Класифікація документів. Вимоги до оформлення документів. Синтаксичні мовні норми

СРС: Тема 5. Документи щодо особового складу

Docendo discimus

(Сенека)

І. Документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Відповідно до змісту і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів: за найменуванням; за змістом і спеціалізацією; з а призначенням: щодо особового складу, організаційні тощо; з а походженням: службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань; особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань; з а місцем укладання: внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено; зовнішні, що чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами; з а напрямом(спрямуванням): вхідні, що надходять до закладу, підприємства, установи; вихідні, що адресовані за межі установи, організації; за способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації: стандартні (типові) – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, диплом тощо); нестандартні (нерегламентовані) – лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка тощо); індивідуальні – укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (звіт, оголошення тощо); за ступенем складності (кількістю відображених питань): прості – відображають одне питання чи один факт; складні – відображають два й більше питань чи фактів; за стадіями створення: оригінали; копії (відпуски, витяги, дублікати); за терміном виконання: звичайні безстрокові (нетермінові) – виконуються в порядку загальної черги; термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо; дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну; за ступенем гласності (секретністю): звичайні (несекретні) – для загального користування; для службового користування; секретні та цілком секретні – для обмеженого користування; за юридичною силою: справжні – чинні, нечинні; підробні – фальсифікати; за технікою відтворення: рукописні; відтворені механічним способом; за терміном зберігання: тимчасового (до 10 р.) зберігання; тривалого (понад 10 р.) зберігання; постійного зберігання.

ІІ. Документи мають відповідати такимвимогам:

1. не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

2. видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

3. відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

4. бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

5. бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.