Факторы успеха внедрения КИС

Можно выделить следующие основные факторы, повышающие вероятность успеха внедрения КИС:

- Осознание руководством предприятия крайней необходимости внедрения КИС и понимание основ их построения;

-Ключевым фактором, без которого, фактически, не следует начинать проект, является поддержка внедрения со стороны высшего руководства (а лучше собственников) компании. У руководства успешного предприятия в большинстве случаев четко определены стратегические и тактические цели его развития, в том числе в области автоматизации. Вообще, сейчас трудно найти руководителя (особенно, на крупных предприятиях), который не хотел бы с помощью современных средств автоматизации усовершенствовать управление предприятием и оптимизировать его расходы. Правильно внедренная КИС, наряду с предоставлением возможности оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных, способствует значительному повышению исполнительской дисциплины сотрудников предприятия и обеспечивает построение прозрачной для руководства структуры и последовательности процессов его деятельности.

В то же время, перед внедрением КИС руководство обязательно должно получить максимально полное для себя представление о мировом (и российском) опыте в области управления предприятиями. Имеются в виду основные теоретические принципы управления (SIC, MRP, ERP, Supply Chain, TQM и т.д.), референтные модели деятельности предприятий своей отрасли, опыт внедрения КИС на предприятиях отрасли, методики оценки эффекта внедрения КИС, полученный от внедрения КИС эффект и т. д. Без такого предварительного исследования руководству предприятием часто сложно составить для себя достаточно полное представление, что оно хочет получить от внедрения КИС и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.

- Готовность руководства предприятия к четкой организации проекта обследования предприятия и внедрения на нем КИС.

Успешное внедрение КИС невозможно без правильной организации всего процесса внедрения. При организации выполнения проекта внедрения необходимо учесть следующие основные моменты: определить структуру управления проектом; утвердить методику контроля хода и качества выполнения проекта; определить порядок планирования и выделения финансовых и человеческих ресурсов. Кроме того, в ходе выполнения проекта внедрения необходимо крайне скрупулезно вести всю проектную документацию и своевременно реагировать на невыполнение графика внедрения КИС.

Оптимизация корпоративной информационной системы во многом зависит от учета всех требований к документации и стандартизации. Это дает существенную экономию финансовых ресурсов и продляет жизненный цикл самой системы.

Различают эксплуатационную, проектную документацию и документацию по сопровождению и развитию КИС. Эксплуатационная документация содержит инструкции, написанные кратко и лаконично.

Проектная документация подробно характеризует архитектуру информационной и программной составляющей, а также ее программно-техническую реализацию.

Документация по сопровождению и развитию формируется из технологической, методологической и организационной составляющих разработки корпоративной информационной системы.

Наряду с документацией существует еще и спецификация как регламентирование отношений между заказчиком и исполнителем. При создании каждой подсистемы КИС проводится разработка высокоуровневых структурных схем и спецификаций. Важным элементом является логическая полнота спецификации и невозможность различных толкований ее основных положений.

Стандартизация корпоративных информационных систем проводится на базе корпоративных стандартов. Они формируют целевую бизнес-систему, жизненное пространство информационных моделей корпоративной системы, необходимые требования и ограничения по реализации.

Применение корпоративных стандартов позволяет проводить в дальнейшем любые модификации созданной системы без опасения нарушить ее функциональную целостность.

Готовность руководства предприятия к выделению квалифицированных сотрудников для оказания помощи внешним специалистам-внедренцам.

В том случае, если предприятие прибегает к услугам сторонних организаций, различных консалтинговых фирм, необходимо учитывать конкретный объем работ, который они фактически смогут выполнить.

Сферы деятельности таких фирм могут быть различны, и совсем необязательно, что будет предложено комплексное внедрение информационной системы «под ключ». Консалтинговые фирмы могут заниматься только планированием процесса технологического перевооружения, реорганизацией бизнес-процессов, выбором оптимальных программно-аппаратных решений, интеграцией используемых и приобретенных программных продуктов, консультационной деятельностью по различным вопросам.

Вследствие того, что руководство предприятия рассчитывает использовать внедренную КИС долго, в проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения КИС. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала для группы внедрения, тем большую отдачу от внедрения получит предприятие. Проект выполняется намного эффективнее, если в него включены квалифицированные сотрудники ведущих функциональных подразделений (бухгалтерии, планового, производственного и других экономических отделов, отдела закупок и продаж, отдела маркетинга и финансового анализа).

Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение. И это является проблемой для большинства российских предприятий, часто не готовых заплатить несколько десятков тысяч долларов за обучение своих сотрудников. Но если сотрудники не прошли полный цикл обучения, то эффективность их последующей работы существенно падает, что, в лучшем случае, приводит к затягиванию проекта (в худшем — к многократному росту его стоимости и даже провалу).

Немаловажным фактором эффективной работы сотрудников предприятия, участвующих во внедрении КИС, является и их дополнительное материальное стимулирование (и перспективы дальнейшего служебного роста).

Готовность предприятия к внедрению и проведению неизбежных изменений в различных производственных и управленческих процессах, наличие корпоративных стандартов учета и отчетности.

Планирование внедрения компьютерных информационных систем, по сути дела, является реформированием системы управления предприятием. Поэтому грамотно подготовленный план позволит избежать множества проблем, возникающих при внедрении системы и ее последующей эксплуатации.

Изменение системы управления в первую очередь связано с применением новейших методов работы с информацией. Реформирование касается процессов управления бизнес-процессами, планирования, бюджетирования, контроля.

Применение корпоративной информационной системы в определенной степени меняет роль финансовых функциональных подразделений, повышая роль ответственности их руководителей. Происходит это еще и потому, что руководители предприятия получают возможность непосредственного контроля над любыми результатами деятельности каждого подразделения.

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять виды деятельности:

-консультационное сопровождение внедрения КИС;

-непосредственное внедрение КИС.

Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей КИС, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.). Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми предприятием внешними специалистами-внедренцами. В любом случае, опыт внедрений КИС (особенно западных) на российских предприятиях показывает, что "самовнедрение" часто приводит просто к потере времени (а следовательно, и денег). Следовательно, надо приглашать внешних специалистов-внедренцев. В России уже есть компании, специализирующиеся только на внедрении корпоративного ПО. И число таких компаний постоянно увеличивается (особенно за последний год, что свидетельствует об огромной емкости отечественного рынка).

Непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации КИС и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую КИС, но и профессионально подготовленных своих сотрудников, способных самостоятельно сопровождать КИС.

Внедрение КИС всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности. При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения эффективности процесса управления предприятия в целом. Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения и последовательно реализовывать их.