Экономическая информация как база управленческого анализа

 

Экономический анализ занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих решений. В связи с этим комплексность, глубина и эффективность экономического анализа во многом зависят от объема и качества информации, используемой при его проведении. Но анализ выступает не только как потребитель информации, он и сам создает ее для собственной потребности.

Информация (informatio) - латинское слово, которое означает разъяснение, осведомление, изложение.

Под информацией обычно понимают упорядоченные сообщения о процессах и явлениях, происходящих во внешнем мире; совокупность каких-либо знаний, данных, но не любых данных, а лишь тех, которые раскрывают объект с неизвестной стороны.

Носители информации бывают немашинные (устные, телефонные и в виде документов) и машинные (перфокарта, перфолента, магнитные ленты, диски и т.д.).

Информация, объективно отражающая процессы и явления реального мира, законы его существования, факты социально-экономического и научно-технического характера, результаты анализа, обобщения и прогнозирования, имеет высокую общественную ценность. На получение, обработку и хранение информации расходуется труд и значительные материальные средства. В связи с этим любая общественно полезная информация характеризуется стоимостью.

Сохранность и рациональное использование информации - одна из важнейших задач предприятий и организаций, которые ею владеют.

Информация неотделима от процесса информирования. Вот почему, с одной стороны, необходимо рассматривать источники информации, с другой - ее потребителей. Связь между ними очерчивается следующим определением: информация - это новые сведения, принятые, понятые и оцененные как полезные конечным ее потребителем. Информация делает нас более осведомленными, снимает неясность, которая неизбежно возникает при недостатке данных. Она может быть выражена набором букв, цифр, других условных знаков (символов) и осмысливается в результате чувственного восприятия и представлений человека.

Для качественного управления необходимо оптимальное количество информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом предмете и принять правильное решение. Чрезмерная избыточность информации мешает быстро ее перерабатывать, анализировать и обобщать, что может привести к необоснованным заключениям. С целью уменьшения объема информации ее стремятся сжать путем кодов, шифров, машинно-ориентированных языков и т.п., что одновременно повышает ее полезную емкость, эффективность. Особенно успешно решается данная проблема в результате функционирования АСУ, устраняющего поток ненужной, избыточной информации.

Управление хозяйственной деятельностью предприятий и объединений предполагает принятие решений. Информация служит средством процессов управления. Ее цель - уничтожение неопределенности.

Различают два понятия: данные, полученные в результате фиксации тем или иным способом изменений в процессах и явлениях, и информация, накапливаемая путем соответствующей обработки данных. Понятие «данные» нередко заменяют понятием «исходная информация», а «информация» - понятием «результативная информация», так как сбор данных обычно влечет за собой и принятие управленческих решений. В тех случаях, когда различие между информацией и данными не нужно подчеркивать, они употребляются как синонимы.

Информацию нельзя считать доступной для использования до тех пор, пока она не зарегистрирована. Информация обычно регистрируется в носителях документальной формы, а применяемая в оперативном анализе может быть выражена и в устной форме.

Экономическая информация представляет собой систему (совокупность) сведений о производственно-сбытовой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности предприятий, объединений, других подразделений народного хозяйства и охватывает все области их хозяйственной деятельности. Она сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Деятельность предприятий складывается из огромной совокупности событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Основными из них являются:

1) информация независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям анализа, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент необходима аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения резервов повышения эффективности производства;

2) объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Первичные документы объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Но, к сожалению, имеют место и подлоги, искажения, приписки, ошибки. Переложение первичной регистрации операций: на машины (телефоны, телетайпы, телевидение и другие контрольно-измерительные и передающие устройства) не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных;

3 ) единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации. Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Однако этот основополагающий принцип не всегда соблюдается. Первичная документация в различных организациях даже одной и той же отрасли не унифицирована, тем более нет такой унификации на предприятиях разных отраслей, при различных формах собственности. В настоящее время устанавливаются единые формы бухгалтерской отчетности, приближенные к международным стандартам. Все предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами (кооперативы, арендные, коллективные и частные предприятия, совместные предприятия с учетом иностранного капитала, государственные предприятия и организации), составляют бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках по единым формам. Единство отчетных форм основывается, естественно, и на общих принципах счетоводства. Хотя этот принцип, как указывалось выше, не всегда соблюдается;

4) оперативность информации. Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику своевременно. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ЭВМ и т.д.;

5) система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование ее данных. Вместе с тем она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствования информационных потоков путем устранения лишних данных и введения необходимых.

Система управленческой информации отличается сложностью. Причем наблюдается тенденция усложнения взаимосвязей в информационном потоке. Одновременно происходит систематический рост объемов информации, ее избыточности при информационной недостаточности для принятия оптимальных управленческих решений. Экономическая информация весьма неоднородна. Все это усложняет ее использование в управлении экономикой.

Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении. В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект экономическая информация может классифицироваться по различным признакам:

по изменяемости - на постоянную (условно-постоянную), которая не изменяется в течение какого-то периода времени (месяца, квартала, года и т.д.), и переменную;

по насыщенности - на недостаточную, достаточную и избыточную;

по отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области;

по полезности - на полезную и бесполезную;

по способу изображения - на текстовую, цифровую, алфавитную, алфавитно-цифровую и графическую (графики, диаграммы, схемы, чертежи);

по функциональному назначению - на плановую, нормативную, учетную и отчетную;

по отношению к процессу обработки данных - на обрабатываемую и необрабатываемую;

по степени обработки - на первичную, промежуточную (подвергающуюся соответствующей обработке) и результативную;

по отношению к управляемому объекту - на внутреннюю (образуемую на самом предприятии) и внешнюю (поступающую из-за его пределов), входящую (поступающую на управляемый объект) и исходящую (поступающую от управляемого объекта);

по объему необходимых сведений для управления экономикой предприятий и объединений на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному аспекту их деятельности;

по форме представлений - на письменную и устную.

С применением в анализе, управлении экономикой ЭВМ возросла роль информационного обеспечения и повысились требования к нему, появились условия создания единой централизованной информационной системы, получившей название банка данных (БД).

Автоматизированный банк данных (АБД) - это современная организация сбора информации с целью ее автоматической обработки. Специфика подобной системы состоит в том, что она предлагает наличие упорядоченных данных. Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информационных массивов (файлов), поддержание их в рабочем состоянии и постоянную готовность к выдаче информации для решения аналитических и других управленческих задач.

База данных должна отвечать следующим требованиям:

содержать минимально необходимые, но достаточные данные для решения аналитических и других управленческих задач;

допускать расширение данных и подключение новых файлов без изменения программы обработки данных;

предусматривать минимальное, причем контролируемое, дублирование данных и исключать возможность появления противоречивой информации.

В настоящее время база данных многих АСУ имеет ряд существенных недостатков. Главные из них заключаются в том, что в большинстве АСУ существует общий информационный блок, включающий нормативно-справочную информацию, а в рамках отдельных подсистем созданы массивы базовой информации. Как результат - наличие неоправданной избыточности плановой, нормативной и другой базовой информации, ее дублирование и трудности в обеспечении согласованности данных различных информационных массивов.

Неоднократное использование информации, находящейся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности. К техническому процессу ведения базы данных предъявляются также высокие требования, поскольку он должен обеспечивать минимальную возможность возникновения ошибок, наибольшую вероятность их выявления с наименьшими затратами времени и средств на исправление ошибок, надежную сохранность и своевременное обновление базы данных [17].