Системы классификации и кодирования

 

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования.

Классификатор это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Используется самая простая система кодирования — порядковая. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации:

§ минимизацией объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи;

§ сортировка и поиск информации по ключевым признакам;

§ разработка сводных экономических отчетов по различным признакам;

§ декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:

§ Общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.

§ Отраслевые, единые для конкретной отрасли.

§ Региональные, единые для данной территории.

§ Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого значения.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырех десятков и условно делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции - ОКП), ОК строительной продукции.

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Большинство классификаторов имеет блочную структуру кодовых слов, что позволяет вести компьютерную обработку информации с использованием отдельных блоков кодовых обозначений или их частей.

Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются:

· структурные подразделения,

· работающие поставщики и покупатели,

· акционеры,

· материалы,

· готовая продукция,

· изделия,

· детали,

· соединения,

· полуфабрикаты;

· операции технологического процесса;

· основные средства,

· специальности и др.

Разработка классификаторов состоит из четырех этапов:

1. Установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию.

2. Систематизация объектов по определенным классификационным признакам (выбор системы классификации).

3. Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).

4. Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений.

Классификаторы имеют двоякое применение. Первое — для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Второе применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках.

Назначение кодов состоит:

§ в обеспечении группировки информации в машине;

§ подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах;

§ выполнении процедур поиска, хранения, выборки информации;

§ передачи информации по каналам связи.

В последние годы стало широко использоваться штриховое кодирование. Оно является наименее дорогостоящим и поэтому наиболее применимым. Штриховой код основан на принципе двоичной системы счисления: информация запоминается как последовательность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение - 1, узким — 0. Штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос. Применение штрихового кодирования позволяет получить необходимую информацию, характеризующую товар, его свойства, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности, автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффективность управления производством.

К средствам формализованного описания экономической информации относится понятие «идентификатор».

Идентификатор - это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для после дующего проектирования и программирования.

Идентификация реквизитов первичных документов, условно постоянной информации и сводных отчетов производится в процессе постановки задачи. Идентификаторы реквизитов соответствуют наименованиям полей в памяти машины.