Технология работы. 1. Відкрийте папку Контакты. .

1. Відкрийте папку Контакты. Створіть новий " контакт ". Для цього клацніть на кнопці Создать на панелі інструментів

2. Відкриється вікно картки " контакта" (рис. 4).

Рис. 4. Картка " контакта "

3. Уведіть відомості про контакт у пропоновані поля на вкладці Общие. Біля деяких полів розташовані кнопки, які дозволяють увести інформацію більш точно. Наприклад, клацніть на кнопці Полное имя. Розкриється додаткове вікно введення імені (Рис. 5). Заповните поля, пов'язані з ім'ям контакту.

Рис.5 Додаткове вікно Проверка полного имени для введення імені.

4. Перейдіть на вкладку Подробности. Заповните додаткові відомості про контакт. Якщо якісь відомості вам невідомі або не потрібні, можна залишити поля незаповненими.

5. На вкладці Действия надалі будуть відбиватися всі дії, пов'язані із цим контактом: телефонні дзвінки, відсилання повідомлень і інших.

6. Відомості про кожний контакт зберігаються в окремій картці. Закрийте вікно контакту й перегляньте, як представлені відомості в папці Контакты. На Рис. 5 наведено одне з уявлень - Адресные карточки.

7. Створіть кілька контактів з різними організаціями, з якими ваше підприємство підтримує ділові відносини.

8. Створіть кілька контактів зі співробітниками з одного підприємства. Для цього:

клацніть двічі

· на існуючому контакті

· виберіть команду із меню Действия > Создать контакт у тім же підприємстві; відкриється вікно, у якому деякі поля, пов'язані з адресою й телефонами підприємства, будуть уже заповнені;

· введіть відсутні відомості, а також зміните, якщо це необхідно, існуючі.

9. Внесіть у папку Контакты дані про співробітників вашого підприємства, і, насамперед, відомості про директора.

10. Змініть поточні уявлення відомостей про контакти в папці, використовуючи команду Вид > Текущее представление і вибравши уявлення із запропонованого списку:

· Адресные карточки

· Подробные адресные карточки

· Список телефонов

· По организациям или другие.

Завдання 2. ТЕЛЕФОННИЙ ДЗВІНОК

Облік ділових телефонних переговорів дуже важливий. Раніше при доброї організації роботи використалася спеціальна книга обліку телефонограм, де відображалися відомості: кому або від кого був дзвінок, дата, час, текст повідомлення, хто прийняв (передав). У середовищі Оutlook можна автоматично створювати запис про зроблені телефонні переговори.

При наявності модему, Оutlook може набирати номера телефонів контактних осіб. При цьому в Оutlook може фіксуватися час розмови, що заноситься в

Дневник. Туди ж можна занести замітки про розмову. Навчиться зв'язуватися з контактною особою по телефоні й робити запис про телефонний дзвінок.