Создание таблиц с помощью мастера и конструктора

В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

Итак, создание новой пустой таблицы. В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

- Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащие все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

- Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

- Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

- Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода[6].

Рассмотрим создание таблицы при помощи мастера таблиц:

1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.
3. Дважды щелкните элемент «Мастер таблиц».
4. Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц.

По окончании работы с мастером таблиц можно изменить или расширить полученную таблицу в режиме конструктора.

Создание таблиц путем ввода данных в таблицу

1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

3. Дважды щелкните элемент «Режим таблицы». На экране появится пустая таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк. По умолчанию задаются следующие имена столбцов: «Поле1», «Поле2» и т. д.

4. Для переименования каждого столбца дважды щелкните название столбца, введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и нажмите клавишу ENTER.

5. Если таблица должна содержать более 20 столбцов, то можно добавить дополнительные. Для этого нажмите кнопку мыши справа от столбца, рядом с которым необходимо разместить новый, и в меню Вставка выберите команду Столбец. Переименование столбцов описано в шаге 4.

6. Введите данные в таблицу.

Вводите в каждый столбец данные определенного типа (в таблицах Microsoft Access каждый столбец называют полем). Например, вводите в один столбец фамилии, а в другой имена. При вводе чисел, значений дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.

7. Закончив ввод данных вовсе нужные столбцы, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.

8. При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.

Быстрое создание таблицы в режиме конструктора

1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

3. Дважды щелкните элемент «Конструктор».

4. Определите в таблице каждое поле.

5. Определите ключевые поля до сохранения таблицы.

6. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Рекомендуется определять ключевые поля, хотя это вовсе не обязательно. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

Добавление новых данных в режиме таблицы или формы

1. Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись

3. Введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода к следующему полю.

4. В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.

Изменение данных в поле

Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

Чтобы изменять данные внутри поля, установите указатель в любое место в пределах этого поля и нажмите кнопку мыши.

Для выделения всего поля в режиме таблицы установите указатель на левый край поля. Когда указатель примет вид, нажмите кнопку мыши.

Введите текст с клавиатуры.

Если при вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений, внесенных в текущее поле, нажмите клавишу ESC. Для того чтобы отменить изменения, внесенные во всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом из поля[7].

Microsoft Access сохраняет изменения в момент перехода к другой записи.