Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Особенности официально-делового письма. Требования к деловому письму.




Деловая письменная речь — одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования — создание документа.

Документ — материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц.

Стандартизация и унификация — одни из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов.

Унификация— приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структурны, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Стандартизацияофициальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Ре­зультаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

1. Информирование адресата.

2. Привлечение внимания к проблеме.

3. Побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий).

4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т. д.).

5. Инициирование и поддержание деловых отношений.

6. Решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги. Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя такие виды документов, как служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение; целевая установка — побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указаниях; если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам документов, как договор, доверенность, справка; инициирование, поддержание отношений реализуется с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а предупреждение, требование, отказ актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется с помощью устойчивых языковых моделей, соответствующих данному типу документа. Например:

Цель Тип документ? Языковые модели
Информирование служебная записка довожу до Вашего сведения
  сопроводительное письмо высылаем запрошенные Вами...
    письмо-сообщение ит.д.   информируем Вас о том, что ... и т. д.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реа­лизуются в виде устойчивых логических форм — моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза и приступаем к его выполнению.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора.

Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке. Наименее трудоемким способом составления официаль­ного письма является использование типовых текстов и

текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст- это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания документа.

Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках; при оформлении текстов договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в де­ловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Требования к содержанию документов определяются тремя условными принципами: 1) лаконизм документа; 2) достоверность информационного сообщения, его убедительность; 3) ясность и точность документа.

ОСНОВНЫЕ требования к информационному насыщению документа:

- целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи - убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д.

Лаконизм(оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц) сочетается в деловых посланиях с требованием полноты информации.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что документ плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Аргументированность информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послание. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Таким образом, точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок — основа убедительности любого делового послания, особенно в письмах, отражающих экстремальные, кризисные моменты в сфере деловых отношений.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигаются предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные — глагол обсчитать имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные. Отказать под благоприятным предлогом - прилагательное благоприятный имеет два значения: 1. Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л. Например, благоприятный момент, благоприятные условия. 2. Хороший, одобрительный. Например, благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом.

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «вступать в знакомство с кем-либо»; «получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет офи­циально-деловую окраску и употребляется только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо». Деловые бумаги должны соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств.







Дата добавления: 2015-10-18; просмотров: 3173. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2020 год . (0.002 сек.) русская версия | украинская версия