Подготовительная стадия. — определяется необходимость и целесообразность ведения претензионной работы;

На данной стадии:

— определяется необходимость и целесообразность ведения претензионной работы;

— регламентируется порядок ее ведения;

< если претензионный порядок урегулирования споров не является обязательным в соответствии с федеральным за­коном, разрабатываются стандартные условия договоров о претензионном порядке урегулирования споров;

— разрабатываются инструкции по подготовке и рассмотре­нию претензий;

Щ ^ разрабатываются образцы претензий и ответов на претензии; ррщ| разрабатываются рекомендации по урегулированию споров путем проведения правовых переговоров и процедуры по­средничества (медиации).

Если необходимость предъявления и рассмотрения претен­зий предусмотрена федеральным законом, претензионная работа должна вестись организацией в обязательном порядке. В других случаях претензионная работа может вестись по усмотрению ор­ганизации. Целесообразность ведения данной работы определя­ется руководителем организации с учетом мнения юридической службы. Для повышения эффективности претензионной работы в таких случаях необходимо предусматривать включение в заключа­емые с контрагентами договоры условий об обязательном претен­зионном порядке урегулирования споров.

С этой целью юридическая служба разрабатывает стандартные условия договоров о претензионном порядке урегулирования спо­ров, которые будут включаться в заключаемые договоры. В соответ­ствующих стандартных условиях должны быть четко определены: требования к форме и содержанию претензии;

— лица, уполномоченные подписывать претензии;

I |У перечень документов, которые должны прилагаться к пре- ч» тензии;

— сроки направления претензии; -; —* вид пересылки;

— точный адрес, по которому должна направляться претензия;

— срок рассмотрения претензии;

— требования к форме и содержанию ответа на претензию;

— лицо, уполномоченное подписывать ответ на претензию;

— точный адрес, по которому должен направляться ответ на претензию.

Порядок ведения претензионной работы следует регламенти­ровать локальным нормативным правовым актом (положение, инструкция, регламент, СТП и др.). В нем необходимо определить вопросы организации претензионной работы, определить момент возникновения права требования, установить сроки предъявления и рассмотрения претензий, указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без отве­та, определить виды ответственности должностных лиц предпри­ятия, виновных в неисполнении функциональных обязанностей при осуществлении претензионной работы.

Как правило, претензионная работа организуется по одному из трех основных вариантов.

При первом варианте ответственность за ведение претензион­ной работы возлагается на бизнес-подразделения, отвечающие за конкретное направление хозяйственной деятельности компании. Отношения соответствующих подразделений с юридической служ­бой носят, как правило, характер согласования. Кроме того, юриди­ческая служба выполняет информационную и контрольную функ­цию, осуществляя общий контроль заходом претензионной работы.

При втором варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рас­смотрением претензий. Роль юридической службы в данном слу­чае сводится к осуществлению методического руководства пре­тензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контр­агентом оснований и предмета претензии, правомочности и сро­ков ее предъявления, доведения до претензионного отдела необхо­димой правовой информации.

Третий вариант предполагает возложение обязанностей по ве­дению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристам соответствующие документы. Если объем претензионной работы невелик, она, как правило, ведется в цен­трализованном порядке, но не юридической службой, а финансо­во-экономическим отделом или службой главного бухгалтера.

Выбор варианта ведения претензионной работы зависит от ор­ганизационной структуры и вида экономической деятельности ор­ганизации, финансовых возможностей, многообразия хозяйствен­ных связей и договорных отношений.

В случае проведения переговоров или применения посредниче­ ских процедур урегулирования споров специалисты юридической службы включаются в переговорную команду или наделяются пол­номочиями на представление интересов организации в процедуре медиации.