Классификация первичных бухгалтерских документов

 

На предприятиях и в организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по: назначению, объёму (способу) отражения операций, степени охвата хозяйственных операций, количеству учётных записей, месту составления и другим признакам.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определённых хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приёма и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчётного счёта организации в банке можно только при наличии письменного распоряжения директора предприятия и главного бухгалтера. К распорядительным документам относятся: доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчётного счёта, платёжное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчётов, наряд на сдельную работу и другие документы.

Оправдательные (исполнительные) документы оформляют уже произведённые операции. Подтверждая факт совершения операции, они служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учёта. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся: приёмные акты, квитанции, накладные, платёжные требования, различные ведомости.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учётные записи, облегчить и ускорить их. К ним относятся: ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчёт транспортно-заготовительных расходов, другие справки и расчёты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершённую операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. Когда деньги будут выданы из кассы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспонденции счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчёт, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и другие.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учёта, так как уменьшается количество учётных записей, облегчается бухгалтерская обработка документов, сокращаются затраты труда и расходы на бумагу.

По объёму отражения операций документы бывают первичными и сводными. В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции и они являются первым свидетельством об их осуществлении. К ним относят чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платёжное требование и другие документы.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Они заполняются на основании ранее составленных первичных документов путём обобщения данных. К сводным документам относятся: авансовый отчёт, ведомости распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов, товарный отчёт, отчёт материально ответственных лиц, реестры платёжных требований и другие. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учётных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчёту (на общую сумму поступления или расхода товаров). Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым даёт возможность уменьшить количество записей на счетах.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основе делаются бухгалтерские записи. К разовым документам относятся требования, накладные, платёжные требования, чеки, кассовые ордера, акты и ряд других документов.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определённого периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей на счетах. К таким документам относится лимитно-заборная карта. На её основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют отпуск материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учёта. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итога лимитно-заборной карты делается только одна запись. Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учётных записей документы делятся на однострочные и многострочные. Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. Многострочный документ содержит несколько позиций по видам материальных ценностей и расчётам. Такие документы, например, оформляют операции по труду и заработной плате. Так, наряд на сдельные работы может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления учётных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью вычислительной техники. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.

По месту составления выделяются документы внутренние и внешние. Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчёты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях, например счета-фактуры, платёжные требования, выписки банка с расчётного счёта, платёжные поручения.

По степени использования средств механизации и автоматизации документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на машинах, полностью заполняемые на машинах. В настоящее время ещё достаточное количество документов заполняется вручную.

Каждый бухгалтерский документ имеет своё назначение и может относиться одновременно к разным классификационным группам. Например, счёт-фактура поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым, внешним документом. Приходный кассовый ордер – комбинированный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ. Классификация документов по признакам даёт возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.