Студопедия Главная Случайная страница Задать вопрос

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Задание 1. Служебное письмо




1) Разработать бланк письма организации, указанной в варианте выполнения задания.

2) Оформить реквизит «Адресат»

3) Составить текст письма.

4) Подготовить документ для отправки в другую организацию.

5) Дополнить «от руки» готовый документ реквизитами, которые оформляются на предприятии – получателе письма.

 

Варианты выполнения задания:

№ варианта Тип письма и его содержание
  1. Письмо-просьба ОАО «Комплексные системы» к директору ООО «Краснополянского санаторно-курортного комплекса» об организации санаторно-курортного лечения в санатории «Лесной Бор», с указанием количества путевок, сроков заезда, разновидностей номеров
2. Письмо-приглашение предприятиям оптово-розничной торговли на открытие нового бутика элитного шоколада с просьбой посетить презентацию
  3. Информационное письмо Администрации Арзамасского района управляющему отделением Сбербанка РФ № 368 об ошибочном зачислении ежемесячного детского пособия Серебряковой Анне Петровне, а не Серебряковой Альбине Петровне, как следовало, указав сумму пособия, расчетный счет банка, куда прошло зачисление и паспортные данные получателя
  4. Письмо-просьба детского дома №1 Нижнего Новгорода директору завода железобетонных конструкций о выделении рабочих мест для трудоустройства воспитанников в 2006 году
  5. Письмо-просьба Павловской птицефабрики в областную Администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 10 млн. рублей для реконструкции производства
  6. Письмо-отказ Департамента физкультуры и спорта Нижегородской молодежной организации «Стажер» о дополнительном финансировании восстановления хоккейного корта
  7. Гарантийное письмо ЗАО «Эконика» директору Всероссийского выставочного центра об оплате предоставленных выставочных площадей для проведения рождественской ярмарки обуви
  8. Сопроводительное письмо открытого акционерного общества «Нижегородский машиностроительный завод» заместителю генерального директора ОАО «Курганмашзавод» о направление лекционных материалов по пользованию новым шлифовальным оборудованием, а также личных данных преподавателя Сергеева М.И.
  9. Письмо-требование муниципального унитарного предприятия «Дирекция эксплуатации зданий» генеральному директору строительного управления №1 об устранении неполадок при прокладке канализации на ул. Розовой (не плотно закрываются крышки канализационных колодцев)
0. Письмо-поздравление Общества с ограниченной ответственностью «Центр инжекторных двигателей» генеральному директору Открытого акционерного общества «Городецкий судоремонтно-механический завод» с юбилеем

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.

В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).

Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.

Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.

Текст письма может излагаться по одной из форм:

¨ от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);

¨ от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);

¨ от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).

Гарантийные письмасоставляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:

- Оплату гарантируем…

- Качество изделий гарантируем…

- Сроки выполнения гарантируем…

- Данным письмом гарантируем (принять)…

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:

- Направляем инструкционные материалы…

- Высылаем подписанный с нашей стороны договор…и др.

Информационные письмасоставляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п. Например,

- Прошу дать указание...

- Просим содействия в ...

- Обращаю Ваше внимание...и прошу...

- Прошу принять меры по...

- В дополнение к ...прошу рассмотреть...

- Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...

- Не откажите (нам) в любезности...

- Мы будем благодарны (Вам), если Вы...

- Желательно было бы ознакомиться...

- Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...

- Мы будем рады, если Вы...

- Пользуясь представленной возможностью…

- Приносим извинения за несвоевременный ответ…

- Направляем Вам…

- В соответствии с…

Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,

- Прошу довести до сведения...

- Убедительно просим подтвердить...

- Прошу Вас направить в мой адрес

- Обращаемся с просьбой...

- Позвольте обратиться к Вам с просьбой…

- Мы хотели бы получить...

Письма-ответысоставляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:

- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…

- Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…

- Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена

- На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…

- На Ваш №… от… отправляем Вам…

- К сожалению, мы не можем

Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:

- Мы будем весьма признательны Вам за участие в…

- …просит принять приглашение…

- Разрешите пригласить Вас…

- Примите наше приглашение…

- Приглашаем Вас на …, которое состоится…

- Мы хотели бы пригласить вас…

- Мы были бы рады видеть Вас на…

Письма-сообщенияв них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:

- На Ваше... сообщаем, что...

- Сообщаю Вам...

- На обращение... сообщаем...

- Рады сообщить Вам, что...

- Настоящим сообщаем, что...

- В продолжение наших... сообщаем...

- Ставлю Вас в известность, что...

- Уполномочен поставить Вас в известность что...

- Считаю своим долгом поставить Вас в известность...

- Извещаем...

- Доводим до Вашего сведения...

- На основании вышеизложенного считаем необходимым...

- …уведомляет Вас...

Письма-требованияцель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,

- Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…

- Согласно предварительной договоренности требуем…

- Настоятельно требуем произвести оплату...

Письма-поздравлениясоставляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.

Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.

 

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) тип использованного бланка (в зависимости от расположения реквизитов);

2) необходимость использования клише при составлении реквизита «Текст документа»;

3) наличие записи о количестве составленных экземпляров письма и реквизита «Отметка о наличии приложения»;

4) оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе»;

5) написание реквизитов «Отметка о поступлении документа», «Резолюция» и «Отметка об исполнении документа».







Дата добавления: 2015-06-15; просмотров: 347. Нарушение авторских прав

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2017 год . (0.082 сек.) русская версия | украинская версия