Дополнительная разметка→на вкладке Положение рисунка: a. В группе опций По горизонтали поставить переключатель в позицию «выравнивание»;→в поле выбора способа выравнивания По левому краю; выравнивание — относительно Поля; b. В группе опций По вертикали поставить переключатель в позицию «выравнивание» в поле выбора способа выравнивания По правому краю; выравнивание — относительно Поля; c. Поставить флажок «Перемещать вместе с текстом»
6. Перейти на вкладку «Обтекание текстом»→выбрать обтекание «сверху и снизу». 7. Щелкнуть ОК в диалоговом окне Дополнительная разметка в диалоговом окне Формат надписи. Результат: Рамка для отметки об исполнителе будет всегда фиксироваться в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы документа. Сама рамка будет невидна, т.к. мы сделали невидимыми границы, но для того, чтобы не потерять ее из виду, нужно включить режим «непечатаемые символы» внутри рамки.
· Пример 2. Заголовочная часть справки с места работы.
· Пример 3. Заголовочная часть бланка приказа (слева — с центрированным расположением реквизитов, справа — с флаговым расположением реквизитов.
Примечание:1. Последняя строка таблицы остается незаполненной. Она (так же, как и в продольных бланках) предназначена для создания увеличенного интервала между заголовочной частью бланка и первым абзацем текста. 2. Непосредственно под созданной таблицей оформляется реквизит 20 — «Текст». РЕКВИЗИТ 20 (Текст документа) — оформляется на странице непосредственно под созданной таблицей. Установить красную строку абзаца на 1,25 (1,27) см от левого поля→выравнивание по ширине→все последующие абзацы будут напечатаны в таком же формате. Размер шрифта при наборе текста — 12-14 пт. Красная строка устанавливается либо с помощью горизонтальной линейки, либо в меню Формат→Абзац→Отступ первой строки.
3. Подготовить место для размещения реквизита 21 — «Отметка о наличии приложения». РЕКВИЗИТ 21 (Отметка о наличии приложения) В Приложении может быть один или несколько документов. Для размещения этого реквизита после текста нужно поставить 2-3 свободных строки. Слово «Приложение» печатается с красной строки либо непосредственно от левого поля. Для второй и последующей строк можно установить «Выступ». На рис. 8 (а и б) показаны примеры оформления реквизита 21.
Рис. 8. (а). Приложение с одним документом.
Рис. 8 (б). Приложение с двумя документами. Примечание: Если в документе, который оформляется на основе данного бланка, отсутствуют приложежния, то абзац со словом Приложение нужно просто удалить.
4. Подготовить место для реквизита 22 «Подпись». РЕКВИЗИТ 22 (Подпись) Ниже отметки о Приложении (при наличии ее) оставляют 2-3 пустых строки, а затем оформляют реквизит «Подпись». Для этого нужно вставить таблицу, состоящую из трех столбцов (шириной 7,3 см для указания наименования должности; 4, 2 см для личной подписи и 5 см для расшифровки подписи) и одной строки. Выравнивание в столбцах: в первой ячейке (наименование должности) — выравнивание по левому краю или по центру; Вторая ячейка остается пустая (для личной подписи); Третья ячейка (расшифровка подписи) выравнивается снизу по левому краю. Границы подготовленной таблицы отменяются. Пример заполненной таблицы:
Примечание: --. Если фамилия руководителя очень длинная (например, Григорьев-Василевский),то в этом случае нужно изменить ширину столбцов таким образом, чтобы расшифровка подписи умещалась в одну строку, а наименование должности можно разделить на две строки. -- Если документ должен быть подписан двумя должностными лицами (например, руководитель организации и главный бухгалтер), то в готовую таблицу из одной строки можно добавить другую строку с помощью клавиши Tab. Пример:
--. Чтобы в крайней правой ячейке выполнить выравнивание по первому инициалу (по левому краю и смещение к правому полю), нужно выделить обе ячейки с расшифровкой подписей и перетащить инструмент Отступ слева в нужную позицию. Пример:
--. Если документ подписывается несколькими лицами одного ранга (например, в актах), для оформления реквизита «Подпись» следует вставить таблицу из трех столбцов и требуемого числа строк (или добавить с помощью клавиши Tab.
5. Необходимо предусмотреть нумерацию страниц: В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 (п.4.9): 1. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля. 2. На первой странице документа номер не проставляется, т.к. первый лист документа — титульный (на котором номер никогда не проставляется), либо бланк — на нем также номер не ставят. 3. В правом верхнем углу проставляется номер листа при подготовке дел со сроками хранения свыше 10 лет к передаче на архивное хранение. 4. В нижнем поле документ а размещается реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа», поэтому в нижнем поле может просто не остаться места для номера страницы.
|
Установить размеры поля для надписи: В меню Формат → Надпись → Размер: высота — 1, 5 см; ширина — 7, 3 см.
