ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Речь пойдет о выборе программного обеспечения, предназначенного для бухгалтерского, складского, управленческого учета. Можно сказать, что это программы, предназначенные для текущей работы предприятия. В конце раздела будет дан краткий обзор справочно-правовых систем.

Выбор программного обеспечения дело трудное и неблагодарное. В чем-то даже хуже, чем подбор персонала. Персонал хоть уволить можно. Причем сразу. Через минуту, как приняли. Купленную же программу уволить невозможно. Жалко уплаченных денег, привыкаешь, пугает мысль о переучивании сотрудников, неизбежных ошибках и сбоях при переносе данных в текущей работе. При этом нет уверенности, что другая программа будет работать лучше. Интенсивность работы современной организации во многом зависит от программного обеспечения. Выбранная программа должна помогать в проведении не только бухгалтерского, но и финансового и управленческого учета.

При торговой, производственной или торгово-производственной деятельности происходит движение товаров, материалов. Необходим складской учет. Если вы руководите производством — нужна калькуляция, есть приход, уход, списание сырья. Часто у организаций имеются основные средства, их тоже необходимо учитывать. В сфере услуг обычно можно обойтись только выпиской первичных документов, ведение склада не требуется. Это облегчает учет, и программа может свестись только к бухгалтерскому блоку.

Само ведение складского учета вручную при большом движении товара затруднительно, но основную проблему вызывает оформление документов на отпуск товара, сырья. При ручном вводе данных в накладные, а затем в счета-фактуры может быть допущено слишком много ошибок. Такой способ занимает массу времени, без компьютера никак не обойтись.

В настоящий момент все программы можно разделить на специализированные и общие. Вторые еще можно назвать программами управления предприятием.

Такое деление достаточно условно. И специализированные программы, и программы управления предприятий обычно состоят из блоков. Чаще всего это бухгалтерия, склад, делопроизводство, физические лица. Большая программа управления предприятием обычно имеет общую базу данных, с которой одновременно работают все блоки. Обмен данными происходит в режиме реального времени. Изменения в данных, произведенные на любом рабочем месте, тут же отражаются для всех остальных сотрудников и сразу готовы к последующей работе. При этом доступ к информации можно регламентировать. В специализированных программах каждый блок работает самостоятельно и способен передавать данные в другой блок. До момента передачи эта информация доступна только определенному отделу, т. е. возникает какая-то задержка в передаче информации. Иногда это не важно, иногда затрудняет работу. В таких программах доступ к чужим данным тоже поддается регламентированию. Блоки в специализированных программах можно соединять и получать программы управления предприятием. Есть некоторые специфические программы, например для управления гостиницей, кафе, рестораном, стройкой, формально именно их можно считать специализированными.

Разница между специализированной программой и программой управления предприятием заложена в принципах создания. Специализированная программа обрабатывает и выдает данные для конкретной задачи (можно сказать, отдела). Например, блок бухгалтерии годится только для обработки и получения данных бухгалтерского учета. Блок складского учета служит для учета движения товаров и материалов. И уже при расширении предприятия, при возникновении у руководства новых требований и задач программисты увязывают между собой блоки и получают на выходе дополнительные возможности обработки информации.

Программы управления предприятиями изначально ориентированы на обслуживание всей организации как единого целого, выдачу и увязку отчетов по различным группам и различным отделам, на управления деятельностью в текущий момент времени. В них по-другому организована работа программы с базами данных, хранение этой информации, взаимодействие блоков и по-иному реализована аналитика. В разработке концепции таких программ используется другой подход. Это хорошо видно в текущей работе, когда в режиме реального времени происходит изменение данных в одном блоке и это отображается в других блоках, когда запрашиваются данные по тому или иному отделу.

Сказать, что программы управления предприятиями лучше, чем специализированные, нельзя, они разные — как самосвал и спортивный автомобиль. И тот и другой хорош для своих задач. Программы управления предприятиями обычно сложнее, требовательнее к машинным ресурсам и нужны далеко не всем. Обычно их эффективной работе предшествует достаточно кропотливый процесс внедрения. Производится «настройка» системы под требования организации. Часто для нее необходимо держать в штате квалифицированного специалиста по программному и аппаратному обеспечению.

Здесь необходимо понимать свой бизнес, видеть перспективы его развития, разобраться, на что годится та или иная программа, что она может, насколько сложна в работе и настройках. Для этого необходимо поработать с ней хотя бы в демонстрационном режиме пару-тройку дней. Двухчасовой консультации для выбора программы мало. Ничего не запомните и не поймете, особенно если это первый опыт. Мы с бухгалтером при выборе программного обеспечения просмотрели пять-шесть программ. При этом у нас уже был опыт работы с одной программой. Все программы нам ставились в демо-версии продавцами. Каждая их них позволяла проводить определенные действия с ограничением по времени или по количеству операций. Остановились на той, которая покорила своей простотой (в том числе и экранной), логичностью и широкими возможностями. Также нам подошло, что ее можно было докупать блоками. На ней и остановились, на ней работаем до сих пор вот уже 10 лет. Как оказалось, это была программа управления предприятием. В тот момент мы об этом не знали.

Отдельно об «1С». Данная программа первой массово появилась на рынке бухгалтерского программного обеспечения, имела наилучшую поддержку, оптимальную цену и конфигурацию. С той поры де-факто стала стандартом бухгалтерских программ. «1С» стыкуется с программным обеспечением налоговой инспекции, фондов. Ей обучают на всех курсах и учебных программах, посвященных бухгалтерскому учету. По ней очень много литературы и специалистов. У нее наиболее мощная техническая поддержка. Купить ее можно везде в коробочном варианте. В провинции ей альтернативы нет, да и в больших городах во многих случаях тоже. Вариантов — на любой вкус. Этой «1С:Бухгалтерия», и «1С:Предприятие», и «1С:Склад», и общепит, и кадры, и прочее и прочее. Выбор действительно есть. Предлагают ее множество организаций, так что можно поискать, у кого лучше условия.

Сказать о ней что-то плохое не могу. Хорошее тоже. Знаю недостаточно хорошо. Программа как программа. Со своими преимуществами, достоинствами, проблемами и недостатками. Собирается из блоков, так как изначально возникла из программы бухгалтерского учета. Отношение к «1С» иногда противоречивое. Знаю людей, которые перешли на нее с других программ и считают наилучшей. Знаю и таких, которые ее терпеть не могут. В общем, все как обычно. В процессе выбора программы посмотреть ее нужно обязательно. Подобрать другую можно, но не всегда нужно.

При выборе программы также необходимо сравнить начальную стоимость, стоимость обновления и абонентского обслуживания, возможность самостоятельного редактирования табличных и печатных форм. Обновления будут нужны достаточно регулярно. Возникают они из-за изменений в законодательстве и обычного улучшения программ. Со временем вам может потребоваться сетевая версия программы. Узнайте, сколько она стоит. Некоторые программы изначально стоят очень дешево, но обслуживание влетает в копеечку. Обязательно уточните требуемую конфигурацию компьютеров и сервера — как аппаратную, так и программную.

Главное при выборе — не торопиться. Программа — не человек, никуда не денется. Вдумчиво выясняйте возможности программы, ее преимущества, недостатки, кому она предназначена. Если разбираться лень или некогда — покупайте «1С». Нужную конфигурацию подберете обязательно. Учтите, что бухгалтер, пришедший к вам, будет спрашивать про «1С». Среднее время на освоение программы — около трех недель.

Специально о нелицензионных программах, или, как теперь говорят, — контрафактных. Покупать их или нет — личное дело каждого. Если с деньгами совсем туго, то, может быть, есть смысл купить нелицензионную бухгалтерию. Но это выбор только ваш. Поинтересуйтесь у знакомых, может кто-нибудь работает с такой программой. Учтите только, если произойдет потеря данных, винить будет некого. Диск с нелицензионной программой можно купить рублей за 500.

Предлагаю поискать в Интернете бесплатные или очень недорогие программы бухгалтерского и складского учета. Среди них попадаются хорошие простые программы. Мне, например, понравилась «Бизнес-пак». Она предназначена для выписки всех первичных документов. Есть и другие, поищите. Они хорошо подходят для небольших задач.

Мониторы для современных программ лучше покупать 17-или 19-дюймовые. Для DOS-версий хватало 15-, а то и 14-дюймовых, а для Windows этого уже мало. Информации на экране много, и с маленьким монитором работать очень трудно. DOS-версии встречаются уже реже и реже, о чем я лично сожалею. Они были очень лаконичными и функциональными.

Кроме программы бухгалтерского учета вам не помешает база данных по федеральному и местному законодательству, деловым бумагам (формы утвержденных бланков, заявок, типовых договоров, доверенностей и пр.), вопросам и ответам по бухгалтерскому и налоговому учету. Там может быть еще много различных документов, но это наиболее востребованные. Называют их справочно-правовые системы. Основные базы — это «Консультант плюс», «Кодекс», «Гарант». Сейчас новую интересную программу стала предлагать та же компания «1С». Все эти программы можно просмотреть в демо-версии, в том числе и через Интернет. В больших городах вам их начнут предлагать, как только ваша фирма засветится хоть где-нибудь: в рекламе, справочнике, базе данных налоговой инспекции. Цены на программы различны в зависимости от комплектации и предлагающей компании. С точки зрения функциональности программы похожи, выбор исключительно за вами. Лично у меня здесь особых пристрастий нет. В работе пригодится, и не единожды, хотя бы сэкономите на бланках бухгалтерского учета. Справочно-правовые системы позволяют получать бесплатную информацию со своих сайтов через Интернет в вечерние льготные часы. Если денег нет и не можете купить программу сейчас, пользуйтесь этой возможностью.