Организация документооборота в отделе судебных приставов

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

В отделе различается три основных потока документации:

1 документы, поступающие из сторонних организаций, граждан - входящие;

2 документы, направляемые в другие организации и гражданам - исходящие;

3 документы, создаваемые непосредственно в отделе и используемые в управленческом процессе (письма, докладные, служебные записки) - внутренние.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в отдел корреспонденции осуществляется канцелярией. Поступающая в отдел корреспонденция принимается работником канцелярии у почтальона. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования.

В канцелярии вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично»). Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям.

Регистрация корреспонденции осуществляется в день ее поступления в отдел. На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере. Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электронной базы данных «Служебная корреспонденция», которые хранятся в электронном виде и на бумажных носителях в форме журнала.

Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета входящих документов в регистрационные формы электронной базы данных канцелярии:

1 регистрационный входящий номер документа;

2 корреспондент;

3 наименование документа;

4 дата документа;

5 краткое содержание (заголовок к тексту);

6 резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения поручения, автор резолюции).

Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации:

1 печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

2 копии документов, поступившие для сведения;

3 поздравительные письма и телеграммы;

4 формы статистической отчетности;

5 пригласительные билеты;

6 бухгалтерские документы.

В канцелярии на этих документах ставится только дата поступления.

Документы, адресованные непосредственно должностным лицам (ответственным исполнителям), после регистрации передаются по назначению. Зарегистрированные документы передаются руководству отдела (в соответствии с распределением обязанностей) для рассмотрения и вынесения резолюции. Документы, рассмотренные руководством, направляются на исполнение с отметками в регистрационных формах не позднее следующего рабочего дня.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на утверждение (подписание) руководством отдела, подготовку к пересылке адресату. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней (если иной срок не установлен в резолюции руководства отдела или в самом поручении).

Исходящие служебные письма и другие документы до передачи на регистрацию и отправку в канцелярию проверяются исполнителем документа на наличие необходимых реквизитов: подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера служебного телефона. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается на регистрацию вместе с инициативным документом.

Работник канцелярии, осуществляющий регистрацию, проверяет правильность оформления исходящих документов и наличие приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки. Дата и регистрационный исходящий номер документа проставляются работником канцелярии.

Устанавливается следующий состав реквизитов для учета исходящих документов в регистрационной форме электронной базы данных канцелярии:

1 дата документа;

2 регистрационный исходящий номер документа;

3 номер и дата документа, на который направляется ответ;

4 корреспондент;

5 адресат;

6 наименование документа;

7 краткое содержание (заголовок к тексту).

Отправка исходящей корреспонденции производится только канцелярией. Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Внутренние документы – документы, создаваемые непосредственно в отделе и используемые государственными гражданскими служащими в управленческом процессе (докладные, служебные записки).

Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов регистрационных форм электронных баз данных (регистрационных журналов) по учету внутренних документов:

1 регистрационный номер внутреннего документа, присвоенный по месту его исполнения;

2 дата документа;

3 корреспондент;

4 адресат;

5 наименование документа;

6 краткое содержание (заголовок к тексту).

Внутренние документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме электронной базы учета входящих документов в категории «внутренние документы». Передача документов между сотрудниками отдела осуществляется через канцелярию под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в отделе используются поисковые системы по документам, как в традиционном, так и в электронном виде.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники:

1 классификатор видов документов;

2 классификатор корреспондентов;

3 классификатор исполнителей;

4 номенклатура дел.

Помимо перечисленных в поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

В автоматизированной системе организации документооборота, используемой в канцелярии, поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Объем документооборота – количество документов за определенный период времени (месяц, полугодие, год), проводится по данным регистрационно-контрольных форм. За единицу подсчета принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры, предназначенные для отправки адресатам, подсчитываются отдельно.

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности специалистов, занятых в сфере делопроизводства, определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Одним из построений учета является анализ по вынесению судебными приставами-исполнителями постановлений и поручений о временном ограничении права выезда должникам.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ. Ответственные лица за ведение делопроизводства в отделе учитывают документы при получении и при подготовке к отправке. Результаты учета документооборота обобщаются канцелярией по полугодиям и представляются руководству отдела в виде учетной формы.