Списки данных

Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

Примечание. В общей книге создать список нельзя. Чтобы создать список в книге, нужно запретить к ней общий доступ.

Списки Excel упрощают совместное использование данных несколькими пользователями за счет интеграции с Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователь обладает веб-адресом и разрешениями разработчика на узле SharePoint, он может задать общий доступ к своему списку и разрешить другим лицам просматривать, редактировать и обновлять список. Потом список Excel можно соединить со списком на узле SharePoint за счет синхронизации вносимых изменений с узлом SharePoint. Это позволит другим лицам видеть обновленные данные.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.

Темно синяя рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список.

Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка.

В список можно добавить строку итогов – особая строка в списке, в которой можно выбирать статистическую функцию для обработки числовых данных. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций.

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

· Сортировка и фильтрация списков. Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию.

· Обеспечение целостности данных. Для списков, не соединенных со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных. Например, в определенном столбце списка можно разрешить использовать только числа или даты. Ко спискам, соединенным со списками SharePoint, автоматически применяются средства проверки списков служб Windows SharePoint Services. Например, при публикации или соединении списка с сервером, на котором запущены службы Windows SharePoint Services, или при редактировании в программе Excel существующего списка SharePoint правила типов данных применяются для каждого столбца списка, чтобы проверить, что каждый столбец содержит только один тип данных.

· Форматирование объектов списка. Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа.

· Совместимость со списками Windows SharePoint Services. При публикации списка на узле SharePoint происходит создание пользовательского списка SharePoint. Если соединить список во время публикации или во время экспорта существующего списка SharePoint, можно редактировать список в автономном режиме и синхронизировать внесенные изменения со списком SharePoint позднее.

Для создания списков данных выполните следующие действия:

· Введите в ячейку первый член списка.

· Выделите область, где будет расположен список. Для этого нужно подвести указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажать левую кнопку мыши.

· Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца.

· После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

 

 

Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда в ячейку введен один из элементов имеющегося списка. Списки создаются в диалоговом окне «Сервис > Параметры» на закладке «Списки».

Можно построить список данных и другим способом, если указать шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего списка, выделить обе ячейки и затем, воспользовавшись тем же правым нижним углом выделения, продолжить выделение до нужной области. Две первых ячейки, введенные вручную, задают шаг списка данных.

Для построения произвольных списков данных выполните команду «Правка > Заполнить > Прогрессия». Появится окно диалога «Прогрессия», в котором вы можете установить параметры списка данных.

Списки дат и времени дня могут использовать приращения по дням, неделям, месяцам, годам. Чтобы получить список дат, вы должны указать повторяемость последовательности: дни, недели, месяцы или годы.

В режиме автозаполнения можно продолжать различные типы данных. Возможность автозаполнения логически продолжает некоторые заданные последовательности, например, Кв.3, Кв.4, Кв.5. Вы можете использовать возможность автозаполнения непосредственно с помощью перемещения курсора заполнения на рабочем листе или с помощью окна диалога «Прогрессия».

Отметим, что в поле ввода «Предельное Значение» можно ввести значение, на котором нужно закончить список. Если выделенная область заполняется до достижения этого значения, то построение списка прекращается. Поле ввода «Предельное Значение» может оставаться пустым. Тогда заполняется вся выделенная область.

Наиболее интересным параметром в окне диалога “Прогрессия” является флажок Автоматическое определение шага. Если он установлен, то вычисляется значение шага, опираясь на значения в верхних или левых ячейках выделения, для создания наиболее близкой к списку прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда). При установке этого флажка значение из поля ввода Шаг игнорируется.