Практичне заняття 8. Довідково-інформаційні документи

План:

1. Службова записка.

2. Довідка.

3. Протокол, витяг з протоколу.

Література:

v Українська мова за професійним спрямуванням: Практикум: навч. посіб. /Т.В.Симоненко, Г.В.Чорновол, Н.П.Руденко. – К.: ВЦ «Академія», 2009. – С.299-238.

v Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручник / С.В.Шевчук, І.В.Клименко. – К.: Алерта, 2012. – С.363-381.

Завдання 77. Ознайомтесь із правилами укладання службових записок.

Службові записки (доповідна і пояснювальна) інформують керівника установи чи структурного підрозділу про подіє, що сталися, про виконання певних завдань, службових доручень, про ситуацію що склалася.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають: звітні, інформаційні, ініціативні.

Доповідна службова записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розділяють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці чи на комп’ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на дві групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи та ін.

Пояснювальна службова записка укладається для з’ясування ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого. Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня) оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу.

Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити службових записок:

· назва структурного підрозділу;

· адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);

· назва виду документа (доповідна записка);

· дата;

· індекс;

· місце видання;

· заголовок (стислий зміст тексту);

· текст;

· додаток (якщо є);

· підпис.

Зразок доповідної записки:

Кафедра української мови

Ректорові Донецького національного університету проф. Гринюку Р.Ф.