Проведення обстеження

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 804

Обстеження є неодмінним засобом виявлення “вузьких місць” у будь-якій сфері діяльності, в першу чергу управлінської, економічної, технологічної. Оскільки ефективна діяльність щільно пов’язана з інформаційнім забезпеченням, тобто із сукупністю певним чином перетворених даних, які дозволяють виконувати оперативні функції тієї чи іншої системи й приймати рішення, будь-яке обстеження так чи інакше може бути зведене до аналізу інформаційних потоків з точки зору їхньої оперативності, вірогідності, достатньості, несуперечливості. Обстеження, як правило, повинно здійснюватися по трьох напрямках:

1. Керівництво (загальні цілі, довгостроковий план, задачі, критерії оцінки функціонування).

2. Операції (діяльність, задачі).

3. Середовище (національні тенденції, зовнішня діяльність).

Аналіз функцій керівництва відбувається на підставі докладних технічних інтерв’ю, обстежень і досліджень. Інтерв’ю проводять, звичайно, з представниками вищого керівництва, адміністрації, а також вибірково з керівним персоналом середньої та нижчої ланки, причому обговорюються усі питання, які зазначені у пункті “керівництво”. З кожною особою, що опитується, необхідно провести якнайменше два інтерв’ю: перше – для збирання фактів, а друге – для спільного переглядання й обговорення висновків. Інтерв’ю необхідно проводити у невимушених осбставинах за заздалегідь підготованою програмою. Воно не повинно за часом перевищувати двох годин. Перше і друге інтерв’ю повинні бути рознесені у часі, але не на багато, щоб зберегти безперервність сприйняття. Для інтерв’ю можна рекомендувати такі запитання:

· Ваше розуміння своїх функцій і обов’язків.

· Як і кому ви передоручаєте свої обов’язки.

· Яка діяльність займає головну частку вашого робочого часу.

· Який взаємозв’язок існує між вами та іншими функціями чи підрозділами.

· Як ви собі уявляєте ваші функції у майбутньому.

· Які у вас конкретні довгострокові цілі.

· Як ви плануєте досягти цілі, які стоять перед вами.

· Які критерії ви змогли б використати для оцінки власних успіхів та успіхів ваших підлеглих.

· Який зовнішній вплив ви можете відчути у майбутньому.

· З якими труднощами ви зустрічаєтесь сьогодні або очікуєте зустрінутися у майбутньому.

· Де ви сьогодні отримуєте інформацію, яка необхідна для відповіді на ваші запитання.

· Якого характеру дані вас цікавлять.

· З якими невизначеностями ви зустрічаєтеся у процесі прийняття рішень.

· Яким чином вам може допомогти комп’ютеризована інформаційна система.

Якщо відповіді на ці й подібні запитання невпевнені, заплутані, імлисті, кількість інтерв’ю необхідно збільшити й, одночасно, збільшити зусилля щодо збирання документації. Технічні інтерв’ю допомагають визначити цілі, плани, задачі, критерії, діяльність й інформаційні потреби різних рівнів, функцій організації. Вони не призначені для отримання чіткого опису конкретних вимог керівництва.

Крім інтерв'ю також використовують метод вибіркового спостереження процесів отримання інформації та прийняття рішень. Спостереження повинні проводитися досить регулярно з докладними записами кожного запитання, яке задавалося особі, що підлягала спостереженню, за умовою, що отримана таким чином інформація залишиться конфіденціальною і не буде використана проти того, хто її надав.

Після накопичення даних інтерв’ю, спостережень, а також даних архівів, щоденних звітів, рапортів, довідників, посадових інструкцій, опису робіт тощо починається етап досліджень, коли усі дані намагаються поєднати в групи, розробляють функціональну і інформаційну структуру організації, формують вимоги до джерел даних та вихідної інформації. Саме на цьому етапі визначаються “вузькі місця” та їхні джерела. Оскільки задачі, взаємозв’язки підрозділів, плани, штат, як правило, мають тенденції до змін і одноразове обстеження може дати лише “миттєву фотографію” організації (ситуації), необхідно регулярно оновлювати й переглядати управлінську інформацію.

Діяльність і потреби організації на рівні технологічних операцій визначаються простіше і вони більш зрозумілі (головним чином, завдяки більш повному охопленню систематизацією та комп’ютеризацією). Тут зусилля тих, хто займається обстеженням, повинні концентруватися на змісті файлів даних, взаємозв’язках між системами і функціями, звітах, які призначені для зовнішніх користувачів, джерелах отримання вхідних даних, використанні вихідних даних, експлуатаційних витратах. Тут головна робота мусить проходити на «функціональних виробничих нарадах», метою яких є збирання воєдино усіх наявних відомостей, визначення вимог до функціонування й розробка концепції функціональної структури «ідеальної» (тобто без «вузьких місць») системи, яка б задовольняла цим вимогам й супутнім вимогам керівництва. Зазначені вище наради призначені до виконання наступних задач:

· Завершення огляду існуючих в організації систем, що відповідають тим чи іншим видам діяльності.

· Визначення інформаційних потреб кожної функції відносно змісту, регулярності, частоти, терміновості, точності, корисності, обсягу та вартості необхідної інформації.

· Розробка вимог до даних та їхньої обробки, визначення можливих значень, джерел, частоти появи, вартості отримання, збереження та використання даних.

· Визначення бажаних і необхідних міжфункціональних взаємозв’язків та способів їхньої реалізації.

· Завершення формування концепції функціоанльної підсистеми, яка задовольняє певним вимогам (позбавлена “вузьких місць”), базується на використанні сучасної техніки і найбільш прийнятна у економічному відношенні.

Мета аналізу середовища, в якому функіонує те чи інше підприємство, полягає у тому, щоб виявити картину можливого поширення різних функцій й визначити потенційний вплив зовнішніх чинників, їхню “критичність” з точки зору можливості провокування утворення “вузьких місць”. Тут необхідно виявити тенденції розвитку виробництва, відслідкувати його зв’язок з темпами розвитку галузі, проаналізувати відповідні економічні показники (попит населення, зростання житлового будівництва, державні інвестиції тощо), виявити характеристики взаємозв’язку між споживачем і виробом. Такий аналіз дає керівництву підстави для оцінювання слушності й реальності цілей, планів і задач, а також допомагає врахувати еволюцію середовища.

Етап визначення можна вважати закінченим, якщо встановлені цілі організації, перспективний план, задачі, підзадачі і плани, критерії оцінки діяльності, тенденції, зовнішня діяльність. Після цього оцінюються вимоги, які сформульовані на етапі визначення, з метою найбільш ефективного їхнього задоволення, розробляється план дій, оціюється фінансовий аспект проблеми, узгоджується проект.

Існує декілька підходів до розробки будь-якої системи, або її модернізації з метою усунення “вузьких місць”:

· Рухатися від виходу, який потрібен, до входу системи. Цей підхід базується на звітах, причому припускається, що звіти, як такі, у тій чи іншій формі є необхідні (що не завжди відповідає дійсності).

· Проектувати систему, яка є найкращою для обробки поточного потоку даних. Цей підхід виходить з того, що усі існуючі потоки даних є необхідними й достатніми (що далеко не завжди має місце у реальній діяльності підприємства , більш того, деякі такі потоки саме й викликають виникнення “вузького місця”, хоча вони не є конче необхідними).

· Проектувати систему, приділяючи головну увагу базі даних, вважаючи, що вхід, обробка й вихід можна розглядати лише з позицій їхнього взаємозв’язку з базою даних. В останньому випадку проектування системи розподіляється на три частини: визначення складу бази даних, розробка способів використання даних, визначення дисципліни обслуговування бази даних.

В функцію планування розвитку (модернізації) будь-якої системи входять:

1. Визначення видів діяльності, які підлягають виконанню.

2. Визначення послідовності дій.

3. Оцінювання з точки зору витрат тих чи інших ресурсів.

4. Складання графіку реалізації роботи.

5. Визначення необхідних технічних засобів для керування.

6. Контроль за розвитком розробки.

Планування можна реалізувати за допомогою методів сітьового планування, причому тут варто встановити три рівня:

· Загальний сітьовий графік для загального керівництва розробками.

· Детальний сітьовий графік для тих, хто безпосередньо відповідає за розробку.

· Більш докладний сітьовий графік для розробників підсистем.

План модернізації будь-якої системи, спрямований на усунення проблеми “вузьких місць” має включати такі етапи:

1. Опис існуючої системи (в якій виникли “вузькі місця”), що включає опис внутрішніх і зовнішніх (як горизонтальних, так і вертикальних) інформаційних потоків.

2. Виявлення інформаційних потреб керування, починаючи з вищого керівництва, враховуючи необхідні рішення, які приймаються, або будуть прийматися, та інформацію, яка необхідна для їхнього забезпечення.

3. Складання переліку оцінок вартості рішень, в якому ідентифікуються розбіжності між існуючими інформаційними потоками і інформаційними потребами керування, а також виявляються причини цих розбіжностей, їхні можливі наслідки і суть проблем, які викликають розбіжності.

4. Визначення інформації, яка повинна зосереджуватися на різних рівнях керівництва.

5. Розподіл функцій прийняття рішень.

6. Опис бажаних інформаційних та функціональних зв’язків, як мету, яку необхідно досягнути до зазначеного моменту.

7. Визначення стратегії удосконалення системи як довгострокової проблеми.

До загальних проблем, які повинні розглядатися при вирішенні питання усунення “вузьких місць”, зокрема, відносяться проблеми інформаційного забезпечення, які мають розглядатися з точку зору співставлення існуючих і бажаних показників вхідної та вихідної інформації, таких як оперативність (з огляду на своєчасніть отримання для прийняття адекватного рішення), достатність, точність, надійність (вірогідність, однозначність), приступність, корисність, ефективність. Не менш важливою загальною проблемою є визначення жорстких меж процедури прийняття рішень, що реалізується шляхом виявлення кінцевих альтернатив і вхідних параметрів кожної процедури, а також розмеження цих процедур.

Аналіз зібраних підчас обстеження даних дасть змогу виявити джерела “вузьких місць” і прийняти відповідні заходи для їхнього усунення як шляхом оптимізації існуючих інформаційних та функціональних зв’язків, так і шляхом іновацій у інформаційній, технологічній та управлінській сферах.