СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS

Для этого щелкните по кнопке Надпись. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов Компьютерная школа нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift+Еnter. В конце ввода Справка нажмите клавишу Еnter. Сделайте надпись размером 18 пт. Выполните команду Формат / Размер / По размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы. В Области данных создайте еще три Надписи: «Дана настоящая в том, что» «является учеником (цей)», «группы» (рис.103).

16. Щелкните по кнопке Список полей. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише Сtrl, и перетащите их мышкой в Область данных. Удалите названия полей, оставьте только содержимое записей. Сделайте всю запись размером 12 пт и расположите ее в удобном для Вас виде. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише Shift. И выполните команды Формат / Выровнять / По левому краю и Формат / Выровнять / По нижнему краю. Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

17. Выберите Файл / Параметры страницы. В окне Параметры страницы задайте поля: верхнее и нижнее - по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.

18. В разделе Нижний колонтитул напечатайте надпись: Директор Компьютерной школы. Сохраните макет отчета с именем Справка. На рис.44 представлено возможное оформление отчета. Перейдите в режим Предварительного просмотра. Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

19. Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту.

20. Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

21. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид / Заголовок/примечание отчета. Щелкните по кнопке Сортировка и группировка.

22. В окне Сортировка и группировка (рис.104) в столбце Поле/выражение выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в Заголовке группы включите Да. В результате будет создан раздел Заголовок группы «Учебная группа» (рис.105). Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в Заголовке группы значение Нет. Закройте окно Сортировка и группировка.

Рис. 104	Рис. 105

23. Создайте в разделе Заголовка отчета надпись, которая будет единственной для всего отчета (рис.46): СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке Надпись на Панели элементов. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу Enter. Сделайте надпись размером 16 пт. Выполните команду Формат / Размер / По размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

24. Создайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14 пт. Передвиньте надпись на правый край страницы. Эта надпись будет появляться на каждой странице.

25. Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом - надпись группы.

26. Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных, уберите подписи полей. Сделайте поля размером 12 пт, выполните команду Формат / Размер / по размеру данных.

Рис. 106

27. В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в раздел Нижний колонтитул Пустое поле и удалите подпись поля. Выделите пустое поле и нажмите кнопку Свойства. Наберите значение =[Page] в строке Данные (рис.106). Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

28. Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите Линию. Отделите линиями все заголовки.

29. Уберите Линии сетки: выполните команду Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка).

30. Выберите режим Предварительного просмотра документа, и просмотрите отчет Список учеников, таким он будет напечатан на бумаге.

Рис. 107

31. Пронумеруйте записи в Области данных отчета Список учеников. Откройте отчет Список учеников, нажав на кнопку Конструктор. Добавьте в Область данных Пустое поле, поместив его перед полем Фамилия, и удалите надпись пустого поля. Выделите поле и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов. Введите в ячейку Данные выражение =1 (рис.107). В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего (рис.107). Закройте окно со свойствами полей. Перейдите в режим Предварительного просмотра. Обратите внимание, что номер каждой следующей записи увеличивается на 1, т.е. 1, 2, 3.... Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников.

Рис. 108

32. Подсчитайте количество записей в отчете. Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора. Добавьте в раздел Примечание отчета (команда Вид / Заголовок/Примечание отчета) Пустое поле, поместив его под полем Фамилия. Убедитесь, что нужное (свободное) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов. Введите в ячейку Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях. Измените подпись поля: Общее количество записей (Рис.108). В режиме Предварительного просмотра просмотрите результат (общее количество записей). Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

33. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов. Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать. В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

34. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке >. Щелкните по кнопкеДалее. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.

Рис. 109

35. Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке > (рис.109). С помощью кнопок — и? Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе. Щелкните по кнопкеДалее.

36. На следующем шаге можно отсортировать данные. Щелкните по кнопке Далее. Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопкеДалее. Выберите стиль отчета: Полужирный и щелкните по кнопке Далее. Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопкеГотово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Закройте отчет, согласившись с сохранением.

37. Выполните задания из Таблицы 10:

Таблица 10
1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты	2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:
Отчет0 - блок; Отчет2 - структура 1; ОтчетЗ - структура 2; Отчет4 - по левому краю 1; Отчет5 - по левому краю	Отчет6 - сжатый; Отчет7 - обычный; Отчет8 - строгий; Отчет9 - деловой; Отчет10 - спокойный.

38. Создайте почтовые наклейки. Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

В следующем окне щелкните по кнопкеДалее. В следующем окне вновь щелкните по кнопкеДалее. В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке >. Щелкните по кнопкеДалее.

39. В следующем окне укажите поля для сортировки (например Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее. Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

Предъявите преподавателю:

отчеты Адрес, Наклейки, Номера телефонов, Отчет1, Отчет2, Отчет3, Отчет4, Отчет5, Отчет6, Отчет7, Отчет8, Отчет9, Отчет10, Список учеников, Справка.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS

 

Лабораторная работа №4

 

Москва 2004

Практическая работа № 1.
Ознакомление с СУБД Access.

Цель работы: Ознакомление с основными понятиями БД. Приобретение навыков работы с существующей БД в MsAccess.

1. База Данных (БД) - это совокупность взаимосвязанных данных некоторой предметной области, организованных таким образом, что эти данные могут быть использованы для решения многих задач многими пользователями.

Иначе говоря, БД - совокупность упорядоченных сведений, относящихся к определенной теме. В базе данных хранятся данные об объектах, их свойствах и связях.

2. Многие компьютерные БД являются реляционными (от англ. relation - отношение). Реляционная модель данных представляется совокупностью двумерных (столбцы и строки) таблиц (объектов модели).В них данные хранятся в виде таблиц. Одна таблица содержит список однотипных данных.Каждая строка таблицы - это одна запись, т.е. все данные о конкретном предмете, каждый столбец (поле) описывает одно свойство предмета. (Например, таблица содержит список продуктов, где каждая строка-запись содержит наименование, цену и другие данные о конкретном продукте. Наименование продукта является первым полем, цена - вторым и т.д.). Чтобы идентифицировать записи в таблице и иметь возможность связывать данные из нескольких таблиц каждая таблица должна содержать так называемый первичный ключ - поле или совокупность полей, однозначно определяющих запись.Связи между логически связанными таблицами устанавливаются по равенству значений одинаковых полей (атрибутов). Через общие поля можно связать несколько таблиц друг с другом, чтобы далее работать с ними как с одной большой таблицей.

3. СУБД (Система Управления Базами Данных) - это совокупность языковых и программных средств, позволяющих организовать хранение, доступ и корректировку данных.

4. Microsoft Access - это высокопроизводительная система управления реляционными БД, которая предназначена для создания настольных БД и разработки приложений БД архитектуры клиент-сервер, работающих под управлением операционных систем семейства Windows.

5. БД, созданная в средеMsAccess, представляет собой файл с расширением mdb.

6. На первом этапе поработаем с уже существующей БД. Это база торгово-закупочной фирмы Борей. Указанная БД содержит информацию:

- о сотрудниках фирмы,

- о реализуемом товаре,

- о поставщиках,

- о клиентах,

- об оформленных заказах на товар.

С помощью хранящейся информации можно определять объем продаж за заданный период времени, наименее и наиболее продаваемый товар, оформлять счета на заказы и т.д.

7. Найдите файл Борей.mdb с помощью программы поиска и скопируйте его в свою папку. Можно переименовать.

8. Для запуска БД Борей можно воспользоваться одним из двух способов: I способ: нажать кнопку Пуск в панели задач и активизировать строку MsAccess в меню Программы. В окне MsAccess (рис.1) следует выбрать параметр Открыть базу данных, затем в имеющемся списке выделить строку БД Борей и нажать кнопку OK. Если такой строки нет, двойным щелчком активизируйте строку " Другие файлы…", и в появившемся окне осуществите поиск нужного файла. II способ: выполнить двойной щелчок мышью на пиктограмме БД Борей в окне Вашей папки.

Рис. 1	Рис. 2

9. В результате рассмотренных действий на экране в окне MsAccess появится окно БД Борей (рис.2).

10. Это окно имеет вкладки с названиями разных типов объектов MsAccess, из которых и формируется база данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Здесь же содержатся кнопки для работы с ними: Создать (для создания нового объекта), Конструктор (для работы со структурой объекта) и Открыть (для просмотра и редактирования данных). При работе в MsAccess система меню используется как правило реже, чем в других приложениях, так как многие операции могут быть выполнены просто из окна БД.

11. Щелкните по вкладке Таблицы. Таблица - главный объект, который пользователь определяет и использует для хранения данных.

12. Внимательно просмотрите названия всех таблиц БД. Затем активизируйте таблицу Сотрудники. Для этого выделите название указанной таблицы и щелкните по кнопке Открыть или выполните двойной щелчок на названии указанной таблицы.

Рис. 3

13. В открывшемся окне (рис.3) содержатся анкетные данные о сотрудниках фирмы. Текущая запись помечена значком 4 слева от записи в области выделения. Чтобы просматривать записи списка, можно воспользоваться полосой прокрутки или переключателем записей в нижней части окна таблицы.

Рис. 4

14. Предположим, что Вы - новый сотрудник фирмы. Введите в таблицу свои данные. Для этого следует нажать кнопку Новая запись Переключателя записей. Активизируется пустая строка таблицы. Поле Код сотрудника заполняется автоматически, так как имеет тип Счетчик. Данное поле является ключевым, т.е. однозначно определяющим каждую запись. Ввод данных в таблицу осуществляется построчно. Переход по ячейкам выполняется клавишами-стрелками или клавишей Tab. Если в поле имеется кнопка вызова списка (рис.4), попробуйте нажать ее и воспользоваться одним из предложенных вариантов заполнения (таким образом можно избежать ошибок ввода данных). Переход на новую строку выполняется нажатием клавиши Enter или Tab. Поле Фотография следует пропустить.

15. Введите данные еще одного сотрудника.

16. Чтобы удалить запись, следует ее выделить (щелкнув мышью слева от записи в области серого цвета) и в меню Правка (или в контекстном меню) выбрать команду Удалить запись. Удалите запись с данными сотрудника, введенного последним.

17. Чтобы переместить столбец, требуется его выделить ( щелкнув мышью по заголовку столбца) и перетащить его в нужное место указателем мыши в форме белой стрелки. Поместите столбец Имя перед столбцом Фамилия.

18. Изменить ширину столбца можно переместив границу его заголовка. Сделайте более широким столбец Должность.

19. Отформатируйте таблицу. Для этого следует воспользоваться командами меню Формат или кнопками панели Форматирования. Обратите внимание, что изменения проводятся сразу во всех ячейках таблицы.

20. Для изменения данных в поле записи требуется установить в выбранное поле текстовый курсор и заменить имеющийся текст новым. Измените должность в Вашей записи на Представитель.

Рис. 5	Рис. 6

21. Поиск данных по значению поля осуществляется командой Правка / Заменить или кнопка Найти Стандартной панели инструментов. В поле Образец поиска (рис.5) введите искомый текст, например, Москва. В поле Просмотр задайте направление поиска - все. Выберите условие поиска Совпадение - поля целиком. Укажите область поиска - Сотрудники: таблица. Нажмите кнопку Найти. Затем нажимайте кнопку Найти далее.

22. Проведите поиск сотрудников с должностью Представитель.

23. Проведем замену данных. Заменим обращение г. на г-н. Замена данных выполняется командой Правка / Заменить. В поле Образец поиска (рис.6) введите данные: г. В поле Заменить на введите текст: г-н. В поле Просмотр задайте направление поиска - все. Выберите условие поиска Совпадение - поля целиком. Сбросьте все флажки. Нажмите кнопку Заменить все. На вопрос о продолжении операции ответьте утвердительно.

24. Отсортируем записи, например, по значению поля Фамилия в алфавитном порядке. Для этого следует выделить это поле (щелкнув левой кнопкой мыши по его заголовку) и нажать кнопку Сортировка по возрастанию в Стандартной панели инструментов. Иначе можно выбрать команду Записи / Сортировка и указать направление сортировки.

25. Отбор данных (фильтрация). Существует четыре вида фильтров:

- фильтр по выделенному фрагменту (позволяет вывести на экран только те записи таблицы, которые содержат выделенный фрагмент);

- фильтр для (позволяет вводить условие отбора непосредственно в контекстном меню таблицы);

- обычный фильтр (позволяет отбирать данные с помощью специального окна задания условий отбора);

- расширенный фильтр (указывает, какие записи выводить на экран и определяет порядок их появления при помощи окна расширенный фильтр, которое идентично окну запроса.

Мы воспользуемся только первым и третьим фильтрами.

26. С помощью фильтра по выделенному выберем всех сотрудников, принятых на работу в 1992 году. Для этого выделим в поле Дата найма любой записи 92. Затем нажмем кнопку Фильтр по выделенному в Стандартной панели инструментов или выберем команду Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному. Снимите фильтр: отожмите кнопку Удалить Фильтр Стандартной панели инструментов или выполните команду Записи / Фильтр / Удалить фильтр.

27. С помощью обычного фильтра выберем сотрудников, фамилии которых начинаются на букву К идолжность - Представитель. Чтобы воспользоваться обычным фильтром, надо вывести на экран окно для задания условий отбора кнопкой Изменить фильтр Стандартной панели инструментов или командой Записи / Фильтр / Изменить фильтр. В поле Фамилия появившегося окна (рис.7) задаем условие отбора: К*, а в поле Должность - Представитель. Если вводятся значения в несколько полей, то между ними будет установлено отношение типа " И";. После вода условий следует выполнить команду Записи / Фильтр / Применить фильтр или нажать кнопку Применение фильтра Стандартной панели инструментов. На экране появятся только записи, соответствующие заданному условию. Чтобы снять фильтр следует отжать кнопку Удалить Фильтр в Стандартной панели инструментов или выполнить команду Записи / Фильтр / Удалить фильтр.

Рис. 7

Рис. 8

28. С помощью обычного фильтра можно установить для условия отбора отношение «ИЛИ». Выберем сотрудников, должность которых Представитель или Менеджер по продажам. Для этого откройте окно задания условий отбора обычного фильтра, затем во вкладке Найти (рис.8)следует выбрать поле Должность и задать в нем условие Представитель, затем перейти на вкладку Или и в том же поле задать условие Менеджер по продажам. После задания условий следует применить фильтр и просмотреть результат фильтрации. Затем можно снять фильтр, чтобы отобразить полный список.

29. Закройте таблицу Сотрудники. Ответьте утвердительно на предложение сохранить изменения в таблице. Сохранение можно проводить и командой Файл / Сохранить, не закрывая окна таблицы.

30. У фирмы Борей появился новый поставщик, предоставивший некоторый интересующий фирму товар. Введем информацию сначала о поставщике, а затем о его товаре. Откройте таблицу Поставщики. Обратите внимание на то, что данные в большинстве полей записей могут повторяться. Исключение составляет ключевое поле, идентификатор записи. В данной таблице это Код поставщика. Введите данные о новом поставщике. Закройте таблицу, сохранив новую запись.

31. Активизируйте таблицу Товары и создайте запись о новом товаре. Ключевым полем является здесь поле Код товара. Тип товара следует выбрать из предложенного списка. Необходимо также указать заданного Вами поставщика. Воспользуйтесь фильтром для просмотра всех товаров выбранного типа. Закройте таблицу, сохранив новую запись.

32. При изучении уже имеющейся БД следует обратить особое внимание на Схему данных. В ней отражена структура всех таблиц БД (названия полей, выделены ключевые поля) и связи между таблицами. Чтобы увидеть схему данных следует выполнить команду Сервис / Схема данных или нажать кнопку Схема данных Стандартной панели инструментов (рис.9).

Рис. 9

33. Связи между таблицами часто обусловлены смыслом задачи. Связь - это логическое соединение двух таблиц с помощью полей, имеющих общие значения. Как правило, в каждом соединении участвует, по крайней мере, одно ключевое поле. Связанные поля могут иметь разные имена, но у них должны быть одинаковые типы данных.

34. Существует три типа связей:

- Один - к - одному,

- Один - ко - многим,

- Многие - ко - многим.

Связь один - к - одному устанавливается, когда одна запись из первой таблицы соответствует только одной записи из другой таблицы и наоборот.

Связь один - ко - многим указывает, что одна запись из первой таблицы может быть связана с произвольным количеством записей из второй таблицы, но одной записи из второй таблицы соответствует только одна запись из первой. Например, один клиент может сделать несколько заказов, но конкретный заказ соответствует только одному клиенту, поэтому в БД Борей между таблицами Клиенты и Заказы установлена связь один - ко - многим. Связующим полем является поле Код клиента.

Связь многие - ко - многим устанавливается, когда одна запись из первой таблицы соответствует произвольному количеству записей из другой таблицы и наоборот. Например, в одном заказе может быть выбрано любое количество наименований товара, а любой товар может размещаться сразу в нескольких заказах. Когда две таблицы находятся в связи многие - ко - многим, следует разбить эту связь на две отдельных связи типа один - ко - многим. Для этого надо создать третью таблицу, которая связана с двумя исходными таблицами по принципу один - ко - многим. В нашем примере это таблица Заказано. Как правило, в такой таблице каждая запись однозначно определяется сразу двумя полями, которые являются первичными ключами в двух других таблицах. Внимательно просмотрите все имеющиеся связи и закройте окно схемы данных.

35. Активизируйте вкладку Запросы. Запрос - это объект Access, с помощью которого пользователь может получить нужные данные, выбранные по некоторым признакам из одной или нескольких таблиц. Чтобы просмотреть результат запроса следует выполнить двойной щелчок на его названии или выделить его и нажать кнопку Открыть. Выполните запрос Товары с ценой выше средней. Посмотрите, находится ли в списке выбранных товаров созданный Вами. Закройте запрос.

36. Перейдите на вкладку Формы. Формы предназначены для ввода, вывода и изменения данных или управления работой приложения, т.е. форма - средство организации интерфейса пользователя. Именно через формы осуществляется работа пользователя с таблицами и запросами.

Существует несколько типов форм.

Рис. 10
Рис. 11

37. Простая - позволяет видеть в окне формы только одну запись или ее часть. Листание записей осуществляется кнопками переключателя записей, расположенного в нижней части окна формы. Такая форма может быть многостраничной или иметь вкладки. Откройте одну из форм Сотрудники (рис.10) двойным щелчком мыши по наименованию формы или, выделив его, нажмите кнопку Открыть. Найдите в ней свою запись. Добавьте информацию еще об одном сотруднике. Для этого нажмите кнопку Новая запись переключателя записей или одноименную кнопку в Стандартной панели инструментов. Откроется бланк для ввода данных. Переход между полями осуществляется клавишей Tab или клавишами - стрелками. Закройте форму с сохранением данных.

38. Ленточная - позволяет просматривать список записей с небольшим количеством полей. Примерами ленточных форм могут служить формы Телефоны клиентов и Список товаров (рис.11). Откройте эти формы и просмотрите их. Найдите в списке товаров свой товар. Закройте формы.

Рис. 12

Рис. 13

39. С помощью табличной формы можно увидеть список записей в виде простой таблицы. Как правило, такой вид используется при создании подчиненных форм, т.е. вложенных в другие формы. В нашем примере это Подчиненная форма Заказы (рис.12).

40. Сложная форма обычно отображает запись из одной таблицы и связанные с нею записи из другой таблицы. Примером может послужить форма Заказы (рис.13).

Откройте ее и заполните бланк нового заказа. Для этого нажмите кнопку Новая запись переключателя записей. В открывшемся окне чистого бланка выберите из списка клиента, на которого будет оформлен заказ. Обратите внимание, что основные сведения о выбранном клиенте будут помещены в бланк заказа автоматически. В списке поля Продавец найдите свои данные. Задайте в полях Размещено и Исполнено текущую дату, а затем введите информацию об одном или нескольких товарах (один из них должен быть создан Вами ранее). Наименование товара выберите из предложенного списка. После заполнения сохраните данные и закройте форму.

Рис. 14

Рис. 15

41. Существует отдельный вид формы - Главная кнопочная форма. Она представляет собой кнопочное меню БД. Активизируйте эту форму (рис.14) и посмотрите, как она работает. Обычно такая форма появляется на экране сразу после загрузки БД.

42. При работе с формами можно использовать фильтрацию данных. Откройте форму Товары. С помощью одного из фильтров выберите товары того же типа, что и созданный Вами продукт. Возле переключателя записей будет указано, сколько записей удовлетворяют заданному условию. Отмените фильтр и закройте форму.

43. Перейдите на вкладку Отчеты окна БД. Отчеты используются для представления информации из БД в виде печатного документа. В отчетах можно вычислить и отобразить промежуточные и общие итоги для больших наборов данных, вставить рисунки, диаграммы. Они могут применяться для создания красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и т.д. Активизировать отчет можно двойным щелчком левой кнопки мыши по его заголовку или, выбрав наименование отчета, нажмите кнопку Просмотр (вместо кнопки Открыть ). Данные отчета отображаются в режиме предварительного просмотра, но их нельзя редактировать. Переход по страницам отчета осуществляется с помощью Переключателя страниц в нижней части окна. Просмотрите отчет Суммы продаж по годам (рис.15). Найдите информацию о Вашем заказе.

44. Большинство кнопок панели инструментов в режиме просмотра отчета схожи с кнопками панелей инструментов предварительного просмотра в программе MsWord. Интерес представляет кнопка Связи с MsOffice. С ее помощью можно сохранить отчет как отдельный файл в MsWord или MsExcel. Сохраните просматриваемый отчет как файл Продажи.doc. Закройте окно отчета, нажав кнопку Закрыть панели инструментов.

45. Просмотрите и другие отчеты.

46. Следующие две вкладки представляют объекты, относящиеся к более мощным средствам Access. Макросы обеспечивают автоматическое выполнение набора действий в ответ на некоторое событие. Они могут помочь пользователю сэкономить время работы. Модули позволяют писать программы на языке Visual Basic для создания более сложных приложений.

47. Окончание работы в MsAccess. Для выхода из БД Борей следует закрыть ее окно. Для выхода из MsAccess закройте окно этой программы.

Предъявите преподавателю

таблицу Сотрудники с а) новыми сотрудниками, б) заменой данных на г.; таблицу Поставщики, Товары и форму Заказы с новыми данными, Главную кнопочную форму, продемонстрируйте выполнение одного из фильтров, отчет Суммы продаж по годам своей новой записью, файл Продажи.doc; окно схемы БД.

Контрольные вопросы.

1. Что называется БД?

2. Для чего предназначены СУБД?

3. Что является основным объектом базы данных MsAccess?

4. Как организована таблица БД?

5. Что такое ключевое поле таблицы?

6. Как создать новую запись в таблице?

7. Как удалить запись в таблице?

8. Как осуществить замену данных в таблице?

9. Как можно отформатировать таблицу?

10. Для чего используются фильтры?

11. Какие типы фильтров существуют?

12. Какие типы связей Вам известны?

13. Для чего используются запросы?

14. Для чего предназначены формы?

15. Какие виды форм Вам известны?

16. Как ввести новую запись в форму?

17. Что такое отчеты?

18. Как преобразовать отчет в отдельный файл?

19. Для чего используются макросы и модули?

Практическая работа № 2.
Создание БД «Торговая фирма».

Цель работы: Научиться создавать таблицы БД, устанавливать между ними связи.

1. Создание электронной БД следует начать с подготовительного этапа. Надо решить, какие объекты будут описываться в БД, т.е. какие таблицы требуется сформировать, какие поля будут заданы в каждой таблице, и выбрать ключевое поле для однозначного определения записей. Затем необходимо установить связи между таблицами.

2. Задачей данной работы является создание БД фирмы, торгующей кондитерскими изделиями. Она должна содержать данные о клиентах фирмы, о продаваемом товаре, о сделанных заказах на товар. Для упрощения задачи будем считать, что каждый заказ может быть оформлен только на один вид товара.

Рис. 16
Рис. 17

3. Электронную БД можно создать двумя способами: с помощью Мастера БД с использованием имеющихся шаблонов или " с нуля" (вручную). Выберем второй способ.

4. Для запуска MsAccess из главного меню Windows нажмите кнопку Пуск и активизируйте строку Microsoft Access в меню Программы. В окне MsAccess (рис.16) выберите параметр Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

5. В открывшемся окне предлагается задать имя создаваемой БД. В поле Имя файла введите Свою фамилию в качестве названия Вашей БД. Тип файла БД по умолчанию имеет расширение .mdb. Проследите, чтобы сохранение осуществлялось в Вашу директорию (проверьте запись в поле Папка и при необходимости укажите нужную). Нажмите кнопку Создать (рис.17).

6. На экране появится окно БД, состоящее из шести вкладок, которые пока пусты.

7. Работу следует начать с формирования таблиц. В нашем примере надо построить три таблицы: Клиенты, которая будет содержать данные по клиентам фирмы, Продукты, хранящую данные о товаре на складе, и Заказы, для оформления операций по продаже товара.

8. Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе разрабатывается структура таблицы: названия п