Коммерческое предложения, запросы и заказы во внешней торговле.

Если инициатива заключения сделки исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с просьбой прислать предложение (оферту) называется запросом. Одной из главных целей запросов является получение от экспортных фирм конкурентных предложений для выбора наилучшего. В запросе обычно указывается точное наименование необходимого товара, его качество, сорт, количество. Заказы как способ подготовки экспортной сделки направляются постоянным контрагентам и содержат только индивидуальные условия конкретной будущей сделки, а в остальном стороны руководствуются общими условиями поставки либо условиями предыдущего заказа.

Коммерческое предложение - один из основных видов деловой переписки.

Существуют различные типы документов, отличающихся друг от друга и содержанием, и размером, и назначением, но при этом привычно называемых этим термином. Наиболее важные из них - это:

· информационные тексты, рассылаемые большому числу потенциальных клиентов в надежде, что кто-то из них заинтересуется;

· персонализированные сообщения, которые создаются по итогам встречи с клиентом или в ответ на его запрос.

Строго говоря, первые не являются коммерческими предложениями, как таковыми, и искусство их создания лежит в большей степени в сфере компетенции маркетологов, чем продавцов. Их роль - рекламная: заинтересовать, привлечь внимание, «зацепить». Они дают общую информацию о компании и предлагаемых ею товарах и услугах.

Вторые же имеют совершенно другую функцию: дать конкретную информацию по запросу, убедить, усилить воздействие. Они предоставляют совершенно конкретную информацию и отвечают на поставленные заказчиком вопросы. Такие предложения пишутся под каждого конкретного клиента индивидуально.

Все коммерческие предложения можно разделить на 2 основные категории.

1. Персонифицированные: конкретное предложение для конкретного клиента чаще на основании проведенных переговоров. Кому должно быть адресовано такое коммерческое предложение? Как правило, в качестве получателя выбирается директор, ему и адресуется письмо. А в итоге оно должно попасть руководителю какого-либо отдела. Здесь допускается психологическая ошибка - компания-инициатор сделки не обращается к руководителю отдела, показывая тем самым, что эта должность для нее не столь важна. Необходимо предоставить возможность движения предложения снизу вверх: от руководителя отдела к директору.

Поскольку результатом переговоров, как правило, являются четко выявленные потребности, необходимо связать их с конкурентными преимуществами предлагаемого товара или оказываемыми услугами.

2. Не персонифицированные: коммерческие предложения, предназначенные для массового распространения.

Важно, чтобы содержание такого предложения изначально содержало в себе некую заинтересовывающую информацию, которая способна заставить получателя прочесть ее до конца [6].

Еще один критерий, по которому можно классифицировать коммерческие предложения - это шаблонное и индивидуальное.

Первый вариант - продажа «шаблонной» услуги. В этом случае формируется коммерческое предложение, которое мало зависит от каких либо конкретных (индивидуальных) условий Заказчика. Например: продажа 10-ти часового тренинга по игре в гольф. В этом случае оговариваются лишь общие требования, например, наличие проектора, свободного помещения и т.п.

Второй вариант - это когда разрабатывается предложение по неким индивидуальным требованиям заказчика, полученным в результате встреч, переговоров или деловой переписки. Этот вариант формирования коммерческого предложения наиболее предпочтителен, так как он уже ориентирован на индивидуальные запросы заказчика и вероятность его попадания в цель - гораздо выше, потому что в этом случае коммерческое предложение направлено на удовлетворение конкретных потребностей и решение конкретных проблем.

Коммерческое предложение, которое направляется клиенту в ответ на его запрос (полученный по электронной почте, по телефону или на встрече), также строится по вполне определенной схеме:

1. Вступление, в котором «устанавливается контакт», описывается ситуация клиента и четко формулируются стоящие перед клиентом задачи;

2. Основная часть, содержащая некое решение, описанное понятным и доступным языком;

3. Заключение, в котором приводятся дополнительные аргументы;

4. Приложения, в которых приводится различного рода специальная информация, касающуюся деталей коммерческого предложения.

Пятой - неявной - частью о предложения является его оформление - дизайн, соответствие фирменному стилю, расположение текста, форматирование, и пр.

Кроме этого, компания, осуществляющая деятельность на международном рынке, должна предоставлять потребителю ясную и исчерпывающую информацию о законности и применимости коммерческого предложения на данной территории, а также об ограничениях, связанных с особенностями законодательства того или иного государства.

Работа с коммерческим предложением не ограничивается только его подготовкой, составлением и отправлением. Необходимо быть постоянно в курсе того, что происходит с письмом в фирме - получателе. Целесообразно отслеживать стадии прохождения коммерческого предложения в фирме-заказчике - например, «в стадии изучения», «клиент рассматривает предложения ряда других фирм», «клиент остановился на вашем предложении». Знание того, что происходит с коммерческими предложениями, позволяет контролировать процесс продаж в целом и способствовать продвижению товара или услуги