Практичне заняття 7. Документація з кадрово-контрактових питань

План:

1. Резюме.

2. Автобіографія (самостійно).

3. Характеристика (самостійно).

4. Рекомендаційний лист.

5. Заява. Види заяв.

Література:

v Українська мова за професійним спрямуванням: Практикум: навч. посіб. /Т.В.Симоненко, Г.В.Чорновол, Н.П.Руденко. – К.: ВЦ «Академія», 2009. – С.209-219.

v Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручник / С.В.Шевчук, І.В.Клименко. – К.: Алерта, 2012. – С.317-349.

Завдання 63. Прочитайте текст. Дайте назву.

Основою ділового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст – сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовнішими з яких є – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Текст можна оформляти у вигляді складного тексту, зв’язного (типового) тексту, трафарету, анкети, таблиці чи комбіновано.

Складним текстом називається такий текст, що містить граматично та логічно побудовану інформацію про управлінські дії і який використовується під час складання правил, інструкцій, положень, листів, розпоряджень. Як правило, він формується із двох частин: у першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції. В окремих випадках текст може містити лише резолюційну частину (наказ-розпорядження, лист-прохання).

Текст, зміст якого без змін повторюється у низці документів, називається зв’язним текстом. Постійна і змінна інформації в ньому не виокремлюються. Такий текст також називають типовим. Типові тексти відображають однорідні питання і створюють їх за однаковими зразками (листи-запити, відповіді, рекомендації).

Трафаретом називається документ, поданий у вигляді речень чи частин речень і пропусків, які заповнюють змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію (накази, заяви, довідки, положення). Трафаретизують ті документи, які використовують в установі найчастіше.

Форму представлення уніфікованого тексту, в якому подано характеристику одного об’єкта за певними ознаками, називають анкетою. Її використовують тоді, коли треба подати цифрову чи словесну інформацію про один об’єкт (розпорядчі та організаційні документи, господарчо-договірні з постачання чи збуту, фінансові). Постійна інформація в анкетах представлена у вигляді назви показників, а змінна – у формі однозначних відповідей.

Текст, який подає цифрову чи словесну інформацію про кілька об’єктів за низкою ознак, є таблицею. У таблицях постійна інформація представлена у вигляді найменувань показників, розміщених у певних графах, змінну інформацію вносять у графу відповідно до її призначення (планові документи, звітно-статистичні, фінансові, бухгалтерські).

Текст поділяється на взаємозумовлені елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення (коментар).

У вступі (зачині) формулюють тему тексту – про що йдеться в документі; у ньому зазначають привід та безпосередню причину укладання документа, висвітлюють історію питання.

Основна частина (доказ) містить основну інформацію, у ній наводять основні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання та інші матеріали, тобто розкривається суть питання, проблеми.

У закінченні (коментарі) міститься підсумок усього змісту, а також пропозиції та рішення.

Текст документа, який складається з одного речення-закінчення, називають простим, а той, що містить також інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів існує прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів тексті. У першому випадку після вступу зазначають доказ і закінчення. При зворотному – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

Ділові документи за ступенем стандартизації поділяють на дві категорії

1. Документи з низьким ступенем стандартизації. У них спосіб викладу тексту залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання, для них не можна підготувати бланк (автобіографія, доручення, звіт, характеристика).

2. Документи з високим ступенем стандартизації мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид, розмір шрифту, навіть словосполучення, якими має оперувати укладач, за винятком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (наказ, протокол, акт, листок з обліку кадрів) (Українська мова за професійним спрямуванням: Практикум: Навч.посіб. /Т.В.Симоненко, Г.В.Чорновол, Н.П.Руденко. – К.: ВЦ «Академія», 2009. – С.207-209).

Завдання 64. Ознайомтесь з короткими відомостями про резюме.

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції з документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

В Україні досі відсутня єдина встановлена форма складання резюме.