Сокращениям и перепоручению

Целью данного этапа является сокращение времени, отведенного для выполнения заданий, до 5-6 часов. Необходимо предпринять следующие шаги:

1.Выявление существенных и несущественных задач (дел) по временному принципу Парето 9соотношение 80:20). Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию менеджера означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затрат) достигается 80% результатов (выпуска). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% от общего результата. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела, а следует приступать к вопросам сообразно с их значением и важностью. Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результат и затем распределить по категориям А, В и С (метод АВС).

2. Установление однозначных приоритетов для существенных задач (дел) с помощью метода анализа АВС и уточнение в соответствии с ними задач дня (рис.1). Анализ АВС основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

· важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% от всего количества задач и дел, которыми занят менеджер. Собственная значимость этих задач (в смысле достижения цели) составляет 65%;

· важные задачи (категория В) составляют 20% от всего объема задач, и их значимость составляет 20%;

· менее важные, т.е. несрочные дела (категория С) составляют, напротив, 65% от общего числа задач, и на их долю приходится 15% значимости в достижении целей фирмы.

65% 20% 15%

Согласно выводам метода АВС, рекомендуется за самые важные дела (группы А) браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта выполнения задач. НА следующие по значимости задачи (группы В) приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач (группы С) в целом дает небольшой итог.

3. Проверка скалькулированной потребности во времени и сокращение времени на выполнение всех дел (заданий) до необходимой величины.

4. Рассмотрение каждой задачи с точки зрения возможности ее перепоручения (делегирования) и рационализации.

В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом (таблица 2).

Таблица 2.