Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Официальные письма. Виды официальных писем




Официальными письмами обмениваются организации, учреждения, должностные в частные лица.

В основе классификации официально-деловой переписки лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, письмо-предложение, письма претензии и ответы на эти виды писем и др.).

Основные виды коммерческой корреспонденции:

• коммерческий запрос;

• ответ на запрос;

• письмо-предложение;

• ответ на предложение;

• письмо-претензия (рекламация);

• ответ на рекламацию;

• информационно-рекламные письма.

Актуальность коммерческой корреспонденции как формы делового общения между предприятиями и организациями значительно возросла в последнее время в связи с коммерциализацией экономики. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько точно, грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки. Коммерческое послание, помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем, при составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Например: I. Согласно нашей договоренности просим сделать нам предложение на доставку— 2. Мы будем рады, если Вы сообщите нам о возможности поставки— Оба предложения выражают просьбу, однако второе настраивает адресата на установление уважительных, доброжелательных отношений.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Письмо-запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письмо-запрос обычно состоит их двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключе­нии ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей, таких, например, как: Просим выслать нам предложение на поставку... Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...; Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение...

Письмо-запрос может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар, интересующий покупателя; об изменении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т. п.).

Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т. е. от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя. Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма. В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложить этот вопрос до... Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение.

Письмо-предложение (оферта) — это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя либо по инициативе продавца. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении предложения используются стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)...; Товар будет поставляться в... квартале текущего года.

Ответ на предложение. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии; доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара; требование уценки товара и т. д.).

При составлении текста рекламации используются стандартные модели: К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены) Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Стандартные модели ответа на рекламацию: Приносим свои извинения за...; Ваша претензия признана необоснованной. В последнее время широкое распространение получили коммерческие документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщение о видах про­изводимых товаров и услуг. К ним предъявляются особые требования: запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Письма этого типа являются нерегламентированными; отличаются большей свободой выбора языковых средств. Так, в них часто встречаются оценочные конструкции: безупречная работа, разумная ценовая политика гибкая система скидок. Информативность рекламных коммерческих писем отличается нацеленностью на интересы, практические потребности потенциального потребителя, партнера.

 







Дата добавления: 2015-10-18; просмотров: 1196. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2020 год . (0.003 сек.) русская версия | украинская версия