Организация рабочего дня администратора2.1. Администратор должен прийти на рабочее место в 9.30 с целью принять смену у ночного администратора, а именно: · Проверить отчет по программе 1С (У-отчет, Z-отчет), · Проверить закрытие программы соляриев «SunTimer 5.0», · Проверить отчет с терминала по приему банковских карт, · Сверить данные отчеты с фактическим наличием денежных сумм, · инкассировать деньги в сейф, · открыть свою смену в программе 1С, и в программе «SunTimer 5.0», · открыть свою админку в ON-LINE записи и BITRIX24 · Отослать отчет в форме смс директору по персоналу по выполнению/не выполнению текущих планов. 2.2. Принять солярии по факту исправности, а именно визуально принять каждую кабину солярия на:
2.3. При выявлении технических неисправностей администратор обязан сообщить об этом техническому специалисту и назначить время проведения ремонтных работ. Если техническая неисправность не будет ликвидирована в течение рабочей смены, сообщить об этом сменному администратору. 2.4. Принять иные помещения парикмахерской на предмет качества проведенной уборки. Особое внимание уделить:
2.5. Администратор несет ответственность за качество и добросовестность уборки в помещениях, все претензии руководителей или сотрудников идут на счет администратора. Он имеет право принять решение о смене, увольнении или дополнительном вызове уборщицы на объект для исправления ситуации. 2.5. Администратор имеет право до начала смены использовать ресурсы парикмахерской и студии загара для создания внешнего образа - укладка, макияж, загар. 2.6. При выходе на смену администратор отслеживает опоздавших сотрудников. Если сотрудник опоздал на смену без уважительной причины более чем на 15 минут, он обязан сообщить об этом директору по персоналу. 2.7. В случае неявки на смену кого-либо из сотрудников, администратор обязан сообщить об этом директору по персоналу. 2.8. Администратор отслеживает приход мастеров парикмахеров на смену и первого клиента (если он не по записи и не к определенному мастеру) отдает тому, кто пришел на смену первый. Исключение – если у мастера парикмахера не готово рабочее место. 2.9. Администратор должен убедиться в соответствии внешнего вида работников предприятия их должностным и технологическим инструкциям до начала смены и при необходимости указать на необходимые изменения и проследить за их обязательным исполнением. 2.10. С началом рабочей смены администратор проверяет наличие и достаточность средств для осуществления деятельности предприятия: Наличие расходных материалов парикмахерской: ü Одноразовых полотенец ü Воротничков ü Пеньюаров ü Фартуков ü Шапочек для процедур по уходу за волосами ü Одноразовых перчаток ü Фольги Наличие расходных материалов студии загара: ü Одноразовых полотенец под ноги ü Одноразовых полотенец для лица ü Стикини ü Шапочки-шарлотки ü Аламинол (дез.средство) ü Достаточное количество укомплектованных наборов для загара Наличие расходных материалов кабинета маникюра-педикюра: ü Одноразовых полотенец 30х75, 30х30 ü Одноразовых простыней ü Ватных дисков ü Одноразовых перчаток ü Фольги ü Одноразовых тапочек для педикюра Наличие воды для кулера. 2.10. В случае необходимости администратор составляет заказ в соответствующие фирмы. 2.11. Каждое воскресение администратор совместно с парикмахерами смены контролирует комплектацию мини-лаборатории:
2.12. Администраторы, прикрепленные к объекту, один раз в месяц, а именно, последняя среда месяца, организуют генеральную уборку. Рабочая смена заканчивается в этот день в 20.00:
2.13. Администратор совместно с младшим администратором отслеживает и поддерживает чистоту всего предприятия в течении своей смены. 2.14. Администратор не должен допустить, чтобы в течение всего рабочего дня на кухне находилось более двух человек одновременно. 2.15. Администратор контролирует выход работников за территорию предприятия – не более двух человек одновременно. 2.16. Администратор контролирует, чтобы мастера парикмахеры и мастера маникюра-педикюра находились в основном зале, в поле его видимости. 2.17. Администратор встречает клиентов парикмахерского зала, не допуская прямого обращения клиента к мастеру, независимо оттого, работает он в данный момент с другим клиентом или нет. 2.18. Администратор выявляет запрос клиента, уточняет его, с помощью наводящих вопросов и называет окончательную цену услуги в соответствие с прейскурантом. 2.19. Если запрос клиента требует конкретизации, приглашает для консультации мастера парикмахера, который будет обслуживать данного клиента. 2.20. Администратор не имеет право принимать наличные и безналичные расчеты до момента окончательного выполнения работ. 2.21. Администратор производит окончательный расчет клиента по информации, предоставленной мастером парикмахером, с учетом каких-либо дополнений и изменений о которых клиент должен был быть уведомлен мастером. 2.22. Администратор блокирует конфликтные ситуации с мастером, связанные со стоимостью услуг и не допускает подобные формы общения в присутствие клиента. 2.23. Администратор обязан проводить клиента в зал ожидания или к месту работы мастера. 2.24. Администратор продолжает нести ответственность за клиента до момента, пока мастер не взял его в работу (предложить чай, кофе, рассказать об имеющихся в данный момент акциях, привлечь внимание к магазину профессиональной косметики). 2.25. Администратор контролирует выполнение мастером парикмахером следующий условий: не начинать любую работу с клиентом, не надев на него одноразовый воротничок, пеньюар – одноразовый или многоразовый в зависимости от оказываемой услуги. 2.26. В обязанности администратора входит регулирование потока клиентов парикмахерского зала с учетом индивидуальных особенностей мастера и технологической инструкции, а именно пунктов, включающих в себя регламент по времени работы. 2.27. Администратор ведет запись клиентов к мастерам с учетом времени, отведенного на выполнение той или иной формы услуг, опираясь на технологическую инструкцию мастера-парикмахера. 2.28. Администратор отслеживает и обеспечивает равномерность распределения клиентов (по сумме заработка) между всеми мастерами на смене в равных долях. Исключение: если все мастера заняты, то клиент направляется к свободному мастеру, независимо от его суммы заработка. 2.29. Если существующая запись к мастеру парикмахеру опаздывает и предупреждает, администратор обязан позвонить следующим клиентам по записи и урегулировать время. 2.30. Если существующая запись к мастеру парикмахеру опаздывает более чем на пять минут, и клиент не предупредил об опоздании, администратор имеет полное право посадить к мастеру другого клиента. 2.31. Администратор может предупредить клиента, желающего получить услугу, что если существующая запись не подойдет в течение пяти минут, то он посадит клиента к мастеру. 2.32. Администратор вправе предупредить клиента, что если он опоздает его запись могут сдвинуть или отменить вовсе, без уведомления. 2.33. Администратор получает утвержденные графики для всех сотрудников до 25 числа каждого месяца. Администратор в чью смену приходит график, сразу информирует всех сотрудников и собирает данные о желаемых подменах/заменах, различных форс-мажорах. Вносить изменения в график без согласования с директором по персоналу запрещается. 2.34. Администратор вправе оперативно решать вопрос с графиком работников, не нарушая утвержденного количества сотрудников на смене:
2.35. Администратору запрещается принимать решения о возможности парикмахера «уйти пораньше», «отлучиться на часик», не выйти на рабочую смену со слов работника, без личного подтверждения директора по персоналу. 2.36. Администратор не имеет права общаться с клиентами об условиях работы, оплаты, выручках, количестве клиентов, составе руководства и действий этого руководства, о мастерах парикмахерах (их преимуществах и недостатках). Нарушение данного пункта может стать основанием для увольнения сотрудника. 2.37. Администратору запрещается высказывать свое оценочное суждение о мастерах, позволять высказывать их другим сотрудникам и поддерживать в таких оценочных суждениях клиента, даже если он отзывается о сотрудниках других предприятий индустрии красоты. 2.38. Администратор следит за тем, что сотрудники не имеют права раздавать свои личные телефоны и некорпоративные визитки. Всю информацию клиент может получить через телефон предприятия, сайт парикмахерской isterika.me. 2.39. Администратор следит за тем, чтобы мастера парикмахеры фотографировали свои работы «до и после» (минимум одна работа за день). 2.40. Администратор следит за тем, чтобы сотрудники не выставляли в INSTAGRAM фотографии без корпоративной рамки и фотографии с хэштегами isterika. 2.41. Администратор не позволяет другим сотрудникам, а тем более клиентам занимать рабочее место мастера парикмахера и мастера маникюра-педикюра. 2.42. Администратор не позволяет мастеру парикмахеру пользоваться инструментом другого мастера без его согласия. 2.43. Администратору запрещается пользоваться инструментом мастера парикмахера без его разрешения. 2.44. Администратору, мастерам парикмахерам, младшему администратору запрещается входить в кабинет маникюра и педикюра без стука. Администратор дожидается пока выйдет мастер. 2.45. Администратор не позволяет мастерам парикмахерам и мастерам маникюра-педикюра во время процедуры общаться по телефону и разговаривать с коллегой на темы, не касающиеся их профессиональной деятельности. 2.46. Администратор в 21.30 направляет младшего администратора делать генеральную уборку в помещениях студии загара, а именно – вынести мусор, протереть полы в кабинах, столы, стулья, весы, коврики, зеркала, все видимые части внутри солярия и пластик снаружи. Обо всех выявленных неполадках сообщить ночному администратору. Если для полноценной уборки требуется сделать перерыв в работе студии загара, администратор вправе ее допустить. 2.47. Администратор не вправе требовать от мастера парикмахера, мастера маникюра-педикюра после 21.00 производить какие-либо работы, которые задержат сотрудника дольше 22.00. 2.48. Администратор не вправе задерживать младшего администратора дольше 22.00. 2.49. Администратор может дать мастеру клиента после 21.30, если по регламенту технологической инструкции эта услуга может быть завершена до 22.00. 2.50. Если в 21.40 у мастера нет клиента, администратор вправе отпустить его. 2.51. Администратор в 21.45 вправе начать подводить предварительные итоги, производить окончательный расчет клиентов, собирать подписи сотрудников в зарплатной ведомости. Ответственность за отсутствие подписи в ведомости несет администратор. 2.52.Администратор строго следит за тем, чтобы кабинет маникюра-педикюра был закрыт под ключ. 2.53. Администратор не имеет права покидать предприятие, в случае если мастера еще не завершили обслуживание клиентов. 2.54. Администратор обязан позвонить дежурному ночному администратору в 21.45, если его нет на предприятии и поставить в известность начальника ночной смены. 2.55. Администратор в курсе, что если ночной администратор опаздывает более чем на полчаса, то он оплачивает такси до дома дневному администратору. 2.56. Администратор в курсе, что если он опаздывает более чем на пол часа, то он оплачивает ночному администратору такси до дома. 2.57. Администратор вправе предъявлять претензии и пожелания начальнику ночной смены, если администраторы ночной смены систематически не сдают чистую смену, систематически опаздывают. 2.58.Администратор вправе принять решение о том, чтобы ночной администратор привел себя в порядок, если посчитает, что он выглядит неподобающим образом. 2.59. Администратор должен сдать смену ночному администратору, а именно: · Сдать чистые помещения в студии загара, · Снять отчет по программе 1С (У-отчет,Z-отчет) · Снять отчет по заработной плате, · Закрыть программу соляриев «SunTimer 5.0», · Снять отчет с терминала по приему банковских карт, · Инкассировать деньги в сейф. 2.60. Администратор созванивается со сменщиком (в конце второго дня смены) и передает ему оперативную информацию о своих сменах и имеющихся форс-мажорах. 2.61. Администратор обязан отослать отчет в форме смс директору по персоналу – итоги продаж всех сотрудников поименно, итоги по он-лайн записи, итог текущих планов. В месяцы, когда проходят те или иные акции, структура смс меняется, о чем администраторы уведомляются заранее. 2.62. Администратор не имеет права находиться на объекте просто так, так же как и другие сотрудники, в нерабочее время (не в день своей смены). 2.63. Администратор и все сотрудники информированы о том, что в свой выходной можно обслужиться в парикмахерском зале или кабинете маникюра-педикюра по полной стоимости прейскуранта. Согласовывать это с руководством не надо. 2.64. Администратор и другие сотрудники могут воспользоваться услугами студии загара до или после рабочей смены. 2.65. Если мастер парикмахер отсутствует на своем рабочем месте, администратор должен посадить клиента в рабочее кресло мастера, а потом пригласить мастера. В случае, если мастер находиться рядом, рекомендуется поступать также. 2.66. Клиентов мастера маникюра-педикюра администратор провожает в зону ожидания и после этого ставит в известность мастера, чтобы мастер мог подготовиться к работе с клиентом. 2.67. Если у администратора нет возможности посадить клиента с улицы к мастеру (все мастера работают), он предлагает ему подождать, либо записаться на определенное время. Если клиенту это неудобно, администратор предлагает ему визитку, чтобы в следующий раз клиент мог позвонить и записаться на удобное для него время, и рассказывает про возможность on-line записи. 2.68. Администратор, если мастеру оставляют чаевые, должен сразу их отдать мастеру.
3. Регламент ведения ON-LINE записи. 3.1. Администратор информирован о том, что выполнение/не выполнение регламента ON-LINE записи, влияет на показатели KPI, и может привести к премированию или депримированию администратора. 3.2. Администратор, открывая с утра смену, должен войти на сайт в свою админку, строго под своим логином. 3.3. Заявки (купоны), оформленные в период с 22.00-9.00, обзваниваются исключительно администратором (а не младшим администратором) по будням после 11.00 утра, по выходным после 12.00. 3.4. Администратор обязан обработать поступившую заявку в течении 15мин. Не выполнение данного пункта влечет к депримированию администратора, по одному из пунктов KPI. 3.5. В случае, если администратор не дозванивается до клиента, в примечаниях ставится пометка «не дозвонились, перезвонить в …» и в течении своей смены дозванивается. 3.6. В примечании, любой заявки по студии загара, делается пометка «подтвердил(а)» 3.7. В примечании, любой заявки по парикмахерскому залу и кабинету маникюра-педикюра, ставится пометка «дата и время, на которое записали клиента». 3.8. В случае переноса записи, администратор обязан поменять комментарий в примечании. 3.9. В случае отказа заявка аннулируется. 3.10. В случае, если клиент не приходит по записи и не перезаписывается на другое время, заявка аннулируется. 3.11. Администратор обязан передать по смене своему сменщику о всех необработанных заявках. 3.12. Администратор спрашивает код у клиента, который он получил на свой e-mail, перед обслуживанием, и гасит заявку сразу же. В случае если клиент не показывает код, то купон не действителен.
|
