Определение обязанностей и полномочий

 

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности. Для обеспечения выполнения участком поставленных перед ним задач, руководитель этого участка должен иметь возможность влияния на его работу. В формальных организациях такая возможность предоставляется путем передачи полномочий руководителю.

Полномочия - это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение задач. Полномочия закрепляются за должностью. Если человек теряет должность, то он теряет право отдавать распоряжения своим бывшим подчиненным. Полномочия обычно передаются от высших к низовым уровням организации. Если преследуется цель построения четкой и эффективной организации работы предприятия, полномочия должны предоставляться только в объеме, не большем и не меньшем которого они необходимы для ведения участка к выполнению им его функций и достижения установленных в рамках всей организации целей.

 

Возможны два направления распределения полномочий:

· делегирование полномочий,

· централизация решения.

Делегирование - это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распространяет среди своих сотрудников задачи, подлежащие выполнению для достижения целей всей организации. Главная цель делегирования полномочий - сделать возможной децентрализацию управления организацией. Это необходимо делать, когда масштабы управления слишком велики, и сам процесс включает в себя передачу полномочий нижестоящим руководителям на выполнение специальных заданий. Передаются лишь полномочия. Всю ответственность продолжает нести старший руководитель.

Делегирование - это такая организация работы, при которой руководитель распределяет между подчиненными конкретные задания. Можно сказать и иначе: делегирование - это передача подчиненному задачи или действия из сферы действий руководителя вместе с необходимыми для этого полномочиями. Делегирование действие совершенно необходимое.

Делегирование является необходимым по двум основным причинам:

1. Ежедневно объем работы, которую предстоит выполнить руководителю, всегда превышает его физические и временные возможности, ежедневно он должен делать больше, чем в состоянии сделать. Поэтому, поручение заданий своим подчиненным позволяет руководителю сделать больше.

2. Совершенно естественно, когда подчиненный способен делать какую-то работу, справиться с какой-то задачей лучше, чем шеф. Этого не следует бояться - это следует поощрять и культивировать. хороший менеджер не тот, кто может делать любое дело лучше своих подчиненных, а тот, кто руководит так, что каждый подчиненный делает свое дело наилучшим образом.

Делегировать в любом случае надо:

1. Рутинную работу;

2. Специализированную деятельность (т. е. ту деятельность, которую ваши сотрудники могут выполнить лучше, чем вы);

3. Частные вопросы;

4. Подготовительную работу (проекты и т. д.). Принцип здесь предельно прост: все, что могут делать сотрудники - должны делать сотрудники.

Никогда не подлежат делегированию такие функции руководителя, как:

1. Постановка целей;

2. Окончательное решение по стратегическим вопросам;

3. Контроль результатов;

4. Мотивация сотрудников;

5. Задачи особой важности (задачи группы а);

6. Задачи высокой степени риска;

7. Необычные, исключительные дела;

8. Актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснений или перепроверки;

9. Конфиденциальные задачи.

Делегирование должно быть использовано в случае существенных изменений в рабочей ситуации, требующих перераспределения функций и полномочий, а именно:

а) При изменении структуры персонала (новое назначение, повышение по службе, увольнение и т. д.);

б) При реорганизации или структурной перестройке отдела (фирмы, подразделения);

в) В кризисных ситуациях;

г) В случае появления новых сфер деятельности или при изменении компетенции.

д) Само собой разумеется, что делегирование есть не просто поручение или перепоручение задачи - это такое поручение, которое соотнесено с возможностями и способностями (и загруженностью) подчиненных.

ж) Вопрос о том, как делегировать, можно поставить точнее, а именно: как делегировать правильно и эффективно.

Ответственность - обязательство выполнять имеющиеся задачи и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Особенностью ответственности является то, что она делегируется лишь на время выполнения работы, но под контролем того лица, за которым закреплена ответственность.

В небольших организациях, где все служащие знают друг друга, легко создается рабочий коллектив, и добиться координации работы не представляется сложной проблемой. Но в крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня координации потребует от высшей администрации определенных усилий.

Координация деятельности организации означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.