Обработка таблиц

После создания предварительного макета следует внести в таб­лицу информацию: добавить в ячейки текст, числа и, при необ­ходимости, произвести вычисления.

На данном этапе производится окончательное форматирование макета таблицы: удаление или добавление новых строк и столб­цов, объединение ячеек и др.

Для добавления строки:

- маркировать целиком столько строк таблицы, сколько нужно вставить. Для этого поместить курсор мыши слева от таблицы в поле маркировки и при нажатой левой кнопке переместить указатель мыши по вертикали вдоль маркируемых строк,

- выбрать в меню Таблица команду Добавить строки.

Новые строки вставляются над маркированными и маркируются. Для вставки строк за последней строкой абзаца поместить курсор в начало абзаца, следующего за таблицей, и выбрать ту же команду. В появившемся диалоговом окне указать число вставляемых строк (формат ячеек добавляемых строк соответствует формату ячеек столбца, в котором они располагаются).

Добавление новых колонок выполняется следующим образом: в таблице маркируется столько колонок, сколько необходимо вставить, выбирается команда Добавить столбцы в меню Таблица. Новые колонки вставляются в таблицу слева от маркированных. Для расширения таблицы вправо, дополняя ее новыми колонками, поместить курсор за последней клеткой первой строки, выбрать в меню Таблица команду Выделить столбец, затем - команду Добавить столбцы.

Изменение ширины колонки выполняется с помощью мыши или меню:

Ÿ в случае использования мыши указатель мыши помещается на правой ограничительной линии изменяемой колонки, затем, удерживая нажатой левую клавишу мыши, буксировать разделительную линию в нужную сторону;

Ÿ в случае работы с меню маркируется колонка и выбирается команда Высота и ширина ячейки в меню Таблица. В диалоговом окне выбрать опцию Столбец, затем установить значения ширины колонки и расстояние между текстом в колонках.

Для изменения высоты строки маркировать изменяемую строку, открыть диалоговое окно команды Высота и ширина ячейки в меню Таблица и выбрать в нем раздел Строка. Затем в диалоговом окне выбрать способ определения высоты - Высота строки: Авто (в соответствии с размером данных), Минимум (не менее указанного в поле), Точно - в точности, как указано в поле.

Для изменения расстояния между колонками маркировать колонку, выбрать раздел Столбец в диалоговом окне команды Высота и ширина ячейки меню Таблица. В появившемся диалоговом окне установки ширины колонки в поле Интервал между столбцами задать нужную величину. Выбрать OK.

Для сортировки данных всей таблицы (включая перестановку целых строк) маркировать отобранные для сортировки строки (строку заголовка, не участвующую в сортировке, не маркируют). Выбрать опцию Сортировка меню Таблица. В поле Тип определить тип данных, подлежащих сортировке. С помощью кнопок По убыванию и По возрастанию установить вид сортировки. При необходимости изменить опции сортировки в окне Параметры. Нажать OK.

Для сортировки данных в отдельной колонке вызвать команду Сортировка меню Таблица. В полях Сортировать и Затем установить номера колонок, содержимое которых будет использовано при сортировке. В поле Тип задать тип данных, подлежащих сортировке. Установить вид сортировки. При необходимости изменить опции сортировки в диалоговом окне Параметры. Нажать OK.

Добавление ячеек выполняется аналогично добавлению строк и колонок. Для этого маркировать в таблице то число ячеек, которое необходимо добавить. В меню Таблица выбрать команду Вставить ячейки. В диалоговом окне вставки выбрать способ: Сдвиг ячеек вправо - сдвиг маркированных клеток вправо и вставка на их место пустых, Сдвиг ячеек вниз - сдвиг вниз, вставка целой строки, вставка колонки. Нажать OK.

Разделение и соединение ячеек выполняется для оснащения таблицы заголовком - общим для всех или нескольких столбцов таблицы. Простейшее решение в этом случае - объединение нескольких клеток строки для получения ячейки большей величины. При слиянии ячеек содержимое каждой рассматривается как отдельный абзац внутри объединенной ячейки. Абзацы располагаются один под другим. Объединенные таким образом ячейки можно разбить на составляющие.

Для объединения ячеек маркировать все объединяемые ячейки строки и вызвать команду Объединить ячейки меню Таблица.

Для разделения объединенной ячейки на составляющие маркировать объединенную ячейку и выбрать в меню Таблица команду Разбить ячейки.

Для удаления ячеек, строк или колонок маркировать нужную область и в меню Таблица выбрать опцию, соответственно, Удалить ячейки, Удалить строки, Удалить столбцы.

Таблицу можно разделить на последовательные части (это необходимо, например, для вставки рисунка или переноса на другую страницу). Для разделения таблицы на две поместить курсор на строку, за которой вводится раздел, и нажать Ctrl+Shift+Enter или использовать команду разделения таблицы Разбить таблицу меню Таблица. Для размещение нового абзаца в начале таблицы курсор ввода помещают в первую ячейку таблицы и нажать Ctrl+Shift+Enter.

Для удобства чтения и четкого оформления списка адресов необходимо снабдить все ячейки таблицы контурными линиями. Для этого маркировать всю таблицу (указатель мыши поместить левее таблицы в поле маркировки, щелкнуть левой клавишей мыши при нажатой клавише Ctrl). Вызвать команду Обрамление и заливка меню Формат. В окне выбрать раздел Обрамление. Выполнить необходимые установки. Нажать OK.

Вычисления в таблицах

При вычисленияхв таблице учитываются координаты ячеек таб­лицы (номера столбца и строки, см. табл. 3.1), например, С4 — четвертая ячейка в третьем столбце. Для ссылки на несколько ячеек используется двоеточие ": ". Например, первым четырем ячейкам третьего столбца будут соответствовать координаты С1: С4. При ссылке на целый столбец или строку можно не ука­зывать первую и последнюю ячейку, т. е. С: С — все ячейки третьего столбца, а 3: 3 — все ячейки третьей строки таблицы.

Чтобы произвести вычисления в таблице, необходимо выполнить следующие действия.

Ø Установить курсор в ту ячейку, куда следует поместить ре­зультат вычислений.

Ø Выбрать команду Таблица- Формула. В результате выполне­ния этой команды открывается диалоговое окно Формула (рис. 3.3). По умолчанию в строке Формула предлагается наи­более подходящее выражение для указанной ячейки. Если формула не соответствует цели вычисления, то она вводится самостоятельно.

Рис.3.3

Ø Ввод формулы начинается с ввода в строке Формула знака равенства " =". Далее следуют необходимые комбинации функций (можно выбрать из списка Вставить функцию ), ко­ординаты ячеек и математические операторы. Функция имеет вид: , где в скобках указываются аргументы функции, разделенные точкой с запятой "; ". Аргументами могут быть числа, формулы и адреса ячеек. В поле Формат числа можно указать формат для представления результатов вычислений.

Ø После ввода формулы следует подтвердить ее ввод нажатием кнопки ОК.

Ø Для проверки формулы, содержащейся в данной ячейке, из контекстного меню следует выбрать команду Коды/Значения полей. Для возвращения к числовым значениям следует по­вторно применить к ячейке указанную команду.

Ø В случае использования однотипных вычислений рекомендует­ся скопировать формулы в нужные ячейки и последовательно обновить поля, содержащие формулу. Для этого вызывается контекстное меню скопированной формулы и выполняется команда Обновить поле.

Следует отметить, что существует два способа помещения формул в таблицу.

Для вставки формул курсор помещается в нужную ячейку, в меню Вставка выбирается команда Поле. В поле Категории устанавливается категория Формулы и в списке полей Поля выбирается поле =(Формула). В поле Код поля вводится выражение, подлежащее вычислению. Нажимается кнопка OK.

Для вставки результата в соответствующую ячейку используется также команда Формула меню Таблица описанная выше.