Приёмы просмотра списков

1. Команда Окно®Закрепить области. Перед заказом команды выделяете ячейку так, чтобы то, что не должно уходить с экрана, было слева и сверху от неё.

2. Команда Формат®Столбец®Скрыть (Отобразить). Перед заказом команды надо выделить те столбцы, которые нужно временно удалить с экрана.

3. Команда Данные®Сортировка… Перед заказом команды надо выделить любую ячейку списка (но не поле целиком!). Далее в полях диалогового окна указать названия полей сортировки в нужной последовательности. Там, где сортировка не нужна – параметр Не сортировать.

4. Команда Данные®Фильтр®Автофильтр. Перед заказом команды надо выделить любую ячейку списка (но не поле целиком!). В первой строке списка появляются кнопки с типовыми фильтрами:

a. Все – отказ от ранее наложенных фильтров.

b. Первые 10… – оставит нужное количество самых маленьких или самых больших значений.

c. Условие – в диалоговом окне слева заказываем нужный тип сравнения, справа – с чем сравнивать.

Отфильтрованную информацию можно скопировать в другое место.

5. Команда Данные®Фильтр®Расширенный фильтр... Перед заказом команды надо создать блоки с условиями фильтрации и названиями полей, которые надо оставить в отобранных строках. Для этого:

a. Скопировать из списка (а не наново ввести!) названия полей, по которым будут отбираться записи. Копии названий полей поместить плотной строкой (без пропусков ячеек) на тот лист, на котором будут размещаться отфильтрованные записи. Если на одно поле наложено 2 или более условий, то надо сделать копии названия поля по числу условий.

b. Под каждым названием поля ввести или скопировать:

– для фильтра по совпадению – то, что в нём нужно искать;

– для фильтра по условию – ввести условие значками <, < =, < >, > =, > и далее ввести нужную границу.

Будут отбираться записи, в которых полностью выполняется хотя бы одна строка составленных требований.

c. Скопировать из списка (а не наново ввести!) названия полей, которые надо оставить в отобранных записях. Копии названий полей поместить плотной строкой (без пропусков ячеек) на тот лист, на котором находятся условия фильтрации.

Далее надо заказать команду и ввести параметры:

a. Скопировать результат в другое место.

b. Исходный диапазон – координаты списка.

c. Диапазон условий – координаты блока с условиями (пункты а, b).

d. Поместить результат в диапазон – координаты блока с условиями (пункт с).

e. Нажать ОК.

Подведение итогов по нужной группе данных

1. Создаём условие для отбора нужной группы записей (см. п.п. 12а, 12b).

2. Вводим текстовое пояснение по смыслу вычисляемого итога.

3. Заказываем Мастер функций, категорию Работа с базой данных. Выбираем нужную для итога функцию. В окне аргументов вводим:

a. База данных – координаты списка.

b. Поле – адрес названия поля, по которому подводится итог (но не координаты поля целиком!).

c. Критерий – координаты блока условий.