Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Оформление реквизитов документов.




При составлении документа особое значение имеют реквизиты.

Неправильное, неточное их оформление лишает документ юридической силы, что, в конечном итоге, снижает эффективность письменного делового общения.

Реквизиты- это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Требования к содержанию и оформлению реквизитов документов определяются ГОСТами.

Основные реквизиты и правила их оформления:

Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема.Эмблема организации — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Донской государственный технический университет (ДГТУ)

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать, почтовым правилам Министерства связи России. Бели организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) и на иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса).

Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления иди получения. Например: 22.06.2003 (возможен обратный вариант 2003.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифрового способа передачи дат: 22 июня 2003 г.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09- - индекс структурного подразделения; 12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на №02-05/71 от 27.05.2003.

Адресат.Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Например:

Министерство общего я профессионального

образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата — в дательном:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федераций Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организаций входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:

Начальнику отдела статистики

Министерства общего и

профессионального образования

Российской Федерации

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

Адрес.Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических яиц);

название улицы, номер доха, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка л т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

При адресовании документа официальному лицу снача­ла указывается должность, фамилия и инициалы получателя, затем адрес организации, например:

Директору фирмы «Авис»

г-же И.А. Кондратьевой ,,э

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Самара, 443081

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя, например:

ул. Пушкинская, 23, кв. 45 Ростов-на-Дону, 344022 И.Н. Васильеву

Заголовок к тексту.Указывает на содержание документа с предлогом о без кавычек: о подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова касательно (нас.), касается. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется со строчной буквы (в письмах - с прописной) и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст.Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, решения). Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного офици­ально-делового общения.

Отметка о наличии приложения.При наличии их в документе делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Подпись.В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках уч­реждений, название учреждения в подписи не указывается, например: -

Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностны­ми лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина (личная подпись) (личная подпись) В.М. Степанов А.П. Миронов

Отметка об исполнителеразмещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович 32-45-78

Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.

 

 







Дата добавления: 2015-10-18; просмотров: 530. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2020 год . (0.01 сек.) русская версия | украинская версия