ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Організаційно-розпорядчі документи(ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення і регулювання процесів в управлінні. Документи, які належать до ОРД можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, довідки тощо);

· з кадрових питань(заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

· накази;

· протоколи;

· положення;

· розпорядження;

· вказівки;

· інструкції;

· правила;

· статути;

· звіти;

· ордери;

· плани;

· службові листи;

· заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

· типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов’язковий характер;

· трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні заощаджується час;

· індивідуальні, які створюються кожного разу наново. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

· прості, що містять інформацію з одного питання;

· складні, що містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід урахувати, що прості документи легше обробляти, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;

· зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

· термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

· нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

· службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

· офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

· звичайні;

· для службового використання (ДСК);

· таємні;

· конфіденційні та інші.

За юридичною силою розрізняються:

· справжні (істинні) документи, що оформлюються в установленому законом порядку за всіма правила. У свою чергу, справжні документи бувають чинні та не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

· фальшиві (підроблені) документи, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

· оригінали – перші та єдині примірники офіційних документів;

· копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригінала).

Встановлено два види організаційно-розпорядчих документів (ГОСТ 6.38-90):

· для службових листів;

· загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших організаційно-розпорядчих документів).

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляр-зразка.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі. Без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1. державний герб;

2. емблема організації;

3. зображення нагород;

4. код підприємства;

5. код документа;

6. назва Міністерства чи відомства;

7. назва підприємства(організації, установи, фірми);

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс (вихідний та номер документа);

13. посилання на індекс і дату вхідного документа;

14. місце складання чи видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. позначка про контроль;

21. текст;

22. позначка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф погодження;

25. візи;

26. відбиток печатки;

27. позначка про звірення копії;

28. прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконання);

29. позначка про виконання документа й направлення його

 

 

«Описати порядок створювання довідково-інформаційні документи за допомогою текстового редактору MS WORD.»

Цей нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншою вартості в порівнянні з комп'ютерами

Друкарські машинки повинні забезпечувати:

· Високу продуктивність <#"266" src="doc_zip1.jpg" />

В стовпчику "Имя поля" друкуємо "шапку" таблиці, а в стовпчику "Тип данних" вибираємо тип стовпця таблиці.

Позначаємо ключове поле в ячейке таблиці

Зберігаємо таблицю з назвою " Люкс "

ІІ Переходимо до режиму "Таблица" натиснувши кнопку на панелі "Конструктор таблиц"

Заповнюємо таблицю даними о працівниках фірми

ІІI Створення форм за допомогою Майстра:

1Объекты "Форма" > "Создание формы с помощью мастера"

З списка "Таблицы и запросы" обграємо необхідну таблицю з створеної бази даних > "Далее "

Обираємо стиль форми > "Далее" Надаємо формі ім'я > "Готово

ІV Створення запиту

Объекты "Запрос" > Создание запроса в режиме конструктора"

Додаємо таблицю на основі якої необхідно зробити запит.

В стовпчику "Посада" у строчці "Условия отбора" пишемо посаду, по якій необхідно зробити запит і натискаємо кнопку "Запуск"

Дивимось результати запиту.