Использование документов в судебной практике

Согласно документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в электронном виде заявления, ходатайства и отзывы. Подать исковое заявление можно через единую систему на официальном сайте арбитражного суда, где будет рассматриваться дело, или на сайте Высшего Арбитражного Суда РФ. При этом отправлять какие-либо документы на рассмотрение в суд могут только те лица, которые зарегистрированы в системе,где у каждого пользователя свой личный кабинет.

Важно соблюдать технические требования к отправляемым документам: черно-белое изображение, формат.PDF, не менее 200 точек на дюйм, наличие графической подписи ответственного лица, печати и других реквизитов. Один документ – один файл, в названии которого отражено содержание и количество страниц.

В электронном виде не принимаются такие документы, как заявление об обеспечении иска, об обеспечении имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП. Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом. Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?

· Электронный документооборот. Технология ЭП широко используется в системах электронного документооборота различного назначения: внешнего и внутреннего обмена, организационно-распорядительного, кадрового, законотворческого, торгово-промышленного и прочего. Это продиктовано главным свойством электронной подписи – она может быть использована в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном документе.
Во внутреннем документообороте ЭП используется, как средство визирования и утверждения электронных документов в рамках внутренних процессов. Например, во время согласования договора директор подписывает его ЭП, что значит, что договор утвержден и может быть передан в исполнение.
При построении межкорпоративного документооборота (B2B) наличие ЭП является критически важным условием обмена, поскольку является гарантом юридической силы. Только в этом случае электронный документ может быть признан подлинным и использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах. Подписанный усиленной электронной подписью документ также может длительное время храниться в цифровом архиве, сохраняя при этом свою легитимность.

· Электронная отчетность для контролирующих органов. Многие компании, наверняка, уже оценили удобство сдачи отчетности в электронном виде. Современный подход к сдаче отчетности через интернет состоит в том, что клиент может выбрать любой удобный для себя способ: отдельное ПО, продукты семейства 1C, порталы ФНС, ФСС. Основа этой услуги –сертификат электронной подписи, который должен быть выпущен надежным удостоверяющим центром, метод же отправки не имеет решающего значения. Такая подпись нужна для придания документам юридической значимости.

· Государственные услуги. Каждый гражданин Российской Федерации может получить электронную подпись для получения госуслуг. С помощью ЭП гражданин может заверять документы и заявления, отправляемые в ведомства в электронном виде, а так же получать подписанные письма и уведомления о том, что обращение принято на рассмотрение от соответствующих органов власти.
Пользователь имеет возможность подписать электронной подписью заявление, отправляемое в орган исполнительной власти (при готовности органа исполнительной власти принимать заявления, подписанные электронной подписью). При реализации этого механизма используются отечественные стандарты ЭП (ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001) и применяются сертифицированные в системе сертификации ФСБ России средства криптографической защиты информации, такие как «Aladdin e-Token ГОСТ» и «КриптоПро CSP», что дает основания считать данную подпись усиленной квалифицированной электронной подписью (Источник: портал Госуслуги).
С 1 января 2013 года гражданам выдается универсальная электронная карта, в которую встроена усиленная квалифицированная электронная подпись.
Универсальная электронная карта (УЭК) – пластиковая карта, представляющая собой уникальное идентификационное средство гражданина. Основное предназначение УЭК - дистанционный заказ, оплата и получение государственных услуг. В идеале карта заменяет множество документов, в том числе медицинский полис и страховое пенсионное свидетельство, объединяя идентификационную карту, электронный кошелёк с привязкой к банковскому счету, электронную подпись и даже проездной билет.

· Электронные торги. Электронные торги проходят на специальных площадках (сайтах). Электронная подпись необходима поставщикам на государственных и коммерческих площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.

· Арбитражный суд. При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам. Об этом подробнее.

· Документооборот с физическими лицами. Надо признать, данная сфера применения ЭП весьма специфична и пока редко используема, тем не менее, возможна. С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.