Организационно правовые документы

Организация как управленческая функция, являясь одной из основных, включает в себя реализацию следующих видов деятельности:

– создание, реорганизация, ликвидация учреждения;

– установление структуры управления;

– определение должностной структуры и штатной численности управленческого и производственного персонала;

– регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

– формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

– лицензирование деятельности в необходимых случаях;

– установление режима работы и системы охраны;

– организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

– учредительный договор;

– устав организации;

– положение об организации;

– положения о структурных подразделениях;

– положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

– регламенты работы коллегиальных и совещательных органов;

– регламенты работы аппарата управления (руководства);

– штатное расписание;

– инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила и др.

Эти документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения, и составляют правовую основу деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения) в зависимости от вида и разновидности документа.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности организационно-правовые документы перерабатываются и утверждаются заново.

Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

Организационно-правовые документы оформляются на листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами этих документов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, являются:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа;

– дата;

– номер документа;

– заголовок к тексту;

– подпись;

– гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.