Заголовок к тексту. Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала

Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос " О чем? " Например: О подготовке учебно-методических комплексов для студентов заочного отделения Если текст внутренней докладной записки не превышает 6-8 строк, допустимо не формулировать заголовок.

Текст

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и событий, мнение составителей и другая аргументированная информация, необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. В заключительной части содержатся выводы, предложения и рекомендации. Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки " предлагаю", " прошу", " считаю необходимым". Не рекомендуется употреблять архаичный оборот " Довожу до вашего сведения...".

В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и оперативности принятия решения рекомендуется обратная последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация. Особое внимание следует уделить языку и стилю докладных записок, т.к. при составлении текстов управленческих документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (" сообщаем, что в период...", " направляем на рассмотрение и утверждение...". " проверкой установлено, что...");

• ограниченная сочетаемость слов;

ПРАВИЛЬНО	НЕПРАВИЛЬНО
Вносить предложения	Давать предложения
Предоставить кредит	Выдать кредит
Обладать правом	Владеть правом
Вступать в силу	Входить в силу

 

• использование отглагольных существительных;

 

ПРАВИЛЬНО	НЕПРАВИЛЬНО
Оказать содействие	Посодействовать
Оказать поддержку	Поддержать
Произвести ремонт	Отремонтировать

 

• безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов (" считаю необходимым", " прошу", " предлагаю")

• использование сокращенных слов (экз,. с, см., и т.д.)

• использование универсальных слов с неопределенным значением;

• исключение из текста архаизмов(" сего года", " при сем направляем").

ПРАВИЛЬНО	НЕПРАВИЛЬНО
Продлить	Пролонгировать
Объявление	Анонс
Представить	Репрезентовать