Краткие сведения о MS Access

 

Краткие сведения о MS Access

База данных (БД) - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Объекты MS Access:

Таблицы – основной объект любой БД; в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в БД; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы – объект, служащий для отбора и анализа данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Формы – объект, служащий для ввода новых данных, а также отображения их с помощью специальных средств оформления.

Отчеты – объект, предназначенный только для вывода данных на печатное устройство.

Страницы – специальный объект БД (MS Access 2000) выполненный в коде HTML и размещаемый на Web – странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы и модули – это категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД.

Загрузка программы: Пуск – Программы – Microsoft office – Microsoft Access (ярлык – «золотой ключик»).

СУБД MS Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов БД. Эти средства можно классифицировать как:

· ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);

· автоматизированные (разработка с помощью программ – мастеров);

· автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).

При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора. При разработке форм, отчетов, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид (дизайн этих объектов). Разработка Страниц, Макросов и Модулей в рамках общетехнического курса «Информатика» не рассматривается, так, как эти средства ориентированы на профессиональных разработчиков баз данных.

Работа с любыми объектами Access начинается с окна базы данных. Окно БД содержит перечень всех объектов БД на закладках. Окно БД открыто первоначально на закладке «Таблицы». Справа на панели окна БД сосредоточены три кнопки управления: «Открыть», «Конструктор», «Создать».

Работа с таблицами

Таблицы являются основными объектами любой БД. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи.

Поля - (вертикальные) столбцы данных в таблицах. Каждое поле представляет собой элемент, зарезервированный для данных определенного типа.

Записи - (горизонтальные) строки данных в таблицах. Каждая запись представляет собой элемент связанных данных.

Свойства полей БД:

Имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Имена полей используется в качестве заголовков столбцов таблиц. Имя поля не должно содержать точки. Например: Ф.И.О. - неверное имя поля. Правильное имя – ФИО.

Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Таблицы БД, как правило, допускают работы с большим количеством разной типов данных, чем MS Excel.

MS Access работает со следующими типами данных:

- текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

- Поле Мемо – специальных типов данных для хранения больших объектов текста (до 65 535 символов);

- числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

- денежный – тип данных для хранения денежных сумм.

- счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием.

- дата/ время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

- логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например ДА или НЕТ).