ТЕЛЕФОНОГРАММА00.00.0000 №42 Москва 16.06.2000 в 10 ч. 30 мин. В помещении актового зала школы № 151 (Цветочная ул., д. 53) состоится совещание представителей РЭУ по вопросу подготовки к работе в зимних условиях. Супрефект И.И. Иванов
|
В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседаниях обычно рассылается.
Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания о том, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если предполагается рассылать повторное приглашение лицам, подтвердившим свое участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении.
Например:
| ПРИГЛАШЕНИЕ Мы получили вашу заявку, спасибо за участие в DOCFLOW 98! Дата проведения: 27 мая 1998 года. Место проведения: Российская академия Госслужбы при Президенте РФ, учебный корпус № 2. Адрес: пр. Вернадского, 84. Проезд: до ст метро Юго-Западная, последний вагон из центра, по подземному переходу при выходе все время поворачивать налево. Выйдя из метро, Вы увидите 3- этажное здание Российской академии Госслужбы при Президенте РФ. Ждем Вас у главного входа с 8.15 до 9.00. Регистрация с 8.30 до 9.00. |
Другой пример:
Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.
В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).
Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.
Уважаемый Иван Петрович! Ассоциация работников машиностроения Москвы приглашает Вас на совещание, посвященное современным проблемам развития машиностроения. Совещание состоится 15.06.2014 в 10 час. утра в зале заседаний Института приборостроения по адресу: Москва, Академический просп., 8, 2-й этаж. Проезд: ст. метро Щелковская, далее тролл. № 2 до остановки " Академический проспект". Председатель ассоциации Т.Г. Хижняков
|
Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить.
Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.
Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.
Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы.
Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию.
Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.
Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.
