Інвентаризація запасів

Бюджетні установи й організації зобов’язані регулярно проводити інвентаризацію запасів залежно від їхнього виду в такому порядку:

готових виробів, сировини, матеріалів, пального, кормів, фу­ражу та інших матеріалів — не менш як один раз на рік, але не раніш як 1 жовтня;

продуктів харчування, спирту — не менш як один раз на квартал;

медикаментів і перев’язувальних засобів — не менш як одни раз на рік;

МШП — не менш як один раз на 2 роки в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях і не менш як один раз на рік у інших установах.

Інвентаризацію матеріалів, продуктів харчування, палива та інших матеріальних засобів за місцем зберігання і окремо за матеріально відповідальними особами проводять члени інвентаризаційної комісії за допомогою огляду, підрахунку, зважування та інших вимірювань. Підлягають перевірці й запаси, які знаходяться в ній на відповідальному зберіганні.

Записи під час інвентаризації здійснюються в описах за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, субрахунка та одиниць виміру. На виявлені під час інвентаризації зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких зазначаються причини, характер та ступінь псування матеріальних цінностей, а також винні в цьому особи. На матеріальні цінності, що перебувають у дорозі, складається окремий акт, в якому за кожним відправленням наводяться такі дані: найменування і кількість (згідно з документами бухгалтерського обліку), дата відвантаження,
а також перелік і номери документів на відвантажені цінності. Матеріальні запаси, що надійшли під час проведення інвентаризації, приймають матеріально відповідальні особи у присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інвентаризації. Ці матеріальні цінності заносяться в окремий опис під назвою «Матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації». В опису зазначається, коли, від кого надійшли, дата й номер прибуткового документа, найменування, кількість, ціна і сума. Одночасно на при­бутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться позначка «Після інвентаризації» з наголошенням на даті опису, в якому записано ці цінності.

На великому складі під час пролонгованого проведення інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника й головного бухгалтера установи матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності заносяться в окремий опис під найменуванням «Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Опис має оформлюватися за аналогією з документами на матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації. У видаткових документах робиться познач­ка за підписом голови інвентаризаційної комісії.

Щодо всіх нестач та лишків, втрат, пов’язаних із псуванням матеріальних цінностей, інвентаризаційна комісія має одержати письмові пояснення відповідних працівників. На підставі цих пояснень та матеріалів інвентаризації комісія встановлює характер виявлених нестач, втрат і псування цінностей, а також їх лишків і відповідно до цього вносить пропозицію з урегулювання різ­ниць між даними інвентаризації та бухгалтерського обліку.

Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здають­ся до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення в
обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та вартісні показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і порівнянням виявляються розбіжності між даними інвентаризації та обліку.

Помилки в описах, виявлені бухгалтерією, мають бути виправ­лені й обумовлені за підписами всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність результатів інвентаризації та свої висновки та пропозиції відбиває у протоколі, де також наводяться докладні відомості про причини та осіб, винних у нестачах, втратах, лишках, і зазначаються заходи, вжиті щодо цих осіб. Протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи. У централізованій бухгалтерії протоколи центральної інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи, при якій створено централізовану бухгалтерію, не пізніш як у десятиденний строк після закінчення інвентаризації. Результати інвентаризації мають бути відображені в бухгалтерському обліку за той місяць, в якому її було закінчено (табл. 6.19).

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками та даними бухгалтерського обліку регулюються в такому порядку:

цінності, що виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню з подальшим з’ясуванням причин їх виникнення та винних осіб;

нестача матеріальних цінностей у межах установлених норм природного збитку списується за розпорядженням керівника установи на зменшення фінансування. Норми природного збитку застосовуються лише в разі виявлення фактичних нестач. Списання матеріальних цінностей у межах норм природного збитку до встановлення факту нестачі забороняється. За відсутності затверджених норм природного збитку всі нестачі розглядаються як нестачі понад норми;

взаємне зарахування лишків і нестач у результаті пересортування може бути дозволене тільки як виняток за один і той самий період для однієї і тієї самої особи щодо матеріальних цінностей одного і того самого найменування та в тотожних кількостях. Якщо під час заліку нестач і лишків від пересортування вартість матеріальних цінностей, яких бракує, вища за вартість цінностей, виявлених у лишках, різницю у вартості має бути віднесено на винних осіб;

Нестача матеріальних цінностей понад норму природного збитку, а також втрати від псування відносяться на винних осіб і стягуються з них за державними роздрібними цінами, а за відсутності роздрібних цін — у порядку, установленому Державним комітетом із цін України.

Таблиця 6.19

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ
З ОБЛІКУ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ЗАПАСІВ

№ з/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
	Списано та віднесено за рахунок суми збитків матеріалів у межах установлених норм, а також нестач і втрат від псування предметів	681, 701, 702, 711—713	201—202, 204, 231—236, 238—239
	Списано нестачу і втрати матеріалів та окремих продуктів харчування з віднесенням на рахунок винних осіб		231—236 238—239
	Списано суми нестач м’яса, молока, м’ясних та молочних продуктів з віднесенням на рахунок винних осіб і подальшим перерахуванням у дохід відповідного бюджету (облікова ціна коригується на поправний коефіцієнт);
	водночас виконується інший запис на списання з балансу матеріальних цінностей	681, 701, 702
	Списано та віднесено на рахунок установи нестачу МШП, виявлену під час інвентаризації
	Списано та віднесено на винних осіб нестачу МШП	411, 363	221, 642

Збитки, завдані крадіжкою, нестачею або втратою, стягують­ся з винних осіб відповідно до Порядку визначення розмі-
ру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого Наказом Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116. У разі встановлення нестачі та втрат унаслідок зловживань відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення факту нестачі підлягають передачі до слідчих органів, а на цю суму подається цивільний позов. Нестачі матеріальних цінностей понад норму природного збитку, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі), від нерозкритих крадіжок, у випадках, коли конкретних винуватців не встановлено, списуються з балансів на зменшення фінансування лише після перевірки справжньої відсутності винних осіб та вжиття необхідних заходів до недопущення збитків надалі.