Анализ расходов на информационные системы

 

Корпорация Microsoft совместно с компанией Interpose проанализировали расходы на информационные технологии и разработали модель ССВ, которая позволяет определить этот показатель и применить его при оптимизации структуры расходов. Данная модель может быть использована руководителями предприятия и способствует упрощению анализа и управления прямыми и косвенными затратами, связанными с эксплуатируемыми информационными технологиями. Оптимизация модели ССВ приводит к выявлению структурных недостатков.

Проведенный анализ расходов на информационные технологии выявил их усредненные значения на зарубежном предприятии:

• компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0 обходится организации каждый год в среднем в 6515 USD;

• капитальные затраты на аппаратно-программые средства составляют около четверти всех расходов на информационные технологии;

• значительная часть из остальных затрат связана с администрированием и технической поддержкой, неявными расходами на поддержку компьютерных систем, которые производятся рядовыми пользователями.

По утверждению создателей, модель ССВ позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и операции с соответствующими инструментальными средствами.

В подходе, разработанном Microsoft и Interpose, анализируются структуры затрат д.ля различных видов потребителей (серверов, клиентских мест, сетевых компонентов, принтеров), проводится их классификация (портативные компьютеры - настольные, сервер файлов и печати - сервер приложений). Данная модель способна учесть различные характеристики каждого вида потребителей (фондов) и оптимизировать ввод данных для анализа.

 

По данным Г. Шегрозе, некое усредненное распределение затрат для использования ИТ может быть представлено следующим образом:

 

1. Аппаратно-программные средства 25 %

2. Администрирование 21 %

3. ИС конечных пользователей 21 %

4. Поддержка 16 %

5. Простои 7 %

6. Разработка 5 %

7. Коммуникации 4 %

 

Все затраты разделяются на две группы: плановые (1, 2, 4, 6) и внеплановые (3, 5).

 

Плановые затраты состоят из расходов:

• на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и очередные обновления);

• на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и субподряда, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

• на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);

• на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

• на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и доступа к серверам).

 

Внеплановые затраты возникают тогда, когда рядовые пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам. Данный тип затрат сложно поддается учету и представляет собой большую проблему, так как, согласно исследованиям Interpose, свыше 50 % средних расходов организаций на информационные технологии образуется вне традиционных бюджетов и редко учитываются предприятиями. Внеплановые затраты могут представлять также скрытую опасность, так как при нерациональном сокращении расходов на информационные технологии происходит перераспределение функций технической поддержки с профессиональных работников непосредственно на рядовых пользователей, при этом начинается резкий неконтролируемый рост таких затрат.

Создатели модели ССВ с помощью специальной методологии способствуют организации исследований и количественного анализа внеплановых затрат, которые:

 

• связаны с конечными пользователями (самостоятельное разрешение проблем, обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);

• вызваны простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).

Кроме того, существует категория неявных затрат, то есть скрытых расходов на информационные технологии, которые также следует учитывать:

• оплата труда сторонних работников (на диагностику, консультирование, техническую поддержку и т.д.);

• стоимость времени эксплуатации компьютерной и организационной техники, в течение которого низкоквалифицированные сотрудники использовали оборудование не эффективно или не по прямому назначению;

• стоимость оплаченного времени работы сотрудникам отдела информационных технологий, в то время как сотрудники работали не эффективно или не работали вообще;

• стоимость времени работы персонала, потраченного на ожидание помощи специалистов и сотрудников;

• стоимость затрат времени сотрудников, потраченного на организацию хранения файлов резервного копирования;

• стоимость затрат времени сторонних специалистов и сотрудников предприятия на восстановление потерянной информации.

 

 

Дальнейшая декомпозиция затрат позволила расширить и конкретизировать список плановых и внеплановых затрат по группам

 

· Аппаратура и программное обеспечение

· Аппаратура

· Стоимость оборудования (приводится полная стоимость оборудования без учета амортизации).

· Амортизация оборудования (амортизационный срок берется в зависимости от типа техники).

· Апгрейд (включает все обновления и изменения в аппаратной конфигурации.

· Память (расходы на увеличение объема памяти как клиентских мест, так и остальных устройств, содержащих модули памяти).

· Устройства хранения информации.

· Периферия (принтеры, сканеры, плоттеры и т. д.).

· Сетевое оборудование (концентраторы, коммутаторы, сетевые карты, маршрутизаторы, мосты и т. д.).

· Программное обеспечение.

· Операционные системы.

· Приложения (офисное и специализированное программное обеспечение, фирменное и самостоятельно разработанное).

· Вспомогательные программы (диагностические, отладочные, программы-дефрагментаторы, криптографические, антивирусные и т.д.).

· Программы для коммуникаций (клиентские компоненты, браузеры, FTP-программы, почтовые программы, средства удаленного доступа и т.д.).

 

· Управление

· Диагностирование и ремонт компонентов сети.

· Управление и планирование трафика. Оптимизация производительности (выполняется системным администратором и включает в себя выявление узких мест в сети и принятие соответствующих мер).

· Администрирование пользователей (добавление, удаление, изменение прав).

· Поддержка операционных систем.

· Текущие регламентные работы (профилактика).

· Сервис.

· Прочие работы по управлению сетью.

· Изучение и планирование развития системы.

 

· Определение стоимости и закупка оборудования.

· Лицензирование и дистрибуция программного обеспечения.

· Управление имуществом (оборудованием).

· Управление приложениями.

· Контроль за секретностью и защита от вирусов.

· Конфигурирование и перенастройка оборудования.

· Установка оборудования.

· Управление дисками и файлами.

· Планирование емкости устройств хранения данных.

· Управление доступом к данным.

· Архивирование и резервное копирование.

· Прогнозирование неисправностей и восстановление.

· Оперативная работа.

· Помощь административного персонала.

· Нерегулярное обучение (административный состав).

· Поддержка, осуществляемая сторонними организациями (аутсорсинг).

· Обучение административного персонала.

· Обучение конечного пользователя.

· Затраты на передвижения.

· Закупки.

· Прочие расходы на оперативную работу.

· Контракты на поставку.

· Контракты на поддержку.

· Учебные курсы и сертификация.

 

· Расходы на конечного пользователя

· Ежегодные затраты административного персонала на конечного пользователя. Ежегодные временные затраты конечного пользователя на работу с информационным сервисом.

· Поддержка другими пользователями и самоподдержка.

· Внеплановое обучение конечного пользователя.

· Разработка и написание скриптов конечным пользователем.

· Среднее время ежедневной работы на компьютере.

· Среднее время, затраченное на соединение, при использовании переносного компьютера.

· Средний процент критически важных данных, размещенных на локальном диске пользователя (для определения уровня рисков и соответственно расходов и потерь, которые могут последовать в результате уничтожения критически важных данных).

· Среднее время вызовов сервисной службы за месяц (мин),

· Врем простоя (мин).

· Время, потраченное на компьютерные игры (мин).

· Средний процент ложных вызовов.

· Средняя продолжительность каждого вызова.

· Среднее время, в течение которого проблема разрешается сервисной службой (час).

· Средний процент вопросов, решенных после первого вызова.

· Среднее время, затраченное в месяц на поиск помощи вне стандартной службы поддержки.

· Типичный вид деятельности, прерванный на время оказания поддержки.

· Работа над другими заданиями, не относящимися к прямому выполнению служебных обязанностей.

· Время, затраченное на ожидание помощи.

· Чтение руководств и онлайновой справочной системы.

· Поддержка совместной работы.

· Среднее время, затраченное на чтение руководств и онлайновой справочной системы.

· Среднее время, затраченное на помощь коллегам.

· Запланированные простои (в часах).

· Расходы на запланированные простои

· Незапланированные простои (в часах).

· Расходы на незапланированные простои.

 

 

Пути снижения совокупной стоимости владения

 

Снижение ССВ приобретает сегодня все большее значение. Комплексный подход к решению данной проблемы включает обеспечение таких направлений, как:

 

поддержка средств сетевого управления;

• обеспечения централизованной закупки идентичных моделей техники;

• наличие автоматического управления рабочими местами и программы инвентаризации системы;

• наличие встроенной диагностики вирусов на серверах и клиентских местах;

• наличие централизованной службы помощи, располагающей базой знаний по возможным возникающим проблемам;

• встроенная система обнаружения ошибок для отслеживания и предупреждения незапланированных простоев;

• обеспечение доступа пользователей только к необходимым для выполнения рабочих обязанностей программным продуктам;

• унифицированные аппаратные и программные компоненты рабочих мест;

• наличие системы защиты важнейших данных и план скорейшего их восстановления;

• наличие системы мониторинга изменений конфигурации рабочих мест;

 

• последовательная замена компонентов на новые, более экономичные;

• регулярное обучение рядовых пользователей наиболее эффективным методам работы с прикладными программами;

• регулярное обучение сетевым технологиям и сертификация административного персонала;

• регулярное исследование затратных компонентов стоимости владения и их постановка на замену в инвестиционной программе.

 

По данным Gather Group, уменьшить ССВ на 35 % можно путём использования архитектуры NET PC. Экономия за счет использования NET PC складывается из:

• меньшей начальной цены,

• меньших затрат на поддержку,

• стабильности этой аппаратной платформы.

Gather Group в более поздних отчётах отмечает, что снижение ССВ за счёт применения сетевых компьютеров составит не более 23%. Однако специалисты считают, что примерно такие же показатели экономии при автоматизации офисов могут быть достигнуты на базе Windows-терминалов и NET PC.

По данным компании Мicrosoft, существуют пути снижения ССВ при внедрении Windows NТ c Zero Administration Kit, Systems Management Server и Microsoft Office.

 

Снижению совокупной стоимости владения информационными технологиями в определенной части способствует инициатива «нулевых расходов на администрирование» (Zеrо Administration Kit). Программный продукт Zеrо Administration Kit предлагает несколько типовых сценариев использования рабочих станций, в зависимости от решаемых задач. С помощью программного продукта можно автоматически ограничить работу пользователя определенными рамками. Zеrо Administration Kit способствует сокращению расходов из-за ошибок рядовых пользователей.

 

Применение Windows -терминалов также может снизить ССВ.

 

Windows-терминал представляет собой компьютер с установленным клиентским программным обеспечением для доступа к Microsoft Windows NT Server, Terminal Sever Edition. По мнению Microsoft, экономическая эффективность Windows -терминалов складывается из двух составляющих: низкой стоимости оборудования и нулевых затрат на администрирование.

Причиной низкой стоимости, оборудования является возможность использования морально устаревшей техники. Технология использования состоит в назначении компьютеру (терминалу) виртуального подразделения операционной системы Microsoft Windows NT Workstation. Терминал выдает получаемую информацию на экран и, таким образом, при наличии одного высокопроизводительного сервера появляется возможность продолжения использования устаревшего оборудования.

Определенную часть затрат в ССВ занимают затраты на установку и настройку операционной системы. Данная расходная часть резко увеличивается, если крупным предприятием приобретается большое количество одинакового оборудования. Решением этой проблемы может быть применение специализированных программных продуктов, позволяющих сократить время установки операционной системы и упростить ее конфигурирование.

Одним из таких программных продуктов может быть пакет Microsoft System Preparation. Его работа состоит из двух основных этапов: подготовка и запись на внешний носитель образа диска эталонной рабочей станции; автоконфигурации, в процессе которой администратор может уточнить ряд параметров рабочей станции.

Развитием методологии совокупной стоимости владения может стать разрабатываемая специалистами компании Gather методология совокупной оценки возможностей (Total Value of Opportunity, TVO). Ее задача - расширить понимание эффекта и возмож-ных затрат на информационные технологии, учтя возможные риски и оценивая эффект в сопоставлении со стратегическими целями компании.