Структура приложения MS Access. Элементы окна MS Access, запуск и начало работы. Создание новой базы данных с помощью Конструктора.Структура базы данных: Большинство баз данных имеют табличную структуру. Таблицы - основные объекты базы данных. В таблицах хранятся необработанные данные. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о студентах, обучающихся в средних учебных заведениях. Запись - полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы. Таким образом, поле - это наименьший поименованный элемент информации, хранящийся в базе данных и рассматриваемый как единое целое. Структура базы данных - это набор полей, которые определяют содержание и вид БД. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Термины база данных, таблица, запись, поле и значение указывает на иерархию от наибольшего элемента к наименьшему в базах данных Access. Если в базе данных нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть - это структура базы Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: “.”, “!”, “[”, “]”. Типы полей Тип поля указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы: - Текстовый - для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов). - Поле МЕМО - для хранения произвольного текста, комментариев. - Числовой - при выполнении над данными математических операций. - Денежный - специальное числовое поле используется для операций с деньгами. - Дата/Время - предназначено для хранения информации о дате и времени. - Счетчик - специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. - Логический - может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”. - Поле объекта OLE - объект, созданный другим приложением. Базы данных, имеющие связанные таблицы по совпадающим значениям полей, называются реляционными. Большинство современных БД для персональных ЭВМ являются реляционными. Создание новой базы данных Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач “Создание файла” окна приложения MS Access. Эта область появляется справа при первом запуске MS Access. Если MS Access уже использовался для работы с каким-либо файлом и после его закрытия в главном окне этой области нет, можно: • выбрать команду “Создать” из меню Файл • нажать кнопку “Создать” на панели инструментов. Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач Создание файла. Чтобы создать базу данных с помощью области задач “Cоздание файла”, необходимо: • В этой области из раздела “Создание” выбрать элемент “Новая база данных”. Появится диалоговое окно “Файл новой базы данных” с содержимым папки “Мои документы”. • В раскрывающемся списке “Папка” открыть папку, в которой будет храниться создаваемая база данных. • В поле ввода “Имя файла” указать имя создаваемого файла и нажать кнопку “Создать”. По умолчанию MS Access присваивает новой базе данных имя dbl, а если база с именем dbl уже существует, то db2 и т. д. После нажатия кнопки появится окно новой базы данных.
30. Понятие ключа, определение ключевых полей в MS Access. Установка связи между таблицами. Переключение в режим таблицы. Ввод, редактирование и просмотр данных таблицы. Использование Мастера Подстановок при вводе данных в таблицу. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Ключевые поля счетчика.Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Для этого достаточно выбрать тип поляСчетчик. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика. Простой ключ.Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ.В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-ко-многим". Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям "Имена" и "Фамилии", поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Для создания запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу, необходимо установить связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц (для удобства рекомендуется задавать для этих полей одинаковые имена). В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных (например, с помощью контекстного меню) и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу. Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь. Окно Схема данныхвызывается командой Схема данных меню Сервис. Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. 31. Понятие запроса в MS Access. Создание запроса, виды запросов, выполнение запроса. Вид окна Конструктора запросов. Включение полей в запрос. Установка критериев отбора записей для запроса в MS Access. Виды критериев. Включение в запрос вычисляемых полей. Создание итоговых запросов. Создание запросов к нескольким таблицам. 5 видов запроса: 1.Запрос на выборку извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы, используется для группировки записей, вычислений, примитивных математических расчетов. 2.Запрос с параметрами- запрос при запуске которого открывается диалоговое окно с приглашением вести определенные сведения, например условие отбора записи по фамилии. 3.Перекрестный запрос-отображает результаты статистических расчетов, выполненных по данным одного поля.Эти результаты группируются в формате перекрестной таблицы. 4.Запрос на изменение, т.е на создание, удаление, добавление, обновление записей. 5. Запрос SQL- применяется с помощью инструкций языка Visial Base.
|
