Документація та оперативний облік надходження запасів
Запаси надходять до бюджетних установ унаслідок закупівлі за результатами проведених торгів, тендерних торгів, централізованого постачання, отримання гуманітарної допомоги, надходження у вигляді готової продукції виробництва, а також отримуються в результаті демонтажу необоротних активів. Факт отримання матеріалів супроводжується документуванням інформації щодо зазначеної операції. Для фіксування цієї інформації передбачено пакет документів, склад яких та порядок заповнення визначається Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затвердженою Наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 № 130 та Інструкцією про складання типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів, затвердженою Наказом Міністерства статистики від 21.06.96 № 193. За результатами проведених торгів бюджетна установа визначає переможця, який набуває статусу фактичного постачальника (виконавця). Із зазначеним суб’єктом господарювання замовник (бюджетна установа, що проводила тендерні торги) укладає угоду про закупівлю впродовж 14 днів від дня закінчення торгів. Відповідно до зазначеної угоди здійснюється постачання матеріальних цінностей. У разі, якщо запаси отримуються на складі постачальника, а їх доставку доручено автопідприємству, на зазначені предмети виписується товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН) про факт їх відпуску в чотирьох примірниках: виконавцеві — для списання матеріальних цінностей; замовникові — для оприбуткування зазначених предметів; водію-експедиторові — для нарахування заробітної плати; автопідприємству — для подання до оплати транспортних послуг. Товарно-транспортна накладна надходить до відділу постачання установи-отримувача, де на її підставі здійснюються записи в Журналі обліку отриманих вантажів (ф. № М-1), після чого зазначений первинний документ передається до бухгалтерії для перевірки щодо достовірності інформаційних даних. Якщо доставку здійснює експедитор замовника (покупця), зазначена особа має пред’явити постачальнику оформлену за встановленими правилами довіреність (ф. № М-2б, № М-2), яка дає право відповідній посадовій особі діяти за дорученням установи-замовника. Якщо експедитором під час отримання зазначених матеріальних цінностей на залізничній станції, в аеропорті тощо виявлено розбіжності між фактичною кількістю та даними документів, ознаки злому, пошкодження вантажу чи його псування, останній має вимагати перевірки вантажу. Результати перевірки оформлюються складанням комерційного акта, який є підставою для настання матеріальної відповідальності транспортної організації чи вантажовідправника в особі постачальника. На підставі зазначеного акта замовник — бюджетна установа — висуває претензії щодо відшкодування збитків зазначеним суб’єктам. Матеріальні цінності експедитор доставляє на склад установи й передає разом з відповідними супроводжувальними документами (рахунками, накладними тощо) завідувачеві складу чи комірникові. На складі здійснюється ретельна перевірка матеріальних цінностей на предмет їх відповідності кількості, асортименту і якості даним, зазначеним у супровідних документах. В окремих випадках здійснюється лабораторні аналізи, випробування та інші види перевірки. У разі виявлення невідповідності за кількісними і якіс- Акт складається у двох примірниках у присутності завідувача складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, — представника незацікавленої організації. Після приймання матеріальних запасів акти з доданими до них документами (рахунки-фактури, накладні тощо) передаються зі складу до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для висунення претензії постачальнику. За відсутності розбіжностей матеріальні цінності оприбутковуються на склад виписуванням у день прийняття предметів завідувачем складу чи комірником прибуткового ордера (ф. № М-4) в одному примірнику. Прийняття матеріальних цінностей за відсутності відхилень може супроводжуватись розпискою на документах постачальника про факт оприбуткування, без виписування прибуткового ордера. Таблиця 6.1 Інститут обміну речовин Типова форма № З-1
|
